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ANEXO No 17
ESTUDIO DE MERCADO Y SECTOR PARA LA CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS DE
ADMINISTRACIÓN, ORGANIZACIÓN, DIGITALIZACIÓN, CUSTODIA, PRESERVACIÓN
DOCUMENTAL Y SUMINISTRO E INSUMOS PARA ARCHIVO; DE ACUERDO CON LAS
NECESIDADES DEL CONSORCIO FONDO COLOMBIA EN PAZ 2019
Y EN LOS TÉRMINOS ESTABLECIDOS EN LA LEY 594 DE 2000 Y LAS DEMÁS NORMAS
CONCORDANTES SOBRE LA MATERIA.
DICIEMBRE DE 2019
BOGOTÁ D.C.
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Teniendo en cuenta los principios de planeación y selección objetiva, el Patrimonio Autónomo
Fondo Colombia en Paz PA-FCP, adelantó el análisis del sector donde se podrá evidenciar el
estudio del sector relativo al objeto del proceso de contratación.
A continuación, se dará una descripción de la situación macroeconómica del país desde un punto
de vista general, luego se procederá a realizar el análisis del sector correspondiente al objeto
del proceso:
1. COMPORTAMIENTO ECONÓMICO COLOMBIANO
CRECIMIENTO DE ECONOMÍA COLOMBIANA
En el panorama general presentado por el Banco Mundial en fecha 04 de octubre del 2018
1
, se
muestra la deceleración gradual del crecimiento económico colombiano hasta el 1,8% en 2017,
amparado por las políticas macroeconómicas prudentes y las reformas estructurales en los
últimos años.
Esta reducción se puede explicar en dos factores principalmente: (i) el efecto rezagado de la
caída del petróleo teniendo como consecuencia la disminución de la demanda agregada, y el
aumento del IVA teniendo como efecto la reducción del ingreso disponible de los hogares
afectando los niveles de confianza y la disposición al gasto y (ii) los efectos de la política
monetaria aplicada en el año 2016, forjando por parte del Banco de la Republica un aumento en
la tasa de intervención hasta el 7,75%, generado esto un aumento en el costo de crédito y la
desaceleración de las ventas de bienes durables.
2
En respuesta a la disminución de los ingresos fiscales petroleros que estuvo alrededor del 3,3%
del PIB, el país sufrió un significativo ajuste fiscal no petrolero. Esperando que para el periodo
2019-2020 con un aumento en el consumo privado, la recuperación de las exportaciones no
petroleras y con la implementación de la infraestructura 4G, el crecimiento acelere
gradualmente en el periodo antes referenciado.
El análisis del crecimiento económico de los dos primeros trimestres del año 2018, mostraron
conforme a las cifras del producto interno bruto (PIB) publicadas por el Departamento
Administrativo Nacional de Estadística (DANE), la economía creció 2,2% en el primer trimestre
de 2018 y 2,8% en el segundo, frente a los mismos períodos del año inmediatamente anterior.
No obstante, estas cifras deben interpretarse con cuidado porque no consideran ajustes por
factores estacionales ni tampoco por el número de días hábiles en cada trimestre. Tales ajustes
1
http://www.bancomundial.org/es/country/colombia/overview#1
2
Informe “La Economía Colombiana en 2017”, febrero 6 de 2018, Estudios Económicos Banco DAVIVIENDA
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son necesarios para que los crecimientos entre trimestres sean comparables en el tiempo,
debido a que el aparato productivo tiene aumentos y disminuciones de carácter estacional.
Frente al 2019, el Ministro de Hacienda y Crédito Publico, Alberto Carrasquilla, en la plenaria de
la Cámara de Representantes, aseguró que en los últimos cuatro trimestres el país viene
creciendo a un promedio de 3% y que para el ultimo trimestre, la economía creció en 5,6% anual,
siendo esta una condición para bajar los indicies de desempleo en Colombia.
Las finanzas del Gobierno Nacional lograron ajustarse a la caída de ingresos por cerca de 3,0%
del PIB entre 2013 y 2017 que provenían de las rentas petroleras. Sin embargo, durante este
período la deuda neta del Gobierno pasó de 34,6% a 43,1% del PIB, producto de la caída de los
ingresos y de la devaluación del tipo de cambio. De esa forma, para cumplir con la regla fiscal,
retomar la senda decreciente de la deuda pública y garantizar la sostenibilidad de las finanzas
públicas el Gobierno requiere un ajuste adicional.
Respecto al balance del comercio para el año 2017 la Federación Nacional de Comerciantes
FENALCO, registró una depresión en la demanda de bienes y servicios con impacto negativo
especialmente en sectores textiles, ropa, calzado y cosmética. Depresión originada
principalmente por la política monetaria contraccionista con elevadas tasas de interés y el
aumento del impuesto al valor agregado IVA al 19%.
No obstante, la desaceleración presentada, Colombia ha resistido bastante bien el fuerte choque
en los términos de intercambio ocurrido en el período 2014-2016. El crecimiento económico se
desaceleró gradualmente hasta un 1.8% en 2017, respaldado por políticas macroeconómicas
prudentes y las reformas estructurales emprendidas en los últimos años. En los años más
recientes, el país experimentó un importante ajuste en el déficit fiscal no petrolero, en respuesta
a la disminución de los ingresos fiscales petroleros cercana a 3.3% del PIB
3
.
INFLACIÓN
Gráfico No. 1 Inflación Anual
3
http://www.bancomundial.org/es/country/colombia/overview#1
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Conforme a las cifras registradas por el DANE la inflación para el 2017 cerro en 4,09%,
comparativa con el año 2016 la cual cerro en 5,75%, este descenso se explica fundamentalmente
por el comportamiento de los precios de alimentos ya que la buena oferta de alimentos
condiciona la inflación de este grupo en niveles bajos.
La recuperación de la actividad económica que se dio en el primer semestre de 2018 se dio en
un contexto de inflación baja y estable. La tasa de inflación anual disminuyó desde 4,09% a
finales de 2017 a 3,10% en agosto, su nivel más bajo hasta ese momento, situándose así muy
cerca de la meta de 3%. Del mismo modo, el promedio de los indicadores de inflación básica
cayó desde un nivel de 4,66% en diciembre de 2017 a 3,31% a finales de agosto 2018.
MERCADO LABORAL
Gráfico No. 2 Tasa global de participación, ocupación y desempleo (2008-2017)
Para el año 2017 la tasa de desempleo se ubicó en 9,4%, la tasa de ocupación en 58,4% y la tasa
global de participación en 64,4%. En el periodo enero diciembre de 2016 estas tasas se
ubicaron en 9,2%, 58,5% y 64,5%, respectivamente.
El efecto de la desaceleración económica en el país se ve reflejado en la tasa de desempleo
registrada durante los años 2015, 2016 y 2017 tal y como se muestra en la gráfica No. 2 con un
aumento en el indicador de desocupación registrado por el DANE.
4
En este contexto se destaca el resultado significativo para el cierre de 2017 que, a pesar de la no
favorabilidad del entorno económico, la tasa de desempleo se mantuvo en un digito. Un punto
muy importante que se debe mencionar en el análisis del mercado laboral corresponde a las
protestas sindicales durante el 2017, huelgas como la de la Asociación Colombiana de Aviadores
Civiles (Acdac) de 51 días, dejaron en claro la inconformidad de los trabajadores con las políticas
4
Boletín Técnico, Gran Encuesta Integrada de Hogares (GEIH), diciembre de 2017, DANE
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laborales del país.
En el contexto de una paulatina recuperación de la actividad económica y de una inflación baja
y estable, la tasa de desempleo no presentó cambios de importancia durante el primer semestre
del año 2018. En el ámbito nacional, para el trimestre móvil mayo-julio la tasa de desempleo se
ubicó en 9,5%, levemente superior al registro del mismo trimestre del año anterior (9,3%). Para
las principales trece áreas metropolitanas, la tasa de desempleo se redujo ligeramente al pasar
de 10,8% a 10,4% entre dichos períodos, mientras que en las zonas rurales se observó un
incremento moderado de 4,9% a 5,1%.
Durante el mismo período de 2018, los sectores que más restaron al empleo en el ámbito
nacional fueron agricultura, actividades inmobiliarias y transporte. En el caso de las trece áreas,
los que registraron mayores contribuciones negativas al empleo fueron las actividades
inmobiliarias, empresariales y de alquiler, construcción y transporte.
2. ANÁLISIS DEL SECTOR
A continuación, se presenta la clasificación con el cuarto nivel de los bienes y servicios que
satisfacen la necesidad a contratar:
Tabla No.1 Clasificación correspondiente al Código Estándar de
Productos y Servicios de naciones Unidas - UNSPSC
CÓDIGOS UNSPSC
DESCRIPCIÓN
78131602
Almacenamiento de archivos de carpetas
78131804
Servicio de almacenaje de documentos
44122003
Carpetas
80161506
Servicio de archivo de datos
La gestión documental se define en el artículo 3 de la Ley 594 del 2000, como el “Conjunto de
actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final,
con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.
Los nuevos conceptos que surgieron en el mercado como transformación digital, GDPR,
seguridad y la aparición de sucursales e instalaciones virtuales de las entidades, ha generado
una modificación, en conceptos de la gestión documental como, por ejemplo, el de impresión,
hacia conceptos como la nube o la gestión documental más allá de la frontera física de cualquier
organización.
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Estos cambios han llevado a una transformación del sector el cual MONTSE SERRA, Directora de
Servicios y Soluciones de HP Inc. España define en el marco de las empresas que ofrecen
productos y servicios a través de toda la cadena de valor, desde la digitalización y gestión de
documentos, hasta llegar a la destrucción aplicando los principios de confidencialidad y la
custodia de archivos
5
. Transformación dada en la implementación de nuevas tecnológicas que
permitan optimizar la soluciones para las diferentes organizaciones.
La evolución de la gestión documental en Colombia se enmarca en los cambios normativos,
empujados en áreas específicas como las de los sectores de cultura, salud y financiero entre
otros. Estos se pueden cuantificar en 21 normas jurídicas sobre la archivística en el periodo de
(1913 -1989).
6
A partir del año 1989 se oficializa la creación del Archivo General de la Nación AGN, mediante
la Ley 80, como un establecimiento público del orden nacional adscrito al Ministerio de Gobierno
y como el ente rector de la política archivística nacional, iniciando operaciones como
establecimiento público a partir del año 1992.
7
A partir de este o y hasta el año 2017 la dinámica de liderazgo ejercida por las instituciones
especialmente por el AGN e instituciones de educación superior, a permitido la formación de
profesionales para este campo, fortaleciendo y teniendo un mayor cubrimiento en la demanda
generada por las entidades publicas y privadas. Teniendo como consecuencia cambios
normativos de aproximadamente 114 normas generadas en los últimos 28 años.
Este interés por el proceso de gestión documental generado en el periodo de 1990-2018 ha
llevado a las entidades a tener el archivo como un área integral de la organización empresarial,
llevando a tener procedimientos claros de conservación, preservación, valoración,
transferencia, consulta y organización.
Conforme a la transformación del sector mencionada anteriormente, Colombia tiene la
necesidad de continuar y enfocar el cambio de la gestión documental en la gestión electrónica
de documentos, apuntando a la focalización del gobierno en temas como “Gobierno en línea”
que busca tener un estado con principios de eficiencia, transparencia y participación.
5
https://www.dealerworld.es/tendencias/gestion-documental-un-mercado-en-plena-transformacion-y-crecimiento
6
file:///C:/Users/miguel.rincon/Downloads/1024-Texto%20del%20art%C3%ADculo-1620-1-10-20180806.pdf
7
http://www.archivogeneral.gov.co/ Transparencia/informacion-interes/Glosario
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MARCO NORMATIVO
La gestión documental se enmarca en un amplio marco legal y jurídico dentro del cual se destaca
(i) la Ley 80 de 1989 que contempla la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos,
con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardando el
patrimonio documental del País para ponerlo al servicio de la comunidad. (ii) Ley 594 de 2000
que estableció las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, y
determinó como obligación para las Entidades Públicas, el elaborar programas de gestión
documental, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos Archivísticos. (iii)
Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de
2000, dispone en su artículo que “la gestión de documentos está asociada a la actividad
administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de
todas las entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados,
aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación.
INVERSIÓN PUBLICA EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Acorde a las últimas cifras publicadas por el Observatorio del Sistema Nacional del AGN
8
, para
el cierre de la vigencia 2014 la inversión en gestión documental en la nación no supera el 2% de
la contratación en el país, siendo las entidades de orden nacional 9 veces superior a la inversión
de los municipios en esta materia. Esta cifra se ve representada en 1,4 billones en contratación
detectados en 102 entidades del orden nacional en temas de gestión documental de los 57,5
billones contratados.
