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Nc Follow Up Program F (Optimist International)

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Programme de suivi
d’un nouveau club
www.optimiste.org/nouveauclub
Introduction au programme de base
Ce guide a été élaboré dans le but d’aider les clubs
parrains et les dirigeantes/dirigeants de district à terminer
complètement le programme Croissance de nouvelles
communautés et ce, en mettant particulièrement l’accent sur les
étapes de suivi et de suivi ultérieur.
Les nouveaux clubs doivent durer longtemps. Les
programmes de suivi et de suivi ultérieur sont une façon
d’aider les nouveaux clubs à réussir.
Une fois le nouveau club formé, le club parrain doit
s’acquitter de certaines responsabilités supplémentaires
précises. Le suivi de nouveau club est une étape qui s’effectue
au cours des trois premiers mois d’existence d’un nouveau
club. Quant aux clubs fondés en septembre, l’étape du suivi
doit être terminée au plus tard le 30 novembre. La direction de
district devient alors responsable de l’étape du suivi ultérieur
pour une période de neuf mois. La réalisation du programme
coïncide ainsi avec le premier anniversaire du nouveau club.
Le conseil d’administration d’Optimist International a
décidé que les marques de reconnaissance et les crédits liés à
la fondation d’un nouveau club ne seront accordés qu’après
l’étape de suivi de nouveau club franchie et certifiée par
la présidente/le président du comité de district Croissance
de nouvelles communautés, la gouverneure/le gouverneur, la
lieutenante-gouverneure/le lieutenant-gouverneur, ou une
dirigeante/un dirigeant de district dûment mandaté.
Les quatre principaux éléments du programme de suivi de
nouveau club sont :
1. Les trois programmes d’initiation présentés par le club
parrain, soit un programme pour chacun des trois
premiers mois d’existence du club (pour plus de détails,
voir la section I).
2. La participation de deux dirigeantes/dirigeants
fondateurs à une réunion du conseil d’administration de
district (ou à un congrès de district); préférablement
la présidente/le président et la secrétaire-trésorière/le
secrétaire-trésorier fondateurs.
3. Aider le nouveau club à planifier au moins un projet de
service.
4. Aider le nouveau club à planifier au moins une activité
de financement.
Certifier la réalisation de tous les éléments mentionnés
précédemment en remplissant adéquatement les formulaires
fournis dans le présent guide, permettra au club parrain, à la
zone et au district de recevoir les crédits de reconnaissance
que vaut la réussite d’un projet de fondation d’un nouveau club.
On invite les clubs parrains et les dirigeantes/dirigeants
de district à appuyer toutes les parties concernées. L’objectif,
c’est la réussite du programme. La lieutenante-gouverneure/le
lieutenant-gouverneur devrait organiser des visites informelles
entre les clubs de la zone et le nouveau club. On encourage
des rencontres sociales et des visites interclubs entre le club
parrain et le nouveau club.
La présidente/le président du comité de la Croissance
de nouvelles communautés, la gouverneure/le gouverneur, la
lieutenante-gouverneure/le lieutenant-gouverneur ou une
dirigeante/un dirigeant de district doit confirmer que les
réunions d’initiation ont effectivement eu lieu et que le
programme a été mené à bien avec succès.
Pour toute question relative au programme de suivi et de
suivi ultérieur de nouveau club, veuillez vous adresser au :
Service aux nouveaux clubs
Optimist International Canada
5205, boulevard Métropolitain Est, bureau 200
Montréal (Québec) H1R 1Z7
514-593-4401, poste 322 • 1-800-363-7151,
poste 322
Exigences en matière de suivi
INITIATION
Les programmes d’« initiation » revêtent le plus
d’importance. Des oratrices/orateurs qualifiés et
communicatifs jouent un rôle clé dans l’initiation des membres
fondateurs aux procédures et services des districts et de
l’international.
Un encadrement solide et rigoureux aidera le nouveau club
dans ses choix et sa planification de ses activités initiales, soit
des projets de service communautaire et de collecte de fonds.
OBJECTIFS ET ASSISTANCE
L’élaboration d’un programme de service communautaire et
d’activités jeunesse doit se faire dans les plus brefs délais; un
club parrain fournit une remarquable contribution en aidant
un nouveau club à planifier son premier projet de service
communautaire.
Une activité exigeant peu de ressources financières et
permettant à plusieurs membres fondateurs une intervention
précoce active contribuerait grandement au développement de
l’image de marque du nouveau club au sein de la collectivité.
Par la même occasion, les membres fondateurs commencent
à comprendre qu’ils ont, de fait, de nouvelles responsabilités
importantes au sein de la collectivité.
