Ciudad de Veneta
Anexo "A" a la Resolución n.° 1231
Política y tarifas para solicitudes de registros públicos
De conformidad con la Propuesta de Ley del Senado 481, la Sección 3 de los Estatutos Modificados de
Oregón (ORS), capítulo 192.440, Subsección (2), se enmienda como sigue: A partir del 1 de enero de 2018,
la Ciudad de Veneta acusará recibo de las solicitudes de registros públicos en un plazo de 5 días hábiles y
cumplirá o emitirá una respuesta por escrito en un plazo de 10 días hábiles a partir del acuse de recibo al
llevar a cabo una o más de las siguientes acciones:
(a) Confirmar que el organismo público tiene la custodia del registro solicitado;
(b) Informar al solicitante que el organismo público no tiene la custodia del registro solicitado; o bien
(c) Notificar al solicitante que el organismo público no está seguro de tener la custodia del registro
solicitado.
Las leyes de Oregón señalan que toda persona tiene derecho a inspeccionar cualquier registro público no
exento. El Estatuto Modificado de Oregón (ORS) 192.410 define un "registro público" como cualquier
escrito que contenga información relacionada con la realización de actividades públicas elaborado,
de
propiedad de,
o en uso o conservación por parte de un organismo público, independientemente de la forma
o características físicas. ORS 192.410 define además "escrito" como manuscrito
,
mecanografía, impresión
,
fotocopia, fotografía y cualquier otro medio de registro de cualquier tipo, como letras,
palabras
,
imágenes
,
sonidos o
símbolos,
o cualquier combinación de estos, y todos los documentos
,
mapas
,
cintas magnéticas
o de papel
,
cintas fotográficas e impresiones, discos, bobinas u otros documentos.
Las solicitudes para inspeccionar registros se enviarán al Secretario Municipal del Registro Civil
,
quien
podrá consultar al director de departamento correspondiente o a la persona que designe
,
antes de autorizar
la inspección o liberar copias de tales registros
.
Si existe alguna duda de que los registros solicitados para inspección se encuentran claramente dentro de
la definición de "registros públicos" o son registros exentos
,
la solicitud se enviará ante el fiscal municipal
para su revisión y recomendación.
Todas las solicitudes deben presentarse por escrito mediante el Formulario de solicitud de registros
públicos adjunto e incorporado a la presente política como referencia. El solicitante deberá proporcionar
información
descriptiva suficiente para que el personal pueda identificar y encontrar los registros
solic
itados.
La Ciudad estableció tarifas a manera de reembolso por los costos relacionados con poner los registros
públicos a disposición, tal como se describe a continuación. Se le informará acerca de la tarifa requerida
para la solicitud y el pago de la misma deberá recibirse antes de que se libere
el
material solicitado
.
Los
tiempos de respuesta se suspenderán hasta que todas las tarifas se hayan liquidado. Si el solicitante no
paga la tarifa dentro de un plazo de 60 días a partir de la fecha en que el Municipio notificó al solicitante
sobre la
tarifa, o
no paga la tarifa dentro de un plazo de 60 días a partir de la fecha en que el organismo
público notificó al solicitante sobre el rechazo de la exención de la tarifa
,
el organismo público cerrará la
solicitud.
La Ciudad puede solicitar información adicional o información aclaratoria de buena fe para agilizar su
respuesta a un solicitante. Los tiempos de respuesta se suspenderán hasta que el solicitante entregue
dicha información o afirme su negativa a proporcionar la información.
Si el solicitante no responde dentro
de un plazo de 60 días a una solicitud de buena fe por parte de la Ciudad para recibir información adicional
o aclaratoria, la Ciudad cerrará la solicitud.
Si los registros solicitados son documentos que la Ciudad produce para su distribución general y existen
copias impresas disponibles, es decir, la Minuta del Consejo Municipal, folletos, etc., se proporcionará una
copia de cada documento sin cargo alguno.