Con el fin de entender esta inversión por sectores es importante revisar la conformación de los
sectores administrativos del Estado, para lo cual a continuación se presenta su clasificación
ateniendo su nivel. Esta clasificación se establece a través de las entidades del nivel central
descentralizado que reportan el índice FURAG, el cual corresponde a la herramienta en línea de
reporte de avance de gestión, siendo un insumo para el monitoreo y control de los resultados
institucionales y sectoriales y sirve de seguimiento de la implementación del modelo integrado
de gestión.
8
http://observatoriosna.archivogeneral.gov.co/estudioinversion/
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Gráfico No. 3 Entidades del nivel central y descentralizado
Fuente: informe de Inversión presupuestal en gestión documental y su impacto en el cumplimiento de la
política archivística en Colombia Observatorio del Sistema Nacional de Archivos
Así las cosas y conforme al análisis presentado en el informe emitido por el Observatorio del
Sistema Nacional del AGN, la mayoría de la contratación de las entidades en temas archivísticos
se realiza como un conjunto de actividades haciendo difícil la individualización de los temas
archivísticos y su respectivo seguimiento. Evidenciando sobre todo en las alcaldías una inversión
como respuesta inmediata a las necesidades sin tener una planeación estratégica generando
únicamente soluciones a corto plazo.
3. ESTUDIO DE MERCADO.
El PA-FCP, con el fin de realizar un análisis consolidado comparativo de precio de los servicios
objeto del presente proceso y con el fin de determinar el presupuesto del proceso, solicitó en
fecha 22 de noviembre de 2019, cotización a 22 proveedores que de acuerdo con su naturaleza
y al sector pueden llegar a suplir la necesidad de servicio de gestión documental. Conforme con
lo anterior se recibieron 3 propuestas de las empresas DATAFILE INTERNACIONAL S.A, ROYAL
TECHNOLOGIES S.A.S., CADENA S.A.
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Tabla No. 2 Lista de proveedores solicitud de cotización
Ítem
Dirección Correo Electrónico
1
info@adea.es
2
contacto@almarchivos.com
3
info@datafileinternacional.com
4
info@e-capture.co
5
direccioncomercial@grupoasd.com.co
6
info@ada.co
7
comercial@iq-online.com
8
contacto@icommerce.com.co
9
servicioalcliente.MTI@thomasgreg.com
10
luis.villegas@cadena.com.co
11
nemired@yahoo.com
12
servicioalcliente@certicamara.com
13
comercial@controlonline.com.co
14
info@digitalds.co
15
direcciongeneral@engranajedocument
al.com
16
contacto.colombia@grmdocument.com
17
comercial@infodocumental.com.co
18
contacto@logisdoc.com
19
info@pyzservicios.com
20
rtventas@royal-tec.com
21
servicioalcliente@suppla.com
22
info@tandemweb.com
Tabla No. 3 Formato solicitud de cotización
Ítem
Servicio
(a) Precio servicio (Incluido IVA)
1
Clasificación y organización de
aproximadamente 115 metros lineales de
archivo. En un plazo máximo de un (1) mes
(pago único)
$
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Ítem
Servicio
(a) Precio servicio (Incluido IVA)
2
Custodia , administración, consulta y
préstamo documental de aproximadamente
115 metros lineal con un incremento mensual
de 12 metros lineales
(b) Precio servicio
mensual (incluido IVA)
(c) Precio total (precio mensual
por 4 meses incluido IVA)
$
$
3
Digitalización de aproximadamente 12
metros lineal de archivo
(d) Precio por imagen
(incluido IVA)
(e) Precio total (Precio imagen
incluido IVA por 103.860
imágenes)
$
$
VALOR TOTAL OFERTA (a)+(c)+(e)
$
VALOR APOYO PERSONAL TECNICO (SERVICIO A DEMANDA)
VALOR DIA
$
3.1. METODOLOGÍA
La metodología para el análisis de presupuesto se describe en las etapas relacionadas a
continuación:
a. Desagregación de elementos de trabajo: se definieron cada una de las etapas del servicio
y las actividades asociadas a estas para así poder analizar de manera precisa el valor de
cada uno de los Ítem del proyecto.
b. Homologación de las propuestas recibidas: es necesario identificar en las propuestas
recibidas, las actividades equivalentes al ítem del formato de cotización remitido sus
costos individuales, esto permitirá analizar la diferencia o equivalencia entre los distintos
costos encontrados en el mercado. En caso de que algunos de los ítems de una propuesta
no puedan ser homologados porque no se especificó el valor que la firma estimó para
esa actividad puntual, ese elemento de esa propuesta no se tiene en cuenta en el análisis.
Para las propuestas en las cuales no se especifico la inclusión del IVA, se toma el valor
ofertado como valor incluido IVA teniendo en cuenta el formato y especificaciones
remitidas en la solicitud de cotización.
c. Calculo de valores de correlación entre los diferentes costos asociados a cada ítem:
cuando se tienen los distintos valores para cada ítem, se aplica una función de estadística
descriptiva para obtener valores de interés para el análisis de los datos. Entre estos
valores se encuentran la media, la desviación estándar y la mediana. Con los valores de
desviación estándar y media se calcula el coeficiente de variación para calcular el grado
de variabilidad de los datos.
d. Elección de método de elección del valor estimado del ítem: dependiendo del coeficiente
de variación calculado se utilizan dos métodos diferentes: (i) Si el coeficiente es menor a
30% (el cual se considera una variación límite aceptable que puede representar el
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conjunto general de datos al ser el caso de una estimación de presupuesto) el valor a
considerarse como estimado, será la media previamente calculada. (ii) Si el coeficiente
es mayor a 30% se deben excluir los datos mínimos o máximos con el fin de tener un
valor representativo de los datos. (iii) Si una vez excluidos los mínimos o máximos el
coeficiente de variación sigue siendo mayor a 30% se aplica la función de estadística de
la mediana para así realizar análisis con los máximos mínimos y determinar el valor
estimado.
e. Ajuste de cada uno de los valores establecidos por ítem respecto a la necesidad requerida
y la disposición presupuestal para el proceso de contratación.
3.1.1. ÍTEM No. 1 Clasificación y organización de aproximadamente 115 metros lineales de
archivo. En un plazo máximo de un (1) mes (pago único).
Empresa
Valor cotizado
Datafile Internacional
289.432.000
Royal Technologies
116.740.704
Cadena S.A
300.560.425
Análisis de datos
Media
235.577.710
Desviación Estándar
103.066.172
Coeficiente de Variación
44%
De lo anterior, se tiene que como el coeficiente de variación está por encima de 30%, la
Media NO es un valor representativo de las observaciones tomadas para el análisis. Por
lo que se excluye el mínimo con en el fin disminuir la distorsión de las observaciones:
Empresa
Valor cotizado
Datafile Internacional
289.432.000
Cadena S.A
300.560.425
Análisis de datos
Media
294.996.212
Desviación Estándar
7.868.984
Coeficiente de Variación
2.67%
De lo anterior, se tiene que como el coeficiente de variación está abajo de 30%, se
concluye tal y como lo señala la metodología, que la Media es un valor representativo de
las observaciones tomadas para el análisis.
3.1.2. ÍTEM No. 2 Custodia , administración, consulta y préstamo documental de
aproximadamente 115 metros lineales con un incremento mensual de 12 metros
lineales.
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Empresa
Valor cotizado
Datafile Internacional
3.154.039
Royal Technologies
7.652.652
Cadena S.A
2.300.800
Análisis de datos
Media
4.369.164
Desviación Estándar
2.875.409
Coeficiente de Variación
66%
De lo anterior, se tiene que como el coeficiente de variación se encuentra por encima de
30%, la Media NO es un valor representativo de las observaciones tomadas para el
análisis. Por lo que se excluye el máximo con en el fin disminuir la distorsión de las
observaciones:
Empresa
Valor cotizado
Datafile Internacional
3.154.039
Cadena S.A
2.300.800
Análisis de datos
Media
2.727.419
Desviación Estándar
603.331
Coeficiente de Variación
22%
De lo anterior, se tiene que como el coeficiente de variación se encuentra por debajo de
30%, se concluye tal y como lo señala la metodología, que la Media es un valor
representativo de las observaciones tomadas para el análisis.
3.1.3. ÍTEM No. 3 Digitalización de aproximadamente 12 metros lineales de archivo
Empresa
Valor cotizado
Datafile Internacional
31.158.000
Royal Technologies
282.499.200
Cadena S.A
19.941.120
Análisis de datos
Media
111.199.440
Desviación Estándar
148.455.921
Coeficiente de Variación
134%
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De lo anterior, se tiene que como el coeficiente de variación se encuentra por encima de
30%, la Media NO es un valor representativo de las observaciones tomadas para el
análisis. Por lo que se excluye el máximo con en el fin disminuir la distorsión de las
observaciones:
Empresa
Valor cotizado
Datafile Internacional
31.158.000
Cadena S.A
19.941.120
Análisis de datos
Media
25.549.560
Desviación Estándar
7.931.532
Coeficiente de Variación
31%
Una vez excluido el valor máximo, el coeficiente de variación sigue siendo mayor a 30%
por lo que se aplica la función de estadística de la mediana.
3.1.4. ÍTEM No. 4 VALOR APOYO PERSONAL TECNICO (SERVICIO A DEMANDA)
Empresa
Valor cotizado
Datafile Internacional
224.204
Royal Technologies
150.000
Cadena S.A
104.200
Análisis de datos
Media
159.468
Desviación Estándar
60.560
Coeficiente de Variación
38%
De lo anterior, se tiene que como el coeficiente de variación se encuentra por encima de
30%, la Media NO es un valor representativo de las observaciones tomadas para el
análisis. Por lo que se excluye el máximo con en el fin disminuir la distorsión de las
observaciones:
Empresa
Valor cotizado
Royal Technologies
150.000
Cadena S.A
104.200
Análisis de datos
Media
127.100
Desviación Estándar
32.385
Coeficiente de Variación
25%
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De lo anterior, se tiene que como el coeficiente de variación se encuentra por debajo de
30%, se concluye tal y como lo señala la metodología, que la Media es un valor
representativo de las observaciones tomadas para el análisis.
3.1.5. VALOR ESTIMADO PRESUPUESTO DEL PROCESO.
Conforme con la estadística aplicada, la disponibilidad presupuestal y la necesidad requerida en
cada uno de los servicios, se estima el valor del presupuesto en DOSCIENTOS SESENTA Y NUEVE
MILLONES CUATROCIENTOS CUARENTA Y TRES MIL CUATROCIENTOS CUARENTA Y OCHO
PESOS ($269.443.448).
El valor antes referido incluye los costos de los servicios fijos por valor de DOSCIENTOS
CUARENTA Y DOS MILLONES CUATROCIENTOS CINCUENTA Y CINCO MIL CIENTO TREINTA Y UN
PESOS ($242.455.131) que corresponden a: (i) Inventario, traslado, clasificación y organización
de archivo, de hasta 115 metros lineales, en un plazo máximo de un (1) mes (PAGO ÚNICO) y
(ii) Custodia, administración, consulta y préstamo documental, de hasta 90 metros lineales.
TOTAL SERVICIO POR TRES (3) MESES; Bolsa de recursos agotable por valor de VEINTISÉIS
MILLONES NOVECIENTOS OCHENTA Y OCHO MIL TRESCIENTOS DIECISIETE PESOS
($26.988.317) para los servicios correspondientes a: (i) Digitalización y (ii) Personal técnico
adicional.
Ítem
Servicio
Valor servicio incluido IVA
1
Inventario, traslado, clasificación y
organización de archivo, de hasta
115 metros lineales. En un plazo
máximo de un (1) mes (PAGO
ÚNICO)
$ 240.785.475
2
Custodia, administración, consulta y
préstamo documental, de hasta 90
metros lineales. TOTAL SERVICIO
POR TRES (3) MESES.
Servicio mensual incluido IVA
Servicio Total 3 meses incluido IVA
$ 556.552
$ 1.669.656
Subtotal Costos fijos
$ 242.455.131
3
Digitalización valor por imagen
Valor por imagen incluido IVA
Valor total incluido IVA por 103.860
imágenes
$ 245
$ 25.432.170
4
Personal Técnico Adicional
Valor por persona día
(incluido IVA)
Valor total incluido IVA por 15 días
$ 103.743
$ 1.556.147
Subtotal Bolsa de Recursos Agotable
$ 26.988.317
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4. ANÁLISIS INDICADORES FINANCIEROS.