L’un des grands défis d’un nouveau club, c’est la collecte de
fonds nécessaires au parrainage d’autres activités au service
de la collectivité et de la jeunesse. Une des plus importantes
contributions que peut apporter un club parrain, c’est d’aider
un nouveau club à planifier sa première activité de financement.
Un examen du guide Suggestions de collectes de fonds vous
communiquera d’excellentes idées de « voies et moyens ».
RECRUTEMENT ET ASSIDUITÉ
L’assiduité aux événements de district ouvre la porte à une
camaraderie Optimiste qui a une incidence prépondérante
essentielle sur la viabilité d’un club.
Les réunions de district offrent aux dirigeantes/dirigeants
et aux membres d’un nouveau club la chance d’être reconnus.
Elles créent également un cadre agréable favorisant le partage
et l’échange de renseignements précieux.
Les Optimistes qui participent à leur première activité de
district ont hâte d’y revenir le plus tôt possible. Les Optimistes
chevronnés jouent effectivement un rôle important au tout
début d’un nouveau club Optimiste. En tant que club parrain,
vous devez faire de votre mieux pour franchir avec succès
l’étape du suivi. Les membres de l’équipe de dirigeantes/
dirigeants du club parrain devraient rendre visite à leurs
homologues du nouveau club aussi souvent que nécessaire.
Maintenez un contact étroit avec votre nouveau club. Soyez
disponible. Assurez-vous que l’étape du suivi se déroule en
douceur. Si vous éprouvez des difficultés ou vous vous heurtez
à des lacunes, veuillez les transmettre au bureau international.
L’étape du suivi n’est qu’un autre des nombreux moyens
par lesquels Optimist International tente d’assurer le succès
de chaque club. N’oubliez jamais que vous jouez un rôle de
premier plan auprès du nouveau club quant à sa mise en place
et à son orientation.
Ordre du jour d’une réunion de club
PETIT DÉJEUNER DÉJEUNER DÎNER
Appel à l’ordre
7 h 45 12 h 15 18 h 30
Invocation et serment d’allégeance
7 h 46 12 h 16 18 h 31
Service-repas
7 h 47 12 h 17 18 h 32
Présentation – invités
8 h 07 12 h 57 19 h 12
Présentation et intronisation - nouveaux membres
8 h 10 12 h 40 18 h 55
Brève séance de l’assemblée générale
8 h 20 12 h 50 19 h 05
Programme d’initiation
8 h 27 12 h 57 19 h 12
Annonces de fermeture
8 h 57 13 h 27 19 h 42
Credo de l’Optimiste et levée de l’assemblée
9 h 00 13 h 30 19 h 45
Section I
PROGRAMMES D’INITIATION
Le club parrain choisira des oratrices/orateurs érudits pour
au moins trois réunions du nouveau club au cours des trois
premiers mois de fonctionnement. Les trois réunions devraient
traiter des sujets suivants, dans l’ordre de priorité indiqué :
1. Initiation
a. Buts et privilèges de l’initiation
b. Structure de l’organisation
c. Rôle du club
2. Objectifs
a. Services communautaires, programmes et projets
b. Projets d’activités de financement
c. Structure financière et budgets
3. Effectif
a. Camaraderie et assiduité
b. Croissance
c. Communications et programmes
L’ordre du jour de la réunion ci-contre peut servir à
la planification de ces trois rencontres. Chaque ordre du
jour contient également des recommandations destinées à
l’oratrice/orateur et des documents de référence possible.
Voici quelques points qu’il faille garder présents à l’esprit au
moment de planifier un programme de suivi particulier :
Donner l’exemple
Le parrain devrait faire figure de modèle pour le nouveau
club en suivant attentivement l’ordre du jour proposé de
la réunion.
Meilleures oratrices/meilleurs orateurs
Inviter le club parrain à trouver la meilleure oratrice/le
meilleur orateur possible pour chacune des trois réunions...
des membres qui sont bien renseignés et qui connaissent
bien le sujet à traiter. Les présidentes/présidents de comité
de district et une dirigeante/un dirigeant à l’international qui
habitent la région peuvent être d’excellents choix.
Inciter
Inciter les oratrices/orateurs à utiliser manuels, dépliants
publicitaires, images, plaques, affiches, tableaux et autres
aides visuelles.
