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Directive De Gestion Des Projets De Construction (École de technologie supérieure, Université du Québec)

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DIRECTIVE DE GESTION DES PROJETS DE CONSTRUCTION RELIÉS AU
PLAN QUÉBÉCOIS DES INFRASTRUCTURES
Adoption
Résolutions
16 mai 2002
Procédure no. 18
Modifications
Résolutions
1
er
mai 2018
CD-779-3.3
Abrogation
Résolutions
1 OBJECTIFS
Établir le processus de financement, de réception, d’inscription, de sélection, de priorisation ainsi que les
modes de réalisation des projets de construction. Cette directive fait suite aux recommandations du rapport
de PwC en vue de remplacer les contrats à exécution sur demande pour les projets de plus de 100 000 $. Ces
recommandations ont été approuvées par les instances de l’ÉTS en 2017.
2. PROJETS VISÉS PAR CETTE DIRECTIVE
Les projets visés par cette directive sont de façon particulière reliées au Plan québécois des infrastructures.
Ces projets incluent notamment les laboratoires de recherche et d’enseignement, les aménagements de
bureaux, les nouvelles classes, les aménagements collectifs ainsi que les maintiens d’actifs. Les travaux reliés
aux urgences sont exclus de cette procédure.
3. FINANCEMENT DES PROJETS
a) Tout réaménagement lié à un projet de recherche, non couvert par les frais indirects, doit être financé à
même les fonds du projet.
b) Tous les autres projets doivent être financés par les enveloppes annuelles du PQI, les budgets prévus au
budget annuel ou par des financements dédiés à certains projets.
c) Les entreprises auxiliaires doivent financer leurs projets à même leur budget.
d) Tout projet excédant 1 500 $ est soumis à la présente procédure.
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4. CHEMINEMENT DES PROJETS
a) Les demandes de projet pour l’année suivante doivent parvenir au Service de la gestion des actifs
immobiliers au plus tard le 1er décembre de chaque année.
b) Tous les projets doivent d’abord être approuvés par le directeur de l’unité administrative concernée et
inscrits au portefeuille de projets de la Direction de l’immobilier. D’ailleurs, une demande (voir formulaire
de demande CD-779-3.3 (Annexe A) doit être complétée, signée et acheminée au directeur du Service de
la gestion des actifs immobiliers.
c) Le Service de la gestion des actifs immobiliers fait une première évaluation financière de classe D (+/- 30 %).
5. SÉLECTION ET PRIORISATION DES PROJETS
a) Les projets de plus de 5 000 $ font l’objet d’une sélection et priorisation par le Comité de direction.
b) Selon les expériences passées et le type de travaux à réaliser, les projets sélectionnés de moins de 100
000 $ pourraient faire l’objet d’une évaluation plus détaillée avant leur réalisation.
6. MODES DE RÉALISATION
Projets de moins de 100 000 $
a) Les projets de moins de 100 000 $ pourront être réalisés à l’aide des contrats à exécution sur demande
(CED). Une estimation initiale, un suivi des travaux et un contrôle des heures travaillées seront également
faits à partir de rapports journaliers.
Projets de plus de 100 000 $
b) Sauf exception, pour les projets de plus de 100 000 $, la conception architecturale ainsi qu’une évaluation
détaillée (de l’ordre de 15 %) seront réalisées sous la supervision de l’architecte de l’ÉTS qui relève du
directeur de l’immobilier.
c) Au besoin, selon la complexité ou des enjeux particuliers, le directeur de l’immobilier pourra autoriser
l’octroi de mandats de conception ou d’analyse de codes à des firmes externes ou exiger que les
entrepreneurs à qui sera confiée la réalisation des travaux fournissent des plans d’ingénieurs ou
d’architectes.
d) Ces projets feront ensuite l’objet d’appels d’offres publics auprès des entrepreneurs généraux. La
conception détaillée des travaux électromécaniques sera réalisée par des entrepreneurs spécialisés
membres de la CMMTQ ou de la CMEQ selon le devis standard de l’ÉTS.
e) La gestion de ces projets ainsi que des contrats de construction sera confiée aux gestionnaires et
professionnels de la Direction de l’immobilier, selon leurs disponibilités.
f) Certains de ces projets pourront également être réalisés en totalité ou en partie avec les contrats à
exécution sur demande (CED) après approbation du directeur de l’immobilier et du directeur général.
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7. DEMANDE DE MODIFICATION ET REDDITION DE COMPTE
a) Lorsque l’évaluation détaillée d’un projet de plus de 100 000 $ dépasse le budget autorisé de plus de 30
%, le budget sera de nouveau soumis au Comité de direction. Il en sera de même si les soumissions des
entrepreneurs dépassent 15 % la valeur du budget détaillé.
b) Un suivi de ces projets sera déposé deux fois par année au Comité de vérification et une fois par année au
Conseil d’administration.
8. MISE EN OEUVRE
La Direction de l’immobilier est responsable d’assurer la mise en œuvre de la présente Directive.
CD-779-3.3 (ANNEXE A)
Demande de réaménagement
Service de la gestion des actifs immobiliers ou de rénovation
SECTION 1 : À ÊTRE COMPLÉTÉ PAR LE GESTIONNAIRE
IDENTIFICATION
Gestionnaire Direction/service/département
Téléphone du gestionnaire
Nom du chargé de projet du département (si requis) Téléphone du chargé de projet
DESCRIPTION DE LA DEMANDE Nature de la demande : Activité d’enseignement
Activité de recherche
Travaux administratifs
Description :
Justification :
Lien avec le plan stratégique :
Signature du gestionnaire Date
SECTION 2 : RÉSERVÉE AU SERVICE DE LA GESTION DES ACTIFS IMMOBILIERS
Date de réception de la demande : # projet :
Faisabilité : Oui Non Priorité recommandé : 1. Direction générale
2. Salle de cours
3. Équipements de pointe en recherche
4. Sécurité
5. Salubrité
6. Réglementation et maintien
7. Ordre de réception de la demande
Estimation préliminaire :
Embauche de professionnels requis pour la conception et l’estimation détaillée : Architecte Ingénieur
Source de financement :
SECTION 3 : DÉCISION DU COMITÉ DE DIRECTION
La demande de projet est : Approuvée Refusée
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