Para determinar el criterio mínimo de indicadores financieros habilitantes y teniendo en cuenta
la naturaleza, valor y objeto del presente proceso se determina el comportamiento financiero
del sector, enmarcado en tres indicadores financieros: I. Liquidez, II. Nivel de endeudamiento y
III. Capital de trabajo.
Conforme a lo anterior se toma como fuente de información la base de datos del Sistema de
Información Empresarial- Reportes bajo NIIF de la Superintendencia de Sociedades
correspondiente a la vigencia 2018; para lo cual se filtró el listado relacionado a continuación:
Tabla No. 4 Actividades Filtradas por Sector
Código
Macro
sector
Sector Económico
Actividad Económica
Empresas
2018
H5210
Transporte
ALMACENAMIENTO Y
ACTIVIDADES
COMPLEMENTARIAS AL
TRANSPORTE
Almacenamiento y
depósito
29
N8219
Servicios
ACTIVIDADES
ADMINISTRATIVAS Y DE
APOYO DE OFICINA Y OTRAS
ACTIVIDADES DE APOYO A
LAS EMPRESAS
Fotocopiado, preparación
de documentos y otras
actividades especializadas
de apoyo a oficina
3
N8299
Servicios
ACTIVIDADES
ADMINISTRATIVAS Y DE
APOYO DE OFICINA Y OTRAS
ACTIVIDADES DE APOYO A
LAS EMPRESAS
Fotocopiado, preparación
de documentos y otras
actividades especializadas
de apoyo a oficina
177
M7010
Servicios
ACTIVIDADES DE
ADMINISTRACIÓN
EMPRESARIAL; ACTIVIDADES
DE CONSULTORÍA DE
GESTIÓN
Actividades de
administración empresarial
186
Página 16 de 17
a. Liquidez
b. Nivel de Endeudamiento
M7010 H5210 H8299 H8219
2,64
1,33
1,54
2,63
Índice de Liquidez
M7010 H5210 H8299 H8219
18%
42%
72%
14%
Nivel de Endeudamiento
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c. Capital de Trabajo
Conforme con lo anterior y con el fin de propender por una pluralidad de oferentes que cumplan
con un nivel óptimo de salud financiera, se establecen como requisito habilitante los siguientes
indicadores financieros:
INDICADOR
FORMULA
REQUISITO
Índice de liquidez
Activo Corriente / Pasivo
Corriente
Igual o superior a 1.3
Nivel de
Endeudamiento
Pasivo total / Activo Total
Menor o igual al 75%
Capital de trabajo
Activo corriente pasivo
corriente
Superior o igual al 20% del valor
del presupuesto del proceso
NOTA 1: Cuando el pasivo corriente es cero (0), el indicador de liquidez se registra como
“indeterminado”. Tal circunstancia obedece a que, matemáticamente, la división de cualquier
número superior a cero entre cero tiene tendencia a infinito (∞), pero al existir activo corriente,
el proponente que tenga tal situación cumple con el indicador porque supera cualquier suma
positiva que se haya fijado como tal.
M7010 H5210 H8299 H8219
1.890
816
859
9,1
Capital de Trabajo
Cifras expresadas en Millones
ANEXO No. 18
MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL DAPRE
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BOGOTÁ D.C, OCTUBRE DE 2018
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CONTENIDO
1. OBJETIVO ............................................................................................................................ 5
2. ALCANCE ............................................................................................................................. 5
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES .......................................................................................... 5
4. PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ............................................................ 9
4.1 PLANEACIÓN DOCUMENTAL .................................................................................... 9
4.1.1 Administración documental................................................................................ 9
4.1.2 Instrumentos archivísticos ............................................................................... 10
4.1.3 Directrices para la creación y diseño de documentos:............................ 10
4.1.4 Mecanismos de autenticación ......................................................................... 11
4.2 PRODUCCIÓN ................................................................................................................... 11
4.2.1 Aspectos generales ............................................................................................ 11
4.2.2 Firmas autorizadas: ............................................................................................ 12
4.3 GESTIÓN Y TRÁMITE .................................................................................................. 13
4.3.1 Acceso y consulta de los documentos: ......................................................... 14
4.3.2 Préstamo y devolución de documentos de los archivos de gestión ..... 15
4.3.3 Préstamo y devolución de documentos del Archivo Central .................. 15
4.4 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL ............................................................................. 19
4.4.1 Clasificación .......................................................................................................... 20
4.4.2 Ordenación ............................................................................................................ 20
4.4.3 Descripción ........................................................................................................... 26
4.4.4 Descripción de los expedientes electrónicos: ............................................ 32
4.5 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES .................................................................. 35
4.5.1 Transferencias primarias al Archivo Central .............................................. 35
4.5.2 Transferencias de Documentos Históricos al Archivo General de la
Nación (Transferencias Secundarias) .......................................................................... 37
4.6 DISPOSICIÓN DE LOS DOCUMENTOS .................................................................. 38
4.7 CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ........................................................... 39
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4.8 VALORACIÓN DOCUMENTAL .................................................................................. 39
5. MARCO LEGAL ................................................................................................................. 40
6. REQUISITOS TÉCNICOS ............................................................................................... 40
7. DOCUMENTOS ASOCIADOS ........................................................................................ 40
8. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO............................................................................ 40
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1. OBJETIVO
Establecer procedimentalmente los lineamientos para la administración, control y
conservación de los documentos oficiales presentes en distintos soportes en el
Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, desde su origen
hasta su disposición final en concordancia con la normatividad y legislación
archivística vigente.
2. ALCANCE
Aplica para todas las dependencias y los servidores de la Entidad, quienes en
ejercicio de sus funciones y responsabilidades asignadas, producen, tramitan o
manejan la documentación institucional.
3. RMINOS Y DEFINICIONES
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a
los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Archivo Central: Definición según ley General de Archivos articulo 23 literal b
Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos por los distintos
Archivos de Gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente
pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas
y particulares en general.
Unidad Administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados
por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva una vez finalizado su
trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y
los particulares, en general.
Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua
utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la
soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los
asuntos iniciados.
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Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los
asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las
mismas dependencias u otras que las soliciten.
Archivo Electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y
tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del
productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública
o privada, en el transcurso de su gestión.
Archivo Histórico: Archivo conformado por los documentos que por decisión del
correspondiente Comité Interno de Archivo, (Comité Institucional de Gestión y
Desempeño), deben conservarse permanentemente, dado su valor como fuente
para la investigación, la ciencia y la cultura.
Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su producción o recepción, hasta su disposición final:
Clasificación Documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual
se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la
estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o
asuntos).
Conservación Total: Forma de disposición final que se aplica especialmente a
documentos de carácter histórico, científico o cultural.
Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo
de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del
medio utilizado.
Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la
documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones
y subsecciones y las series y sub series documentales.
Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual
se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios (fotocopias, Post-
it etc.), para su posterior eliminación.
Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se
encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casetes, cintas,
películas, microfilmes y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por
computador.
Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en
cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de
Archivo de
gestión
Archivo
Central
Archivo
Histórico
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retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total,
eliminación, selección y/o reproducción.
Documento: Información registrada o contenida en cualquier forma o medio
utilizado.
Documento de apoyo: Documento generado por la misma dependencia o por otras
dependencias o instituciones, en cualquier medio o soporte, que no hace parte de
sus series documentales pero puede ser de utilidad para el cumplimiento de sus
funciones.
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una
persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valores
primarios y/o secundarios (administrativo, fiscal, legal, contable, técnico, científico,
histórico o cultural y debe ser objeto de conservación en el tiempo, con fines de
consulta posterior.
Documento electrónico de archivo: Registro de información generada, producida,
recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en
estos medios durante su ciclo de vida, es producida por una persona o entidad en
razón de sus actividades o funciones y debe ser tratada conforme a los principios y
procesos archivísticos.
Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o
autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del
Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades
científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico.
Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y
características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en
ejercicio de su cargo o con su intervención.
Eliminación Documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las
tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han
perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen
valor histórico, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.
Expediente: Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo
de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia o
unidad administrativa, vinculados y relacionados entre y que se conservan
manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados, desde su inicio hasta
su resolución definitiva.
Expediente digital o digitalizado: Copia exacta de un expediente físico cuyos
documentos originales, tradicionalmente impresos, son convertidos a formato
electrónico mediante procesos de digitalización.
Expediente híbrido: Expediente conformado simultáneamente por documentos
electrónicos y documentos físicos, que a pesar de estar separados forman parte de
una sola unidad documental, serie o sub serie, por razones del trámite o actuación.
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Foliar: Acción de numerar hojas.
Folio: Hoja
Folio Recto: Primera cara de un folio, la que se numera.
Folio Vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
Fondo Acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de
organización archivística.
Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas,
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida
por la entidad desde su origen hasta su disposición final con el objeto de facilitar su
utilización y conservación.
Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la
ordenación y la descripción de los documentos de una institución.
Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría
archivística, por el cual se establece que la disposición física de los documentos
debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la
ordenación de los fondos, las series documentales y los expedientes en los Archivos
de Gestión.
Principio de procedencia: Conservación de los documentos dentro del fondo
documental al que naturalmente pertenecen. Principio fundamental de la teoría
archivística que establece que los documentos producidos por una institución y
organismo no deben mezclarse con los de otros.
Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo
de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención
documental.
Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de
valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una
muestra de documentos de carácter representativo para su conservación
permanente. Úsense también “depuración” y “expurgo”.
Serie documental: Conjunto de documentos de estructura y contenido
homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Sub serie documental: Conjunto de documentos que forman parte de una serie,
identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características
específicas.
Tabla de Retención Documental: Instrumento de archivo en el que se establecen las
series con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se asigna el
tiempo o permanencia en cada fase del ciclo vital de los documentos.
Tabla de Valoración Documental: Listado de asuntos o series documentales a los
cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una
disposición final.
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Instrumento de archivo en el que se identifican los asuntos o series documentales
de un fondo acumulado, a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el
archivo central, así como una disposición final.
Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad
administrativa, con diagramación, formato y contenidos distintivos que sirven como
elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
Transferencia documental: Proceso técnico, administrativo y legal mediante el cual
se entrega al Archivo Central, (Transferencia Primaria) o al Archivo Histórico
(Transferencia Secundaria al Archivo General de la Nación), los documentos que de
conformidad con las Tablas de Retención Documental del DAPRE han cumplido su
tiempo de retención en la etapa de Archivo de Gestión o de Archivo Central
respectivamente; implica un cambio en el responsable de la tenencia y
administración de los documentos de archivo, que supone obligaciones del
receptor de la transferencia, quien asume la responsabilidad integral sobre los
documentos transferidos.
Unidad documental: Unidad archivística constituida por documentos del mismo tipo
formando unidades simples o por documentos de diferentes tipos formando un
expediente (unidad documental compleja).
Valoración Documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores
primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia
en las diferentes fases del ciclo vital.
4. PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
4.1 PLANEACIÓN DOCUMENTAL
La planeación documental del Departamento Administrativo de la Presidencia de la
República DAPRE define los criterios, actividades y requisitos en cumplimiento del
contexto administrativo, legal, funcional y técnico, para la adecuada gestión de los
documentos desde su generación hasta su disposición final.
4.1.1 Administración documental
Para la administración documental, se tiene en cuenta la normatividad emitida por
el Archivo General de la Nación AGN, legislación vigente y normas técnicas
colombianas al igual que los estándares de buenas prácticas internacionales para
el desarrollo y aplicación de los procesos de la gestión documental lo cual se
direcciona en la Entidad a través de los manuales, lineamientos, guías y
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procedimientos aplicables que se encuentran en el Sistema Integrado de Gestión
de la Presidencia de la República SIGEPRE, destacando los siguientes:
D-GD-01 Programa de Gestión Documental
M-DE-02 Manual del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la
República SIGEPRE
SIGEPRE, Mapa de Procesos, Proceso de Gestión Documental
M-GD-01 Manual de Gestión Documental
M-TI-01 Manual de Políticas de Seguridad de la Información
M-AU-04 Manual de Atención a la Ciudadanía
G-GD-02 Guía para la calificación de la información de acuerdo a sus niveles
de seguridad.
G-DE-01 Guía para la elaboración y control de documentos SIGEPRE.
4.1.2 Instrumentos archivísticos
La Entidad cuenta con los siguientes instrumentos archivísticos para la
administración documental:
Cuadros de Clasificación Documental CCD
Tablas de Retención Documental TRD
Inventarios Documentales
D-GD-01 Programa de Gestión Documental PGD
D-GD-02 Plan Institucional de Archivos PINAR
Los mapas de procesos, flujos documentales, y descripción de las funciones
de las unidades administrativas de la Entidad.
4.1.3 Directrices para la creación y diseño de documentos:
Para la creación y diseño de documentos en el Departamento Administrativo de la
Presidencia de la República, se tienen en cuenta las directrices establecidas en:
G-DE-01 Guía para la elaboración y control de documentos SIGEPRE.
G-SA-01 Guía Sistema Gráfico
Guía Técnica Colombiana GTC 185 (Documentación organizacional)
M-GD-01 Manual de Gestión Documental.
Las Resoluciones de modificación presupuestal que se elaboran bajo los
parámetros establecidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Decreto 1081 de 2015, Libro2, Parte1, Título 2, el cual establece directrices
de técnica normativa para la elaboración de proyectos de decretos y
resoluciones para la firma del Presidente de la República.
L-DE-04 Lineamiento para el registro de reuniones
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4.1.4 Mecanismos de autenticación
El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, ha determinado
para la gestión de autenticaciones lo siguiente:
Para los documentos de trámite interno, se definió la firma digital en el
sistema de gestión documental y archivo, para los directivos responsables
de las dependencias.