Être constructif
Afin d’apporter la motivation la plus constructive et la plus
utile au nouveau club, le club parrain devrait jouer un rôle
consultatif plutôt que critique.
www.optimiste.org • www.dirigeantsoptimiste.org
Section II
RAPPORTS DE SUIVI D’UN NOUVEAU CLUB
Cette section du livret contient un exemplaire du « Rapport
de suivi d’un nouveau club ». Immédiatement après chacune
des trois réunions, il faut dresser un rapport et l’expédier
par la poste au service de la fondation de nouveaux clubs.
Les rapports tiennent tout le monde informé sur le nouveau
club en donnant la chance au club parrain et aux dirigeantes/
dirigeants de district de produire un rapport sur le statut
du nouveau club quant à sa direction, ses finances, son
administration, et ses activités.
1. La représentante/le représentant du club parrain ou la
fondatrice/le fondateur clé doit remplir les rapports.
2. Chaque rapport est étudié et approuvé par la
dirigeante/le dirigeant de district présent et la
représentante/le représentant itinérant autorisé.
Veuillez noter qu’il y a des endroits prévus dans le Rapport
de suivi d’un nouveau club pour certifier le respect de toutes les
exigences telles qu’elles sont énoncées dans l’introduction, à
la page 1.
Suivant la troisième et dernière réunion, il faut dresser
le Rapport de suivi d’un nouveau club et le faire parvenir par
courriel, par télécopieur ou par la poste au service de la
Croissance de nouvelles communautés.
Veuillez l’envoyer par :
Courriel : service@optimist.org
Télécopieur : 514-721-1104
Poste : Service de la Croissance de nouvelles communautés
Optimist International Canada
5205, boulevard Métropolitain Est, bureau 200,
Montréal (Québec) H1R 1Z7
Lorsqu’Optimist International Canada aura reçu et vérifié
les rapports et l’Attestation de réalisation, il reconnaîtra le
club parrain, la zone et le district comme ayant mené à bien
un projet de Croissance de nouvelles communautés. Il importe
donc que le club parrain, le district et la représentante/le
représentant itinérant accordent une attention particulière aux
programmes de suivi et de suivi ultérieur.
Section III
ACTIVITÉS ET RENSEIGNEMENTS PERTINENTS
La section III du présent livret contient des renseignements
concernant deux autres activités qui occupent une grande
place durant les premiers mois d’existence d’un nouveau
club; le banquet de remise de charte et l’initiation par la
lieutenante-gouverneure/le lieutenant-gouverneur des
membres fondateurs qui n’ont pu assister à la réunion
de fondation.
Initiation
Outre les trois réunions mentionnées dans le présent livret,
on s’attend à ce que la lieutenante-gouverneure/le lieutenant-
gouverneur, de concert avec la présidente/le président du
comité de recrutement, organise une réunion d’initiation
particulière pour les membres fondateurs qui étaient absents
lors de la présentation de la représentante/du représentant
itinérant dans le cadre de la réunion de fondation officielle. La
note de service à la lieutenante-gouverneure/au lieutenant-
gouverneur concernant cette réunion importante est incluse
dans le présent livret de sorte qu’en la lui communiquant, la
représentante/le représentant pourra déterminer avec elle/lui
la meilleure date pour cette initiation particulière.
(Remarque : Ces exemplaires de notes de service sont fournis
aux fins de consultation seulement; elles ne doivent pas être
envoyées au bureau international.)
www.optimiste.org • www.dirigeantsoptimiste.org
Réunion Lignes directrices pour oratrices/orateurs Références
N
O
1 INITIATION
1. Buts et privilèges de l’organisation
A. Responsabilités du club envers les membres
B. Responsabilités des membres envers le club
2. Structure de l’organisation
A. Comment cela fonctionne
B. Avantages aux membres et aux clubs
3. Rôle du club
A. À l’échelon de la zone, du district et
d’Optimist International
B. Dans la collectivité
C. Occasion de manifester un esprit de
leadership, de service et de reconnaissance
OBJECTIFS
1. Services communautaires et projets jeunesse
2. Projets d’activités de financement
3. Structure financière et budgets
EFFECTIF
1. Camaraderie et assiduité
2. Croissance
3. Communications et programmes
N
O
2
N
O
3
1. Guide des présidentes/présidents
de club
2. Guide des présidentes/présidents
de club
Organigramme modèle de club
3. Guide des présidentes/présidents
de club
Remarques :
1. Guide des présidentes/présidents
de club
2. Guide des présidentes/présidents
de club
1. Guide des présidentes/présidents
de club
2. Guide des présidentes/présidents
de club
Date Numéro du nouveau club Nom du nouveau club Date de fondation
Numéro du club parrain Nom du club parrain
Représentante/représentant
nom titre téléphone
Représentante/représentant de district
nom titre téléphone
30 jours
Conférencière/conférencier/programme :
Veuillez évaluer la réception générale accordée à la conférencière/au conférencier et au programme.