Se establece la firma digital para las comunicaciones externas y Comisiones
de los funcionarios del DAPRE para los servidores autorizados para tal fin
4.2 PRODUCCIÓN
La producción documental en la Entidad está enmarcada tanto en el Sistema de
Gestión de la Calidad como en los procedimientos archivísticos, de esta manera se
establecen las directrices para la elaboración de los documentos.
El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República tiene la
propiedad de la documentación e información producida, gestionada, divulgada y
almacenada en el ejercicio de las funciones asignadas a los funcionarios y
dependencias de la Entidad, no debe ser utilizada para fines distintos y estar
disponible al ciudadano conforme lo indica la Ley.
4.2.1 Aspectos generales
En la producción de los documentos se deben tener en cuenta los siguientes
aspectos:
Para la elaboración de los oficios, memorandos, certificaciones y circulares
se emplean las plantillas prestablecidas en el sistema de gestión documental
y archivo de la Entidad. Únicamente adquieren validez una vez son
debidamente firmados.
Utilizar letra Arial, color negro en tamaño entre 10 y 12, ajustar de acuerdo
al contenido.
Emplear papel bond blanco de 75 gramos.
Firmar con bolígrafo de tinta negra, en ningún caso se debe utilizar lápiz,
micro puntas, esferos de tinta mojada o de color ya que éste tipo de tintas
son perjudiciales para la conservación del documento.
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En las comunicaciones oficiales enviadas, sólo se imprime en original para el
destinatario y una copia para el expediente de la serie documental; en los
casos en los cuales se anuncien copias para otros destinatarios, se
imprimirán las copias correspondientes.
Para los correos electrónicos se utiliza fuente Arial, tamaño entre 10 y 12, en
color negro, no se debe utilizar ningún color de letra o imagen sobre el fondo
en el que se escribe el mensaje. La estructura y contenido de la firma
electrónica del correo es coordinada por el Área de Tecnologías y Sistemas
de Información por lo que cualquier modificación debe ser previamente
autorizada.
Emplear protocolos formales en la redacción y ortografía de los documentos
y correos electrónicos.
Se deben seguir con rigurosidad las políticas de seguridad de la información
al elaborar documentos y correos electrónicos. Ver Manual de Políticas de
Seguridad de la Información M-TI-01.
La documentación de fuentes externas se entenderá de conocimiento de la
Entidad cuando haya sido recibida por cualquiera de los medios oficiales
descritos en el Manual de Atención a la Ciudadanía M-AU-04.
Desde la producción, los documentos asociados a una Tabla de Retención
Documental deben nombrarse acorde con los tipos documentales
registrados en la serie o sub serie documental correspondiente.
Nota:
Las comunicaciones enviadas deben estar firmadas y archivadas en su
expediente de acuerdo a la Tabla de Retención Documental.
La producción documental en el sistema de gestión documental y archivo se
desarrolla según lo indican los manuales de usuario:
Manual del usuario Gestión Documental: copiando o digitando el enlace
https://escribe.presidencia.gov.co/ManualUsuario/ManualGDUsuario (ingresando
con la cuenta de usuario asignada en el sistema de gestión documental y
archivo Escribe Presidencia).
Manual de Usuario Canales de Entrada: copiando o digitando el enlace
https://escribe.presidencia.gov.co/ManualUsuario/Manual%20del%20Usuario%20E
ntradas%20de%20Informaci%C3%B3n (ingresando con la cuenta de usuario
asignada en el sistema de gestión documental y archivo Escribe
Presidencia).
4.2.2 Firmas autorizadas:
Las comunicaciones oficiales que se proyecten para enviar a destinatarios externos
o internos que sean de competencia de la dependencia, sólo podrán ser firmadas
por los funcionarios titulares de las mismas legalmente constituidas en la estructura
orgánica y funcional del Departamento Administrativo de la Presidencia de la
República y sus Fondos Cuenta.
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En ausencia de los funcionarios titulares de las dependencias o coordinadores de
los grupos de trabajo por situaciones administrativas que generen vacancia,
podrán firmar las comunicaciones oficiales internas o externas, los funcionarios
que a través de acto administrativo de encargo se les asigne temporalmente la
titularidad de la dependencia o grupo de trabajo, informando mediante
comunicación al Área de Tecnologías y Sistemas de Información, para que le sean
habilitados los permisos correspondientes en el sistema de gestión documental y
archivo del DAPRE.
En ausencia de los funcionarios titulares de las dependencias o coordinadores de
los grupos de trabajo por necesidades del servicio (Comisiones de servicio al
Interior o al Exterior), podrán firmar las comunicaciones oficiales enviadas e
internas, los funcionarios de planta que sean designados por el titular de la
dependencia de manera expresa mediante comunicación ante el Área de
Tecnologías y Sistemas de Información, para que le sean habilitados los permisos
correspondientes en el sistema de gestión documental y archivo del DAPRE.
El Grupo de Atención a la Ciudadanía tramitará únicamente las comunicaciones
oficiales firmadas por los funcionarios competentes.
Las comunicaciones oficiales internas, deben ser firmadas mediante firma digital
por los responsables mencionados anteriormente y transferidas a través del
sistema de gestión documental y archivo del DAPRE. No imprima a menos que sea
estrictamente necesario.
Los contratistas podrán firmar las comunicaciones oficiales externas e internas
siempre y cuando el objeto u obligaciones del contrato alo establezcan. Ver M-
AU-04 Manual de Atención a la Ciudadanía.
4.3 GESTIÓN Y TRÁMITE
El proceso de gestión y trámite de la documentación en el Departamento
Administrativo de la Presidencia de la República, comprende el conjunto de
actividades necesarias para el registro, direccionamiento, distribución,
descripción, disponibilidad, recuperación, acceso, control y seguimiento a los
trámites que surten los documentos de la Entidad, hasta la resolución de los
asuntos. Este proceso se encuentra normalizado mediante manuales, formatos y
procedimientos propios de cada proceso.
Las actividades concernientes a la recepción, registro, direccionamiento y
distribución de las comunicaciones oficiales, se desarrollan de acuerdo con las
directrices establecidas en el Manual de Atención a la Ciudadanía M-AU-04 así como
en los procedimientos relacionados que establezcan el Proceso de Atención al
Usuario.
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El seguimiento y control al trámite de las comunicaciones oficiales externas se
realiza por medio del Sistema de Gestión Documental y Archivo, cada funcionario
deberá garantizar el cumplimiento en los tiempos establecidos para las respuestas,
teniendo en cuenta la Ley 1755 de 2015, así mismo el Grupo de Atención a la
Ciudadanía realiza el seguimiento y control a la gestión y trámite oportuno de las
comunicaciones oficiales externas.
La gestión y trámite documental en el sistema de gestión documental y archivo se
desarrolla según lo indican los manuales de usuario:
Manual Módulo Gestión Documental: copiando o digitando el enlace
https://escribe.presidencia.gov.co/ManualUsuario/ManualGDUsuario (ingresando
con la cuenta de usuario asignada en el sistema de gestión documental y
archivo Escribe Presidencia).
Manual de Usuario Canales de Entrada: copiando o digitando el enlace
https://escribe.presidencia.gov.co/ManualUsuario/Manual%20del%20Usuario%20E
ntradas%20de%20Informaci%C3%B3n (ingresando con la cuenta de usuario
asignada en el sistema de gestión documental y archivo Escribe
Presidencia).
Manual de Usuario Trámites Masivos: copiando o digitando el enlace
https://escribe.presidencia.gov.co/ManualUsuario/Manual%20Tr%C3%A1mites%2
0Masivos (ingresando con la cuenta de usuario asignada en el sistema de
gestión documental y archivo Escribe Presidencia).
4.3.1 Acceso y consulta de los documentos:
El acceso y consulta de los documentos producidos o recibidos por el
Departamento Administrativo de la Presidencia de la República DAPRE en el
cumplimiento de sus funciones, se garantizará en concordancia con lo dispuesto en
la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000), Ley de Transparencia y del Derecho
al Acceso a la Información Pública (Ley 1712 de 2014) y demás legislación que
aplique.
Ley 594 de 2000, artículo 27
: “Acceso y consulta de los documentos.
Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de
archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre
que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la
Constitución o a la ley.
Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados
garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen
nombre de las personas y demás derechos consagrados en la
Constitución y las leyes.”
Ley 1712 de 2014, artículo 4
. “En ejercicio del derecho fundamental de
acceso a la información, toda persona puede conocer sobre la
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existencia y acceder a la información pública en posesión o bajo
control de los sujetos obligados. El acceso a la información solamente
podrá ser restringido excepcionalmente. Las excepciones serán
limitadas y proporcionales, deberán estar contempladas en la ley o en
la Constitución y ser acordes con los principios de una sociedad
democrática”
4.3.2 Préstamo y devolución de documentos de los archivos de
gestión
Las dependencias deben garantizar el debido control de acceso a la documentación
perteneciente a sus archivos de gestión, teniendo en cuenta las recomendaciones
para su manejo indicadas en la Guía para la Calificación de la Información de
acuerdo con sus niveles de seguridad G-GD-02, Manual de Políticas de Seguridad
de la Información M-TI-01 y el Procedimiento para la prestación del servicio de
consulta o préstamo de documentación del Archivo Central o de gestión P-GD-07.
Diligenciando el formato Control préstamos archivos de gestión F-GD-23, se
garantiza el debido protocolo para los préstamos de documentos del archivo de
gestión que se realicen al interior de la dependencia, es importante realizar el
seguimiento a la devolución de las carpetas y reportar al Jefe de la dependencia si
se presenta alguna inconsistencia en el proceso.
El formato se diligencia cada vez que se realiza un préstamo de documentos del
archivo de gestión al interior de la misma dependencia, el cual deberá ser firmado
tanto por el funcionario que entrega, como el que solicita el préstamo.
Cuando se trate de préstamos de documentos del archivo de gestión hacia otras
dependencias, debe mediar autorización escrita del jefe de la dependencia y
emplear el mismo formato.
Nota: Si se presenta algún suceso que involucre hurto o fuga de documentación del
archivo de gestión, el jefe de la dependencia deberá reportar, mediante memorando
y de manera inmediata, al (la) Jefe del Área Administrativa y al (la) Coordinador (a)
del Grupo de Gestión Documental para activar el respectivo plan de contingencia,
adjuntando al reporte, copia del Formato Único de Inventario Documental F-GD-07
de la dependencia y el Índice de Carpeta (Hoja de Control) F-GD-08, que den cuenta
de la existencia y composición de la documentación.
4.3.3 Préstamo y devolución de documentos del Archivo
Central
Usuarios Internos:
Las solicitudes de consulta o préstamo de documentación al Archivo Central o en el
archivo de gestión, se gestionan de acuerdo al procedimiento Prestación del
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servicio de consulta, copia o préstamo de documentación del Archivo Central o
archivo de gestión P-GD-07.
Desde el Archivo Central se gestionan las solicitudes de consulta o préstamo de
documentos que se encuentran bajo su custodia, únicamente a las dependencias
propietarias de la documentación o a los usuarios externos previo cumplimiento de
los requisitos de radicación de la solicitud según lo indica el Manual de Atención a
la Ciudadanía M-AU-04. Las solicitudes de préstamo o consulta de documentos se
gestionarán al jefe de la dependencia o al (los) funcionario (s) que éste asigne por
medio del formato Autorización para consulta, copia o préstamo de documentación
del Archivo Central F-GD-14, la información registrada se deberá actualizar
solamente cuando se presenten cambios de los funcionarios autorizados o del jefe
de la dependencia y se envía en original al Coordinador del Grupo de Gestión
Documental.
El Archivo Central del Departamento Administrativo de la Presidencia de la
República, es el custodio de la documentación transferida por las dependencias y
presta el servicio de consulta y préstamo de carpetas, tomos o expedientes, a los
funcionarios pertenecientes y autorizados de las dependencias productoras.
Para iniciar el servicio, el funcionario solicitante diligencia y envía por correo
electrónico al Grupo de Gestión Documental el formato Solicitud Servicio de
consulta, copia o préstamo Archivo Central F-GD-05, en el cual debe ingresar la
mayor cantidad de información que identifique la documentación requerida, para
esto puede consultar el inventario documental de la dependencia para identificar si
la documentación requerida ya fue transferida al Archivo Central en caso contrario
puede también consultar en el inventario documental publicado en la Página Web
de la Entidad.
Desde el sistema de gestión documental y archivo podrá también consultar los
inventarios documentales y realizar la solicitud de acuerdo con lo indicado en el
manual de usuario:
Manual Módulo Gestión Documental: copiando o digitando el enlace
https://escribe.presidencia.gov.co/ManualUsuario/ManualGDUsuario (ingresando
con la cuenta de usuario asignada en el sistema de gestión documental y
archivo Escribe Presidencia).