Médiocre q 1 q 2 q 3 q 4 q 5 Excellente
Commentaires supplémentaires :
60 jours
Conférencière/conférencier/programme :
Veuillez évaluer la réception générale accordée à la conférencière/au conférencier et au programme.
Médiocre q 1 q 2 q 3 q 4 q 5 Excellente
Commentaires supplémentaires :
90 jours
Conférencière/conférencier/programme :
Veuillez évaluer la réception générale accordée à la conférencière/au conférencier et au programme.
Médiocre q 1 q 2 q 3 q 4 q 5 Excellente
Commentaires supplémentaires :
À remplir pour attestation :
Deux dirigeantes/dirigeants fondateurs assistent à une réunion ou au congrès de district. q Oui q Non
Aider le nouveau club à planifier au moins un projet de service. q Oui q Non
Projet de service communautaire
Veuillez évaluer l’efficacité du premier projet de service communautaire du club.
Inefficace q 1 q 2 q 3 q 4 q 5 Très efficace
Aider le nouveau club à planifier au moins une activité de financement. q Oui q Non
Projet d’activité de financement
Veuillez évaluer l’efficacité de la première activité de financement du club.
Inefficace q 1 q 2 q 3 q 4 q 5 Très efficace
Évaluez l’intérêt général de l’effectif du club et le rendement des dirigeantes/dirigeants. Médiocre q 1 q 2 q 3 q 4 q 5 Excellente
Commentaires supplémentaires :
Rapport de suivi d’un nouveau club
Les nouveaux membres ont-ils tous participé à une séance d’orientation?
q Oui q Non
Le club est-il constitué en société? q Oui q Non
La secrétaire-trésorière ou le secrétaire-trésorier a terminé la mise en
place des dossiers. q Oui q Non
Le club a adopté un budget annuel. q Oui q Non
Installation de la boîte aux lettres électronique de club. q Oui q Non
Les dirigeants/dirigeantes de club ont-ils réussi leur première ouverture de
session dans le site Web Dirigeants Optimistes en ligne? q Oui q Non
La/le secrétaire a dressé la liste des adresses de courrier électronique des
membres du club et les a inscrites en ligne. q Oui q Non
Section IV
LES NOUVEAUX CLUBS AU-DELÀ DU SUIVI DES
CLUBS PARRAINS
Représentante/représentant de district
Il est indispensable de maintenir les liens et d’étendre le
service aux nouveaux clubs sur une plus longue période. Le
comité international en matière de recrutement a élaboré un
programme d’aide récurrent qui poursuit deux objectifs :
(1) aider la lieutenante-gouverneure/le lieutenant-gouverneur
et le club en mettant à sa disposition « sur le champ » des
connaissances supplémentaires approfondies du district,
et (2) grâce à vos contacts, donner une image claire des
besoins, de la santé et de la stabilité du club à ce moment de
son histoire. Vos visites doubleront également les contacts
du district avec les nouveaux clubs à un moment où il est
tellement important de les encourager et de répondre à leurs
questions. Le service du recrutement s’empressera de fournir
la documentation mentionnée dans votre rapport.
Il est impératif de savoir où s’est arrêtée l’intervention du
club parrain afin de poursuivre le développement du club et
son aptitude au leadership. La phase de suivi ultérieur d’un
nouveau club vous aidera à cerner la plupart de ces éléments.
Le formulaire d’évaluation peut également servir de feuille de
suggestions d’idées et de liste de vérification.
Lorsque vous entreprenez la phase de suivi ultérieur, il
n’y a pour ainsi dire pas de problèmes. Si d’aventure, il est
possible de caractériser un nouveau club par l’un ou l’autre
des qualificatifs suivants, il y a encore du pain sur la
planche : inactif, assiduité médiocre, polémiste, aucun repas,
aucun programme, aucune collecte de cotisations, aucune
rencontre hebdomadaire ou aucun comité mis sur pied
ou actif.
Aidez la lieutenante-gouverneure/le lieutenant-gouverneur
à pourvoir les postes vacants au sein des comités et de la
direction, ou à réformer les procédures pour dissiper de façon
proactive les difficultés possibles.
Le comité vous invite, vous ou une/un membre de votre
comité, à rendre visite au club, à l’improviste, tous les trois
mois. S’il n’y a pas d’oratrice/orateur de prévu, cela pourrait
vous fournir l’occasion d’agir à ce titre... de fournir des
encouragements... de les inciter à poursuivre sur leur lancée...
de discuter des événements et besoins courants... d’animer
une séance de remue-méninges sur les activités et les collectes
de fonds... ou pour répondre aux questions.