Las solicitudes de préstamo o consulta de documentación en el Archivo Central, se
podrán realizar:
1. Enviando correo electrónico, dirigido al Coordinador del Grupo de Gestión
Documental con copia a los funcionarios asignados del Grupo de Gestión
Documental para el trámite de solicitudes adjuntando el formato F-GD-05
Solicitud servicio de consulta, copia o préstamo de documentación del
archivo central.
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2. Entregando de manera personal el formato F-GD-05 Solicitud servicio de
consulta, copia o préstamo de documentación del Archivo Central en la
oficina del Grupo de Gestión Documental al funcionario a cargo de la
consulta y prestamos del Archivo Central.
Es importante suministrar al Grupo de Gestión Documental, información suficiente
sobre la unidad documental solicitada, para lo cual el funcionario debe disponer y
acudir a los inventarios documentales de transferencias realizadas al Archivo
Central y teniendo en cuenta lo siguiente:
El Grupo de Gestión Documental verifica el cumplimiento de los requisitos de
la solicitud para dar inicio a su trámite.
Se gestionan solicitudes de carpetas, expedientes o tomos de acuerdo a
datos suministrados y según inventario documental
El funcionario autorizado para retirar la documentación objeto del préstamo,
deja constancia de haber recibido la carpeta, tomo o expediente solicitado
en el formato Control Préstamo Archivo Central F-GD-15 (el cual es
diligenciado por un funcionario del Grupo de Gestión Documental). La
dependencia deberá garantizar la integridad de los expedientes objeto del
préstamo por lo cual no deberá agregar, retirar, reemplazar sus folios,
cambiar el orden o adulterar los documentos o las características de la
unidad de conservación (carpeta o caja)
Los servicios que presta el Archivo central del Departamento Administrativo de la
Presidencia de la República son:
Consulta: En la oficina del Grupo de Gestión Documental sin retirar la unidad
documental.
Copia digitalizada de la carpeta: Enviada por correo electrónico corporativo
o al que indique el usuario externo con el debido protocolo previa validación
de su estado de clasificación o reserva.
Préstamo: Según lo definido en el procedimiento Prestación del servicio de
consulta, copia o préstamo de documentación del Archivo Central o de
gestión P-GD-07.
El funcionario asignado en el Grupo de Gestión Documental recibe la solicitud,
verifica que la información suministrada sea clara y procede a la consulta en
inventarios documentales para determinar la ubicación topográfica o rango para la
búsqueda en el Archivo Central.
Una vez ubicada la documentación, se informa al solicitante la disponibilidad de la
(s) carpeta (s) solicitada (s) para ser recogidas por la dependencia. Si transcurridas
24 horas hábiles no se reclama la documentación, se entenderá que ya no se
requiere y se cerrará la solicitud.
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Duración del préstamo
Una vez se registre el préstamo en el formato Control Préstamo Archivo Central F-
GD-15, el usuario tendrá la documentación por máximo 10 días (hábiles), vencido
este plazo, deberá devolver la documentación o hacer solicitud formal de
renovación del préstamo con las debidas justificaciones. La renovación del
préstamo será igualmente por un periodo de 10 días y debe ser informada al
Coordinador del Grupo de Gestión Documental.
El funcionario del Grupo de Gestión Documental verifica que la documentación
devuelta se encuentre en las mismas condiciones en que fue entregada, en caso de
detectarse inconsistencias en la entrega o demoras injustificadas en la devolución
de la documentación, el funcionario del Grupo de Gestión Documental informa de
inmediato al Coordinador del Grupo de Gestión Documental y éste a su vez a los
Jefes del Área Administrativa y de la dependencia que entrega, con el fin de iniciar
el seguimiento correspondiente. Ver P-GD-07 Prestación del servicio de consulta,
copia o préstamo de documentación del Archivo Central o de gestión.
Si de acuerdo con la información registrada en la solicitud, la documentación no se
ubica en el Archivo Central, se solicita a la dependencia en lo posible ampliar los
datos suministrados, en caso que definitivamente no se encuentre lo requerido, se
informará tal situación al solicitante.
Usuarios externos
Para la solicitud de copias o consultas de documentos al Archivo Central, los
funcionarios del Grupo de Gestión Documental, indicarán a los usuarios externos
presentar sus solicitudes a la dependencia responsable de la documentación, a
través de los diferentes medios de recepción definidos por la Entidad. Ver Manual
de Atención a la Ciudadanía M-AU-04.
Para el caso especial de solicitudes de consulta en sitio realizadas por
Historiadores e Investigadores, éstas serán autorizadas por la jefatura del Área
Administrativa y su gestión se realizará con el acompañamiento de funcionarios del
Grupo de Gestión Documental en el Archivo Central.
Cuando el usuario requiera copias físicas de la documentación, deberá mediar el
pago correspondiente según lo dispuesto por la Entidad en acto administrativo.
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4.4 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
Para la organización de los archivos en el Departamento Administrativo de la
Presidencia de la República, inicialmente se deben identificar las Tablas de
Retención Documental que aplican a la documentación de la dependencia, con el
fin de tener en cuenta los aspectos:
Creación y conformación de expedientes en los Archivos de
Gestión
Las dependencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la
República, deben conformar sus Archivos de Gestión, a partir de la Tabla de
Retención Documental desde el inicio, durante y hasta la finalización de un trámite,
actuación o procedimiento, abarcando los documentos que se generen en la
vigencia y prescripción de las acciones administrativas, fiscales y legales,
atendiendo los principios archivísticos de procedencia y orden original. (Ver
Términos y Definiciones).
Para tal efecto, el funcionario a cargo del archivo de gestión recibe la
documentación que ya ha surtido su trámite para ser incorporada a los expedientes
de acuerdo a las series y sub series documentales indicadas en la Tabla de
Retención Documental respectiva.
Todos los funcionarios de la Entidad están obligados a realizar la entrega oportuna
de la documentación perteneciente al archivo de gestión de su dependencia para
garantizar la conformación de las carpetas conforme a la secuencia de actuación o
trámite y evitar reprocesos al funcionario a cargo del archivo. Así mismo deben
garantizar el cumplimiento de la Ley 734 de 2002, en los siguientes artículos:
Artículo 34 (deberes de los servidores públicos), numeral 5.
“Custodiar y
cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo
o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o
evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.”
Artículo 35 (Prohibiciones) Numeral 13
“Ocasionar daño o dar lugar a la
pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan
llegado a su poder por razón de sus funciones.
Numeral 21
Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o
archivos a personas no autorizadas”.
Por lo anterior, es importante la participación de todos los funcionarios para la
organización documental, ya que de ésta forma se garantiza la integridad,
autenticidad, veracidad y fidelidad de la información.
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4.4.1 Clasificación
La construcción de las Tablas de Retención Documental se realiza a partir de
las funciones asignadas a la dependencia mediante acto administrativo. La
clasificación consiste en agrupar los documentos producidos en ejercicio de
esas funciones de acuerdo con la Serie o Sub serie documental
correspondiente.
4.4.2 Ordenación
Para mantener la integridad de un expediente durante su ciclo de vida, los
documentos que conforman un expediente, se ordenan siguiendo fielmente
la secuencia lógica de la actuación o trámite por lo cual cada documento
debe ubicarse en el lugar correspondiente de acuerdo con el momento de su
producción o trámite administrativo que dio lugar a la generación del mismo.
Se deben tener en cuenta los requerimientos administrativos, legales,
funcionales y técnicas de los documentos y aplicar métodos acordes con las
características diplomáticas de los mismos.
En caso de algunas series simples que presentan secuencia numérica en su
producción como los decretos, resoluciones, actas entre otros, se organizan
siguiendo dicha secuencia.
Ejemplo:
Para la ordenación cronológica de los documentos al interior de una carpeta,
expediente o tomo se debe tener en cuenta que si se trata de documentos de
origen externo, la fecha válida es la generada al radicarse en la ventanilla
única de correspondencia de la Entidad y para aquellos que son emitidos por
el DAPRE, se toma la fecha de su producción oficial.
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El documento con la fecha más antigua, será el primer documento que se
encuentre al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de
la misma.
Retirar todos aquellos elementos o documentos que no son de archivo por
ejemplo: hojas en blanco, separadores, tarjetas de invitación, copias
repetidas, documentos en borrador entre otros.
Realizar la limpieza documental retirando material como: ganchos de
cosedora, clips, post-it entre otros.
Reproducir en fotocopia los documentos producidos en papel químico de fax
antes de ser archivados, la impresión en éste tipo de papel se desgasta con
rapidez lo cual ocasiona pérdida de información importante para la Entidad.
Ubique en cada carpeta hasta 200 folios (de ser necesario un 10% más),
siempre que no se interrumpa algún trámite.
Los ejemplares que se presenten repetidos en un mismo trámite o que
correspondan a fotocopia idéntica de otro documento que contiene las
mismas características en cuanto a sellos, firmas, observaciones escritas
por el usuario entre otras son considerados duplicidad y no deben
archivarse, sin embargo si presentan alguna mínima diferencia deben ser
conservados como soporte administrativo, fiscal y legal.
Para asegurar los documentos a la carpeta, se introduce el gancho legajador
desde el primer documento hacia abajo (ver imagen), asegurándolo en la
parte posterior de la carpeta, teniendo en cuenta que para mantener en la
ordenación la secuencia lógica de los documentos (Principio de orden
original), los que van llegando se ubican al final, en éste caso únicamente se
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necesita retirar la tapa de la carpeta, incorporar el documento y volverla a
asegurar.
De ésta manera se facilita la conservación de los soportes ya que se
disminuye la manipulación de los documentos:
No se deben archivar sobres, sin embargo es importante verificar que en el
documento se encuentre registrada la dirección y demás datos necesarios
para enviar respuesta pero si ésta información únicamente se encuentra en
el sobre, se debe tomar fotocopia de los datos en la parte posterior del
documento.
Alinear siempre la documentación sobre la margen izquierda y el borde
superior, de manera que esta quede uniforme con el fin de que se brinde una
adecuada conservación dentro de la unidad de almacenamiento (sin
interesar que por el tamaño del papel sobresalgan en la parte inferior o al
lado derecho) utilice gancho legajador de material plástico en caso que la
documentación lo requiera.
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Evite perforar varias veces los documentos, en caso que sea necesario
revise que no se elimine información. Procure no doblar los documentos, si
se considera indispensable, hágalo de las siguientes formas:
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Foliación:
Realizar la foliación de la documentación cuando ya esté debidamente ordenada,
teniendo en cuenta las siguientes instrucciones:
Utilizar números arábigos claros y legibles, iniciando en uno (1) de manera
consecutiva sin adicionar guiones, letras o derivaciones.
No se deben omitir, repetir, tachar o repisar los números.
Emplear lápiz de mina negra tipo HB o B, no repise meros, no se deben
utilizar portaminas.
Para las series complejas como Historias Laborales, Contratos,
Investigaciones Disciplinarias o Procesos Judiciales, la numeración es
continua por cada expediente aun cuando se ubique en varias carpetas, para
las series simples se realiza foliación independiente por cada carpeta
iniciando en 1 (siempre cuando no correspondan a un solo trámite).
En series simples como actas, resoluciones, informes etc., la foliación se
realiza en cada carpeta iniciando desde el número 1, si un mismo trámite
ocupa más de una carpeta la numeración se realiza de manera consecutiva.
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Los planos, mapas, dibujos y demás documentos en gran formato tendrán el
número de folio consecutivo que les corresponde, aun cuando estén
plegados. En la hoja de control se deben describir las características del
documento. Si se opta por separar éste material es necesario hacer el
correspondiente cruce de referencia.
No se deben foliar las pastas, el índice ni las hojas-guarda en blanco
Ubicar los números en la parte superior derecha en el sentido de lectura del
documento, únicamente por la primera cara de la hoja (folio):
Se deben foliar los mapas y planos en el número que les corresponda aún
cuando estén plegados. En el caso de las fotografías sueltas, éstas llevan la
foliación respectiva en el reverso.
Cuando se encuentren anexos impresos tales como revistas o folletos se
numera como un solo folio dejando constancia de sus características en el
formato Índice de Carpeta (Hoja de Control) F-GD-08.
Es necesario respetar la foliación anterior, lo correcto es anularla, para esto
se traza una línea oblicua (recta ascendente de izquierda a derecha) sobre la
escritura del número para proceder con la nueva foliación, sin embargo, si se
trata de un error propio debe borrarse cuidadosamente para no deteriorar el
soporte:
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No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel tales como
discos compactos (CD), casetes, videos, memorias USB; sin embargo se debe
dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que
pertenecen en el formato de Índice de carpeta (Hoja de Control) F-GD-08 y
Formato Único de Inventario Documental F-GD-07.
4.4.3 Descripción
Índice de Carpeta
Para garantizar la integridad de las unidades documentales, llevar el control
de los documentos, facilitar la consulta y recuperación de la información, una
vez culminado el proceso de ordenación se deben describir las piezas
documentales contenidas en el expediente o carpeta diligenciado el formato
de control llamado Índice de carpeta (Hoja de Control) F-GD-08.
En éste formato se registran los tipos documentales contenidos en la carpeta
desde su apertura, actualizando conforme ingresan nuevos documentos
hasta el cierre del expediente.
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Inventario Documental
Para garantizar el control y recuperación de la información se debe diligenciar el
Formato Único de Inventario Documental F-GD-07 en el que se consignan de manera
precisa las carpetas, expedientes, tomos y documentación en otros soportes que
conforman los archivos de la Entidad, en concordancia además con lo indicado en
la Tabla de Retención Documental que esté aplicando.
Debe diligenciarse a medida que se van conformando las unidades documentales,
permanecer actualizado en el archivo de gestión de cada dependencia y disponible
para la consulta de la información documental a cargo.
El Formato Único de Inventario Documental FUID se emplea en los siguientes
momentos:
Para realizar la transferencia documental primaria de la documentación que
según la Tabla de Retención Documental ya ha cumplido su tiempo de
retención en el archivo de gestión.
Para realizar inventario individual por desvinculación, cambio de funciones,
ausencia por vacaciones, comisión o traslado del funcionario.
Por fusión o supresión de la dependencia.
Para transferencia documental secundaria por parte de la Entidad al Archivo
General de la Nación.
Para la valoración de fondos documentales acumulados.
Otro motivo que se disponga en la Entidad.
En el caso del inventario individual por desvinculación o vacaciones de los
funcionarios, se debe anexar al Informe de Entrega por retiro del servicio o
separación temporal del cargo F-TH-54.
Ley 594 de 2000, Artículo 15:
“Responsabilidad especial y obligaciones de
los servidores públicos. Los servidores públicos, al desvincularse de las
funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo
debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que
establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique
exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de
irregularidades.”
Las dependencias que produzcan, gestionen o custodien archivos con
documentación relativa a Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario
deberán indicar tal condición en el inventario, de igual forma en los casos en que se
trate de información clasificada o reservada siendo responsables por el tratamiento
ajustándose a los criterios de acceso y protección de la información.
(Ver Acuerdo
004 de 2015, Archivo General de la Nación)
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Rotulación de las unidades documentales y unidades de
conservación
Todas las carpetas deben ser identificadas y marcadas de acuerdo con las series o
sub series documentales indicadas en la Tabla de Retención Documental
respectiva, teniendo en cuenta la fecha de la documentación y la información
necesaria para la ubicación y recuperación de la información. La rotulación
correcta permite ubicar y agrupar la documentación dentro de la serie, sub serie o
asunto respectivo en el archivo de gestión de la dependencia y facilitará su consulta
o búsqueda futura en el Archivo Central.
En una primera etapa, se diligencia el formato Rótulo de Unidad Documental F-GD-
13 como se observa en el ejemplo de la ilustración:
Este rótulo se emplea en todas las carpetas, tomos y otras unidades documentales
siempre y cuando pertenezcan al archivo de gestión de la dependencia. Cuando se
tengan documentos de apoyo, se debe identificar claramente ésa condición,
separar tal documentación y realizar la marcación sin utilizar el formato controlado.
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Para facilidad de manejo y lectura de la información, se recomienda ubicar el rótulo
centrado en la parte inferior de la carpeta dejando aproximadamente 2 centímetros
de distancia desde el filo inferior:
Una vez conformadas y rotuladas la carpetas, éstas se introducen en una caja de
archivo de acuerdo con su capacidad, teniendo presente que las unidades
documentales deben ingresar y salir fácilmente para evitar su deterioro o el uso
inadecuado del espacio, identificando su contenido en el exterior de la caja
mediante el formato Rótulo de Caja F-GD-30.
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El suministro de cajas de archivo se gestiona con el Grupo de Gestión Documental
por medio de correo electrónico solicitando la cantidad estimada o aproximada que
se requiere, sin que se genere desperdicio.
Espacios físicos de los archivos
El mobiliario destinado para los espacios de archivo, debe ser utilizado únicamente
para el almacenamiento de documentación, en beneficio de la conservación de los
soportes documentales, no se deben mezclar archivos con otros elementos tales
como cafetería, papelería, implementos personales etc.
Los mobiliarios donde se ubican los archivos de gestión deben identificarse como:
“Archivo de Gestión de…” y al interior demarcar la ubicación de las series y sub
series documentales de la dependencia como se observa en la imagen:
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Lineamientos para organización de documentos electrónicos de
archivo
Los documentos electrónicos producidos por los funcionarios de la Entidad en el
desarrollo de sus funciones, almacenados en los equipos de cómputo, deben ser
tratados conforme a los principios y procesos archivísticos, cuando éstos
documentos tengan naturaleza de archivo, es decir que por su valor administrativo,
fiscal, legal, científico, histórico, técnico o cultural adquieran esa naturaleza por lo
tanto deberán estar registrados en la Tabla de Retención Documental.
Cada dependencia debe conformar su Archivo de Gestión de documentos
electrónicos conforme a los Cuadros de Clasificación Documental y las Tablas de
Retención Documental en forma similar al tratamiento dado a los documentos
físicos, es decir deben clasificarse por series y sub series documentales, ordenarse
siguiendo la secuencia de actuación y trámite y describirse para consulta futura.
Para su conservación en las diferentes etapas del archivo, se recomienda solicitar
al Área de Tecnologías y Sistemas de Información la creación de una carpeta
compartida la cual será denominada: Archivo de Gestión adicionando el nombre de
la dependencia.
Estructura de las carpetas:
Dentro de la carpeta compartida crear una carpeta por año y dentro de éstas, crear
una carpeta por cada una de las series y por cada serie, subcarpetas por sub series
documentales y al interior de cada una de éstas subcarpetas, crear una por cada
expediente electrónico (cuando aplique).
Conformación de los expedientes electrónicos:
Los documentos electrónicos deben ser archivados en expedientes
electrónicos, por medio de la creación de carpetas, según la serie y sub serie
documental a la que pertenecen.
Conformar los expedientes electrónicos, agrupando los documentos según
la serie o sub serie documental y el expediente al que pertenecen,
asegurarse de eliminar las copias y versiones de un mismo documento, dejar
el documento final.
Establecer un orden para los documentos electrónicos dentro de cada
expediente, el cual puede ser alfabético, numérico, cronológico o
consecutivo, según corresponda a la naturaleza y necesidades de
recuperación de la información.
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Los documentos podrán mantenerse independiente o agrupados según las
series mediante las cuales se haya clasificado la documentación de la
entidad, para ello podrán crear el vínculo archivístico por medio del formato
F-GD-08 Índice de Carpeta (Hoja de Control), en el cual se podrá hacer
referencia del nombre y ubicación del documento que no se encuentra
unificado en el expediente.
NOTA: Para la conformación de expedientes en el sistema de gestión documental y
archivo del DAPRE, consulte el Manual Módulo Gestión Documental: copiando o
digitando el enlace https://escribe.presidencia.gov.co/ManualUsuario/ManualGDUsuario
(ingresando con la cuenta de usuario asignada).
4.4.4 Descripción de los expedientes electrónicos:
Con el propósito de llevar el control de los documentos que conforman cada
expediente electrónico, facilitar la consulta y recuperación de la
información, se debe diligenciar, el formato F-GD-08 Índice de Carpeta (Hoja
de Control) y mantenerlo actualizado, sólo deben ir dentro del expediente,
los documentos que correspondan a la serie o sub serie documental.
Los archivos de gestión de documentos electrónicos, se nombran teniendo
en cuenta los siguientes criterios:
Serie documental: Código y nombre de la serie documental según la
TRD.
Sub serie documental: Código y nombre de la sub serie según la TRD.
Nombre del expediente electrónico: El nombre de las carpetas o
expedientes deben ser dicientes de manera que permitan identificar
fácilmente su contenido y facilitar su consulta a futuro.
Tipo documental: Registrar el nombre del tipo documental
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Retención y disposición final de los documentos electrónicos:
Una vez finalice la actuación o procedimiento administrativo que da cierre al
expediente, inicia el conteo del tiempo en que estos documentos electrónicos
permanecerán en el archivo de gestión y Archivo Central durante el tiempo
establecido en las Tablas de Retención Documental.
Seguridad de la información
Al igual que con la documentación cuyo soporte es físico, resulta indispensable
mantener los protocolos y controles que garanticen la seguridad de la información
contenida en soportes electrónicos, acatando las instrucciones brindadas en el
Manual de Políticas de Seguridad de la Información M-TI-01 y en la Guía para la
Calificación de la Información de acuerdo con sus niveles de seguridad G-GD-02
frente al tratamiento de la información calificada como pública clasificada o pública
reservada y solicitando al Área de Tecnología y Sistemas de Información el
acompañamiento necesario para implementar los controles requeridos.
Documentos electrónicos según su forma de creación:
Documentos electrónicos nativos: Cuando han sido elaborados desde un
principio en medios electrónicos y permanecen en estos durante todo su
ciclo de vida.
Documentos electrónicos digitalizados: Cuando se toman documentos en
soportes tradicionales como el papel y se convierten o escanean para su
utilización en medios electrónicos. Para su conservación archivística se
deben seguir las indicaciones establecidas en la Guía para la Digitalización
de Documentos G-GD-06 y Procedimiento para la digitalización de
documentos P-GD-14.
Tener en cuenta que en ningún caso la imagen digital reemplaza
el soporte físico original, por lo tanto éste no puede destruirse,
alterarse u omitirse del proceso de organización documental.
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Documentos electrónicos según su forma y formato
Documentos ofimáticos: Documentos de procesadores de texto, hojas de
cálculo, gráficos, entre otros, producidos con distintos programas o
paquetes de software y en diferentes versiones de software.
Correos electrónicos: Son los correos electrónicos (e-mail) enviados o
recibidos, incluyendo los archivos adjuntos, toda vez que se encuentren
vinculados a una series o sub serie documental.
Imágenes, videos y audio digital: Los documentos creados en estos tipos de
formatos también son considerados documentos de archivo, siempre que se
encuentren vinculados a una serie o sub serie documental.
Un mensaje de correo electrónico ES un documento de archivo cuando...
Contiene información única y valiosa desarrollada en la preparación de documentos de decisión, informes,
estudios, etc.
Refleja acciones significativas tomadas en el curso de la realización de las actividades.
Transmite información única y valiosa sobre los programas, políticas, decisiones o acciones esenciales de la
Presidencia
Transmite declaraciones de política o la razón de las decisiones o acciones adoptadas por los directivos y altos
funcionarios del DAPRE.
Documenta los aspectos significativos de reuniones de relevancia o de alto nivel.
Aprueba o autoriza acciones o gastos.
Constituye una comunicación formal relacionada con asuntos oficiales.
Implica una posición oficial del DAPRE.
Un mensaje de correo electrónico NO es un documento de archivo cuando...
Anuncios o convocatorias de reuniones.
Anuncios generales a los empleados, regulados y divulgados por otros medios apropiados.
Cambios en los números de teléfono o ubicaciones de la oficina.
Envío de copias de documentos enviados para información que no implican ninguna acción.
Envíos de borradores o proyectos de documentos cuyo propósito es obtener comentarios o posibles cambios o
correcciones.
Mensajes que contienen conversaciones personales entre funcionarios
Mensajes que no contienen evidencia de las funciones y actividades de las dependencias del DAPRE.
Información duplicada, formalizada mediante otros tipos de documentos.
Información personal (privada) del directivo, funcionario o contratista.
Al igual que con la documentación en soporte físico, es importante
realizar depuración periódica de los documentos de apoyo que se
encuentren en entorno electrónico de ésta manera se hace uso
eficiente de los espacios de almacenamiento.
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4.5 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Se refiere al proceso mediante el cual, a partir de la Tabla de Retención Documental
(instrumento elaborado a partir de las funciones asignadas a la dependencia en la
cual se registran las series y sub series documentales que brindan soporte a la
ejecución de tales funciones), la cual indica los tiempos en que la documentación
debe permanecer en el archivo de gestión, Archivo Central y archivo histórico, así
como la aplicación de la disposición final.
El tiempo de permanencia de la documentación se empieza a contar una vez se
cierra el expediente, por ejemplo si un contrato estuvo vigente durante tres años, el
tiempo de retención inicia el conteo desde la fecha en que dicho expediente tuvo su
última actuación administrativa y legal.