Le comité international cherche à vous aider à inspirer le
meilleur chez les gens et les clubs par le truchement d’une
bonne gestion de club, et dans les situations difficiles, aider les
gens à le reconnaître et à commettre les gestes qui s’imposent.
Services aux clubs de district
Vérification : première visite (après 90 jours)
1. Constitution en société sans but lucratif. Prêter main-
forte au besoin.
2. Dresser la liste des présidentes/présidents de comité.
Les comités disposent-ils de l’effectif nécessaire? Les
besoins sont-ils satisfaits?
3. Les dirigeantes/dirigeants du club vous
accompagnent-ils, vous ou la lieutenante-gouverneure/
le lieutenant-gouverneur, aux réunions de zone?
4. Évaluation de l’efficacité du club (pauvre, bon ou
excellent) : moyenne de participation, visites de clubs
en difficulté, qualité des bulletins de club et des
oratrices/orateurs, stabilité du club... et où se
trouvent l’information et la réorientation nécessaires?
Comment évaluez-vous la direction d’un club?
Comment les avez-vous aidés? La secrétaire-
trésorière/le secrétaire-trésorier est-elle/est-il satisfait
de la collecte des cotisations? Combien de membres
ont été remplacés depuis la réunion de fondation?
Revoir votre visite et les besoins les plus importants du
club en compagnie de la lieutenante-gouverneure/du
lieutenant-gouverneur et la gouverneure/le
gouverneur. Déterminez les domaines qui mériteraient
encouragements et reconnaissance. De quelle façon
allez-vous faire le suivi?
Confirmation : deuxième visite (après 180 jours)
5. Nommez plusieurs activités jeunesse que le club (a) a
réalisées, et qu’il (b) recherche pour mettre en œuvre.
Identifiez plusieurs activités de collecte de fonds.
6. Prévoyez contacter ou remplacer les membres inactifs.
7. Les membres participent-ils maintenant aux activités du
club et aux réunions de zone et de district?
8. Le club connaît-il des difficultés? Quelles sont-elles?
Y a-t-il des dirigeantes/dirigeants ou des présidentes/
présidents de comité qui ont été remplacés? De quel
genre d’aide ont-ils besoin? De quelle façon allez-vous
faire le suivi?
Investigation : troisième visite (après 270 jours)
9. Le club est-il financièrement solide? Le club réalise-t-il
des programmes satisfaisants? Le club est-il engagé
dans des activités solides? Qu’en est-il de l’esprit
de corps?
10. Le club est-il en mesure d’identifier les futurs
dirigeants/dirigeantes?
11. La/le secrétaire a-t-elle/a-t-il besoin d’aide dans un
domaine quelconque?
www.optimiste.org • www.dirigeantsoptimiste.org
12. Le club participe-t-il aux programmes des marques
de reconnaissance?
13. Le club participe-t-il à la compétition des projets
communautaires? Lesquels?
14. Le club participe-t-il aux réunions et au congrès
du district?
15. Y a-t-il des problèmes? Votre comité peut-il être utile?
16. Font-ils encore des visites interclubs? De quelle façon
allez-vous faire le suivi?
Félicitations : quatrième visite (après 360 jours)
17. Délivrez un certificat de premier anniversaire.
18. Combien de projets le club a-t-il menés à bien?
19. Le club est-il bien structuré? Le conseil
d’administration et les comités sont-ils actifs?
Les membres qui assurent la relève des présidentes/
présidents de comité et des dirigeantes/dirigeants de
club sont-ils initiés à leurs tâches de façon exhaustive?
20. Le club a-t-il besoin de l’aide de la lieutenante-
gouverneure/du lieutenant-gouverneur? d’Optimist
International Canada?
MERCI D’AVOIR ASSURÉ LE SUIVI ULTÉRIEUR.
www.optimiste.org • www.dirigeantsoptimiste.org
Nous certifions que le Club Optimiste de _________________________________________ ,
parrainé par le Club Optimiste de _________________________________________ ,
a terminé dans son intégralité le Programme de suivi du parrain d’un nouveau
club tel qu’il est exigé par Optimist International.
Date d’achèvement _______________________
(dans les 90 jours qui suivent la réunion de fondation)
Comme en témoigne _______________________________________________________________________
Présidente/président fondateur
Le Club Optimiste de ______________________________________________________________
_______________________________________________________________________
Représentante/représentant de district
_______________________________________________________________________
Représentante/représentant itinérant
Attestation
de réalisation
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