4.5.1 Transferencias primarias al Archivo Central
La transferencia primaria es el traslado de aquella documentación que ha cumplido
su tiempo de permanencia en el archivo de gestión, de acuerdo con los establecido
en la Tabla de Retención Documental correspondiente, donde las unidades
documentales pasan a ser custodiadas en Archivo Central de la Entidad para lo
cual, conjuntamente se ejecutan las siguientes actividades:
Comunicar el
Cronograma de
transferencias
Realizar
acompañamiento
técnico a las
dependencias
Organizar
técnicamente el
archivo de gestión
Validar la
documentación
que va a ser
transferida
Transferir la
documentación al
Archivo Central
Asignar ubicación
en el Archivo
Central
Consolidar
inventarios
documentales
Custodiar la
documentación y
gestionar las
consultas
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Las transferencias deben ser anuales y se harán de la siguiente manera:
El Grupo de Gestión Documental, elabora anualmente el Cronograma de
Transferencias Documentales, en éste le indica a las dependencias cuándo
deben entregar al Archivo Central, la Documentación susceptible de
transferencia. A través del Área Administrativa, se comunican formalmente
las fechas y horas a los jefes de cada dependencia quienes como
responsables de la documentación deben tomar las medidas del caso para
que se cumpla el plazo fijado y en las condiciones establecidas por la
Entidad. (Ver Procedimiento para las transferencias de los archivos de
gestión P-GD-05).
Funcionarios del Grupo de Gestión Documental, acuden previamente a las
dependencias, para realizar acompañamiento técnico a los responsables
de los archivos de gestión en la correcta organización de la documentación
a cargo y la aplicación de la Tabla de Retención Documental. De igual forma,
previo a la fecha de transferencia dispuesta en el cronograma, se realiza
verificación preliminar de la aplicación del Manual de Gestión Documental
M-GD-01 a la documentación del archivo de gestión, que en el caso de
detectar errores o inconsistencias se indicará a la dependencia los ajustes
que deben realizar antes de transferir al Archivo Central.
La dependencia garantiza (desde que inician los trámites) la organización
técnica de la documentación (ver Organización, en éste documento). La
fecha indicada en el cronograma, las dependencias deberán entregar en
custodia al Archivo Central aquellas series o sub series documentales que
hayan cumplido el tiempo de retención señalado en la TRD
correspondiente. Es obligación de todas las dependencias de la Entidad,
transferir las carpetas, expedientes o tomos debidamente organizados
según las instrucciones establecidas en el Manual de Gestión Documental
M-GD-01, normatividad y legislación aplicables.
Si en la revisión de la transferencia se detectan nuevas inconsistencias o
errores, se le informarán al responsable del archivo de gestión quien
deberá asegurar la realización de las correcciones. De igual forma, el jefe
de la dependencia debe solicitar formalmente la ampliación del plazo con la
debida justificación.
Los funcionarios del Grupo de Gestión Documental realizan la validación de
la organización documental, se dará el visto bueno para proceder con la
recepción de las carpetas punteando contra el Formato de Inventario Único
Documental F-GD-07 diligenciado y firmado por las partes.
Se firman dos ejemplares impresos del Formato Inventario Único
Documental F-GD-07, uno queda en la dependencia que transfiere la
documentación y el otro es para el Archivo Central, además enviar la
versión exacta en formato Excel vía correo electrónico al Coordinador del
Grupo de Gestión Documental y al funcionario del Grupo de Gestión
Documental que recibe la documentación.
Seguido a esto, se realiza el traslado de la documentación al Archivo
Central donde se le asigna la ubicación topográfica.
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Los funcionarios del Grupo de Gestión Documental realizan la actualización
del inventario documental del Archivo Central.
Siendo el Archivo Central custodio de la documentación, la dependencia
que realizó la transferencia sigue siendo la propietaria, por lo tanto podrán
consultar su información siguiendo el procedimiento Prestación del
servicio de consulta, copia o préstamo de documentación del Archivo
Central P-GD-07.
El Archivo Central debe tomar las medidas necesarias para asegurar la
aplicación de los tiempos de retención indicados en las Tablas de Retención
Documental.
De igual manera, según lo dispuesto en la Tabla de Retención Documental
correspondiente, se deberán implementar los procedimientos de
disposición final.
Se realizará transferencia documental secundaria al Archivo Histórico
cuando se determine ésta necesidad de acuerdo con los valores adquiridos
por los documentos y según lo dispuesto en la Tabla de Retención
Documental y en el Procedimiento transferencias externas AGN
(Secundarias) P-GD-06.
Las dependencias que no logren cumplir con el Cronograma establecido,
solicitarán formalmente por escrito la ampliación de la fecha con la debida
justificación del motivo del incumplimiento y la propuesta de la nueva fecha a
transferir, la reprogramación no puede superar la vigencia y la fecha solicitada
deberá ser validada por el Coordinador del Grupo de Gestión Documental.
En el caso de omisión total e injustificada de la transferencia, el (la) Coordinador (a)
del Grupo de Gestión Documental, informará por escrito al (la) Jefe del Área
Administrativa y éste(a) a su vez, a las oficinas de Control Interno y Control Interno
Disciplinario para los respectivos descargos.
4.5.2 Transferencias de Documentos Históricos al Archivo
General de la Nación (Transferencias Secundarias)
Para la transferencia de la documentación histórica del Departamento
Administrativo de la Presidencia de la República al Archivo General de la Nación,
se deberán seguir los lineamientos establecidos por el ente Rector de la Política
Archivística en Colombia.
La documentación debe estar debidamente organizada, con sus inventarios y
demás formalidades técnicas. Decreto No. 1515 de 2013
“Por el cual se reglamenta
la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las Transferencias Secundarias y de
documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los Archivos
MANUAL DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Gestión Documental
M-GD-01
14
38
Generales de los Entes Territoriales, se derogan los Decretos 1382 de 1995 y 998
de 1997 y se dictan otras disposiciones”.
4.6 DISPOSICIÓN DE LOS DOCUMENTOS
La disposición final de los documentos consiste en la selección de los documentos
en cualquier etapa de archivo, con miras a su conservación temporal, permanente,
a su eliminación o reproducción por cualquier medio tecnológico, de acuerdo con
lo establecido en las Tablas de Retención Documental. En el Departamento
Administrativo de la Presidencia de la República, se aplica de acuerdo con lo
establecido en las Tablas de Retención Documental (TRD), y los procedimientos
para cada uno de los métodos de disposición. La disposición de documentos en la
Entidad se rige bajo las siguientes directrices:
Conservación Total: Decisión que se aplica a aquellos documentos que tienen valor
permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su
contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y
políticas de la entidad, convirtiéndose en testimonio de su actividad y
trascendencia. Asimismo, son patrimonio documental del DAPRE y la sociedad en
general que los utiliza para la investigación, la ciencia y la cultura, razón por la que
no son objeto de eliminación.
Selección Documental: Es la decisión resultante de la valoración hecha en cualquier
etapa del ciclo de vida de los documentos, registrada en las tablas de retención o
tablas de valoración documental con miras a su conservación total, eliminación,
selección y/o reproducción. Respecto de las técnicas y criterios para la selección
se tiene cuatro opciones, dos de ellas de tipo cualitativo y las otras dos de tipo
cuantitativo.
Eliminación de Documentos: Para adelantar procesos de eliminación de
documentos, el Coordinador del Grupo de Gestión Documental previa revisión de
las Tablas de Retención Documental y verificación de los tiempos de Retención en
ella establecidos, presentará al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo,
las series y sub series documentales que hayan cumplido sus tiempos de retención
y que por disposición final se puedan eliminar. Una vez el Comité autorice su
eliminación, se procederá de acuerdo con el artículo 15 del Acuerdo AGN 004 del
15 de marzo de 2014. (Ver P-GD-11 Procedimiento eliminación de documentos).
Digitalización: Es la técnica que permite la reproducción de información que se
encuentra registrada en un soporte análogo (papel, video, casetes, cinta, película,
microfilm y otros) en una imagen digital que solo puede leerse o interpretarse por
computador. Ver Guía para la Digitalización de Documentos G-GD-06 y
Procedimiento para la digitalización de documentos P-GD-14.
MANUAL DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Gestión Documental
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39
Microfilmación: Es la técnica que consiste en registrar fotográficamente
documentos como pequeñas imágenes en películas de alta resolución y permite
conservar los archivos en óptimas condiciones de seguridad, economía y eficacia.
4.7 CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Se define como un conjunto de estrategias y procesos de preservación y
conservación, acordes con el sistema de archivo establecido en la Entidad, bajo el
concepto de “Archivo Total”, para asegurar el adecuado mantenimiento de sus
documentos, independientemente del tipo de soporte, garantizando la integridad
física y funcional de toda la documentación, desde el momento de su emisión,
durante su período de vigencia y hasta su disposición final. (Ver M-GD-02 Manual
del Sistema Integrado de Conservación - SIC y G-GD-01 Guía para la Conservación
de Documentos)
4.8 VALORACIÓN DOCUMENTAL
Los criterios de valoración documental del DAPRE, están basados en el
cumplimiento de las normas establecidas, el análisis de la documentación, en
relación con sus valores primarios y secundarios, determinando si tienen
importancia para la historia, la ciencia y la cultura del país, revisada y aprobada
dicha valoración por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, el cual
será el encargado de aprobar las Tablas de Retención y las de Valoración
Documental de la Entidad.
La valoración documental es un proceso técnico que consiste en analizar y
determinar los valores primarios o secundarios de la producción documental de la
entidad y de esta manera fijar el tiempo que deben permanecer tanto en el Archivo
de Gestión como en el Archivo Central y señalar su disposición final.
Para realizar el proceso de valoración de los documentos del Departamento de la
Presidencia de la República es necesario tener en cuenta los siguientes criterios:
Identificar los valores primarios que tienen los documentos que conservan
utilidad para lo que fueron creados o recibidos en la entidad.
Identificar los valores secundarios que son los que presentan los
documentos que serán en el futuro fuente de información para el
conocimiento del origen y el desarrollo institucional, así como para la
investigación y la cultura. Igualmente deben ser útiles para dar testimonio de
las disposiciones, la misión, los planes y programas de cada gobierno
MANUAL DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Gestión Documental
M-GD-01
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40
5. MARCO LEGAL
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE Mapa de procesos Proceso
de Gestión Documental, Normograma o en el campo de documentos
asociados cuando se consulta el documento.
6. REQUISITOS TÉCNICOS
Norma Técnica para la Gestión Pública ISO 9001:2015.
7. DOCUMENTOS ASOCIADOS
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE Mapa de procesos
Documentos y formatos o en el campo de documentos asociados cuando se
consulta el documento.
8. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
Jefe del Área Administrativa
ANEXO No. 19
PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN ENTREGA Y CONSULTA DE
DOCUMENTOS
ORGANIZACIÓN, ENTREGA Y
CONSULTA DE LA DOCUMENTACIÓN
EN EL FCP
GDO_PRO_004
Aprobado 25/10/2019
Versión 2
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1. OBJETIVO
Garantizar la organización entrega y consulta de los documentos que produce,
recibe y tramitan las dependencias del FCP, debido a sus funciones y como
evidencia de su gestión, en cumplimiento de la normativa.
2. ALCANCE
La operación inicia con la identificación de la serie o subserie documental a la cual
corresponden los documentos, de acuerdo con la TRD, del DAPRE, la
conformación del expediente respectivo, su entrega al Archivo de Gestión
Centralizado para continuar con su conformación y administración y finaliza con la
transferencia documental primaria al Archivo General del DAPRE, la disposición de
la información en el momento que sea requerida o eliminación de acuerdo con la
disposición final con la TRD.
3. DEFINICIONES
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o
privada, en el transcurso de su gestión. Respetando el orden en que se produjeron
los cuales servirán como testimonio de la persona o institución que produce la
información en razón a sus funciones y que sirve como fuente de información a los
ciudadanos, entes de control, o como fuentes para la investigación y la historia.
Archivo de gestión: Es aquel que generan las dependencias u oficinas productoras
de la documentación que se recibe o produce para el desarrollo de un trámite, la
cual se encuentra en continua utilización y consulta por las mismas oficinas
productoras u otras que las soliciten.
Archivo Central: Unidad que administra, custodia y conserva los documentos en
cualquier soporte con valor administrativo, legal, permanente e histórico que son
transferidos por las diferentes dependencias de la Entidad, de acuerdo con la tabla
de retención documental.
Archivo histórico: Lugar al cual se transfiere del archivo central, la documentación
que por el proceso de valoración definido en la tabla de retención documental TRD,
que debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la
investigación, la ciencia y la cultura.
ORGANIZACIÓN, ENTREGA Y
CONSULTA DE LA DOCUMENTACIÓN
EN EL FCP
GDO_PRO_004
Aprobado 25/10/2019
Versión 2
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Archivo público: Conjunto de documentos producidos debido a sus funciones por
las Entidades públicas o privadas que desarrollan o prestan un servicio público.
Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la
cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la
estructura orgánico - funcional de la Entidad productora (fondo, sección, series y/o
asuntos).
Diplomática Documental: disciplina que estudia las características internas y
externas de los documentos, conforme a las reglas formales que rigen su
elaboración, con el objeto de evidenciar la evolución de los tipos documentales y
determinar su valor como fuentes para la historia.
Documento público: Documento producido o recibido por un funcionario, entidad
pública o privada público en ejercicio de sus actividades o funciones.
Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas,
tendientes a la planificación, producción, organización, transferencia, consulta y
disposición final de la documentación producida y recibida por la Entidad en
desarrollo de sus funciones, desde su origen hasta su disposición final.
FCP: Fondo Colombia en Paz
FUID: Formato Único de Inventario Documental
Información: Se refiere a un conjunto organizado de datos contenidos en cualquier
medio que una entidad genere, obtenga, adquiera, transforme o controle.
Información pública: Es toda aquella que un sujeto obligado genere, obtenga,
adquiera o controle en su calidad tal.
Información pública clasificada: Es aquella información que estando en poder o
custodia de sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio,
particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica por lo que su
acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias
legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en el
artículo 18 de la Ley 1712 de 2014.
Información pública reservada: Es aquella información que estando en poder o
custodia de un sujeto obligado en su calidad tal, es exceptuada de acceso a la
ciudadanía por daño a intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los
requisitos consagrados en el artículo 19 de la Ley 1712 de 2014.
ORGANIZACIÓN, ENTREGA Y
CONSULTA DE LA DOCUMENTACIÓN
EN EL FCP
GDO_PRO_004
Aprobado 25/10/2019
Versión 2
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Inventario Documental: Instrumento de recepción, recuperación y control de
información que describe de manera exacta y precisa las series y subseries
documentales. Se levanta en el formato único de inventario documental (FUID).
ISAD-G: International Standard Archival Description (Norma Internacional General
de Descripción Archivística), publicada por el Consejo Internacional de Archivos
(CIA) en 1994.
Normalización de la Producción Documental: Actividad por la cual se unifican
los criterios para la gestión documental, conforme a formatos y formularios
regulados en los Manuales de Procesos y Procedimientos identificados en la tabla
de retención documental -TRD-.
NTC: Norma Técnica Colombiana: documento aprobado por un organismo
reconocido el cual establece especificaciones técnicas basadas en los resultados
de la experiencia y del desarrollo tecnológico, la cual se debe cumplir en
determinados productos, procesos o servicios.
Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una entidad o institución.
En archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los
documentos.
Política: Orientaciones o directrices que rigen la actuación de la entidad en el marco
del sistema de planeación.
Reglamento de archivo: Instrumento que señala los lineamientos administrativos
y técnicos que regulan la función archivística en una Entidad.
SG: Sistema de Gestión
TRD: Tablas de Retención Documental
4. ESPECIFICACIÓN
4.1 Involucrados
Todas las áreas y dependencias del Fondo Colombia en Paz.
Archivos General del Departamento Administrativos de la Presidencia de la
República- DAPRE.
ORGANIZACIÓN, ENTREGA Y
CONSULTA DE LA DOCUMENTACIÓN
EN EL FCP
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Aprobado 25/10/2019
Versión 2
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4.2 Entradas
Normas y legislación vigente.
Tabla de Retención Documental - DAPRE
Documentos del SG que apliquen a este procedimiento.
4.3 Salidas
Expedientes conformados con la totalidad de los documentos producidos,
recibidos, organizados y dispuestos para su consulta bajo los parámetros
definidos en este procedimiento.
Inventarios Documentales Actualizados
Transferencia documental al DAPRE, de acuerdo con el plan o
cronogramas definido.
Informes o (Reportes).
4.4 Marco Normativo
Ley 190 de 1995 por la cual se dictan normas tendientes a preservar la
moralidad en la Administración pública y se fijan disposiciones con el fin de
erradicar la corrupción administrativa.
Ley 527 DE 1999 por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y
uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas
digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras
disposiciones.
Ley 962 de 2005, Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización
de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades
del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan
servicios públicos, Artículo 10 y parágrafo.
Ley 1341 de 2009, por la cual se definen principios y conceptos sobre la
sociedad de la información y la organización de las Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones TIC, se crea la Agencia Nacional de
Espectro y se dictan otras disposiciones y decretos reglamentarios.
Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos
y se dictan otras disposiciones.
Ley 1437 de 2011 por la cual se expide el Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Artículo 58 determina
que cuando el procedimiento administrativo se adelante utilizando medios
ORGANIZACIÓN, ENTREGA Y
CONSULTA DE LA DOCUMENTACIÓN
EN EL FCP
GDO_PRO_004
Aprobado 25/10/2019
Versión 2
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electrónicos, los documentos deberán ser archivados en este mismo medio
y que podrán almacenarse por medios electrónicos, todos los documentos
utilizados en las actuaciones administrativas; y que la conservación de los
documentos electrónicos que contengan actos administrativos de carácter
individual, deberá asegurar la autenticidad e integridad de la información
necesaria para reproducirlos.
Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Artículos, 59, 60 ,61, 62
expediente electrónico, sede electrónica, recepción de documentos
electrónicos por parte de las autoridades y prueba de recepción y envío de
mensajes de datos por la autoridad y se establece algunos de los requisitos
que debe reunir el expediente electrónico tales como su foliación,
integridad, recuperación, seguridad, archivo y conservación, cualquiera que
sea el tipo de información que contengan.
Decreto Ley 019 de 2012, Por el cual se dictan normas para suprimir o
reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes
en la Administración Pública.
Ley 1952 de 2019 Por medio de la cual se expide el código general
disciplinario se derogan la ley 734 de 2002 y algunas disposiciones de la
ley 1474 de 2011, relacionadas con el derecho disciplinario.
Decreto 2609 DE 2012 Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594
de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se
dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las
Entidades del Estado.
Decreto 1080 de 2015 (mayo 26). Por medio del cual se expide el Decreto
Único Reglamentario del Sector Cultura. Título II Patrimonio Archivístico,
Capítulo V Gestión de Documentos.
Acuerdo 042 de 2002 Por el cual se establecen los criterios para la
organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las
privadas que cumplen funciones públicas se regulan el Inventario Único
Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General
de Archivos 594 de 2000.
Acuerdo AGN No.002 de 2014 Por medio del cual se establecen los criterios
básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de
los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones.
ORGANIZACIÓN, ENTREGA Y
CONSULTA DE LA DOCUMENTACIÓN
EN EL FCP
GDO_PRO_004
Aprobado 25/10/2019
Versión 2
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Acuerdo 003 de 2015 del AGN, “por el cual se establecen lineamientos
generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de
documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios
electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la Ley
1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el
capítulo IV del Decreto 2609 de 2012”.
Directiva Presidencial 04 DE 2012, Eficiencia administrativa y lineamientos
de la política cero papel en la administración pública.
Circular Externa AGN No. 002 de 2012, “refiere las recomendaciones para
las diferentes entidades interesadas en adquirir o desarrollar sistemas de
gestión de documentos, como quiera que la administración de documentos
de archivo que se originan en sistemas de información debe cumplir con
unos mínimos, para el cumplimiento de las políticas de gestión documental
y conforme a las Tablas de Retención Documental.
Circular Externa AGN No. 005 de 2012, señala que la gestión documental
en el marco de la iniciativa cero papel, debe contemplar el cumplimiento de
criterios que garanticen la seguridad de los documentos e información, la
preservación de los documentos electrónicos, el acceso, la integridad, la
confiabilidad y la disponibilidad de los documentos e información.
4.5 Procedimientos Asociados
GDO_MAN_E001 Manual de Gestión Documental DAPRE
GDO_PRO_E001 Transferencia de los Archivos de Gestión DAPRE
GDO_PRO_E002 Consulta o Préstamo Archivo General o de Gestión
DAPRE
GDO_PRO_E003 Procedimiento para la Digitalización de documentos
DAPRE
GDO_PRO_ 005 Gestión y Tramite de Comunicaciones
GDO_PRO_ 006 Planeación y Producción Documental
GDO_PRO_007 Disposición Final de los Documentos
GDO_PRO_008 Preservación a Largo Plazo
4.6 Generalidades
En la organización entrega, consulta de los documentos generados y recibidos en
el Fondo Colombia en Paz FCP, se debe tener en cuenta el presente
ORGANIZACIÓN, ENTREGA Y
CONSULTA DE LA DOCUMENTACIÓN
EN EL FCP
GDO_PRO_004
Aprobado 25/10/2019
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procedimiento la Tabla de retención Documental del DAPRE y la totalidad de los
requisitos de carácter administrativo, legales, funcionales y tecnológicos, así como
tener presente los criterios de estructura de los documentos, forma de producción o
ingreso, áreas competentes para el trámite.
Las actividades del presente procedimiento tienen como antecedentes las que se
detallan en el Manual de Gestión Documental DAPRE GDO_MAN_E001, los
procedimientos de Gestión y Tramite de Comunicaciones GDO_PRO_005 y
Planeación y Producción Documental GDO_PRO_ 006.
Para la ordenación de los documentos en las unidades de almacenamiento
(carpetas), se debe llevar una secuencia ascendente, es decir debe ordenarse
desde el documento más antiguo al más reciente y que al (abrir la carpeta se
encuentra el primer documento recibido o sea el más antiguo y al final el documento
más reciente.
Los empleados en las dependencias o áreas productoras responsables de los
documentos deben realizar la entrega de los expedientes relacionados en los
formatos:
GDO_FOR_E001_Formato_Único_de_Inventario_Documental_FUID_DAPRE,
GDO_FOR_003_Testigo_Documental_Hoja_de_control_Cruzado_DAPRE,
DO_FOR_E004_Indice_de_Carpeta_Hoja_de_Control_DAPRE, y los definidos y
aprobados por el S.G.
A las unidades de conservación (carpetas) y almacenamiento (carpetas) se deben
identificar diligenciando los formatos
GDO_FOR_E002_Rotulo_Unidad_Documental_DAPRE y el formato
GDO_FOR_E005_Rotulo_de_Caja _DAPRE, con la totalidad de los campos para
su identificación y recuperación en el momento que sean entregadas al archivo de
gestión centralizado y se requerían posteriormente por los productores documental
es, entes de control o la ciudadanía.
ORGANIZACIÓN, ENTREGA Y
CONSULTA DE LA DOCUMENTACIÓN
EN EL FCP
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Aprobado 25/10/2019
Versión 2
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5. DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
ORGANIZACIÓN, ENTREGA Y
CONSULTA DE LA DOCUMENTACIÓN
EN EL FCP
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Aprobado 25/10/2019
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ORGANIZACIÓN, ENTREGA Y
CONSULTA DE LA DOCUMENTACIÓN
EN EL FCP
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Aprobado 25/10/2019
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CONSULTA DE LA DOCUMENTACIÓN
EN EL FCP
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Aprobado 25/10/2019
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6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Organización de la Documentación
N.º
Actividad
Descripción
Registro /
Control
Responsable
1
Entregar Tabla
de Retención
Documental -
TRD
El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República
-DAPRE, hala entrega de la versión de Tabla de Retención
Documental-TRD, al Fondo Colombia en Paz -FCP que deberá
aplicar a los documentos que producen debido a sus funciones.
Tabla de
Retención
Documental-
TRD.
DAPRE
2
Capacitar
Capacitar y divulgar la Tabla de Retención Documental que le
aplica a la documentación, identificando la serie, subserie y
tipologías documentales que la componen.
Capacitación
Gestión
Documental
3
Clasificar
Documentación
Clasificar la documentación de acuerdo con las series, subseries
y tipologías documentales definidas en la tabla de retención
documental del DAPRE.
Productor
Documental
4
Verificar
Documentación
¿El documento corresponde al Archivo de Gestión Centralizado
de la dependencia de acuerdo con la TRD?
NO: Devolver por la planilla de entrega de documentos al
responsable de la distribución para que se entregue a quien
Productor
Documental
ORGANIZACIÓN, ENTREGA Y
CONSULTA DE LA DOCUMENTACIÓN
EN EL FCP
GDO_PRO_004
Aprobado 25/10/2019
Versión 2
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N.º
Actividad
Descripción
Registro /
Control
Responsable
corresponda o definir si se trata de documento Informativos o de
apoyo. En este caso, pasar a la actividad No. 10
SÍ: Se realiza la apertura del expediente (carpeta) en el cual se
incluirán los documentos, respetando el orden original o natural
de los documentos continua en la siguiente actividad.
5
Revisar
Documentación
Revisar si se trata de un documento de archivo o de una copia
idéntica de un documento que ya se encuentra en el expediente,
fax o papel químico y si hay material metálico presente.
En caso de tratarse de documentos duplicados (copias idénticas),
no deberá incluirse en el expediente.
Si se trata de documentos en papel fax o papel químico, antes de
archivar deberá ser fotocopiado y se incluirá la fotocopia.
Si hay material metálico, deberá retirarse teniendo cuidado de no
rasgar, mutilar o causar deterioro al documento.
Productor
Documental
6
Ordenar
Documentación
Ordenar en carpetas los documentos clasificados previamente, de
la fecha más antigua que será la primera que se encuentre al inicio
del expediente, a la más reciente que será la última que se
encuentre.
Productor
Documental
ORGANIZACIÓN, ENTREGA Y
CONSULTA DE LA DOCUMENTACIÓN
EN EL FCP
GDO_PRO_004
Aprobado 25/10/2019
Versión 2
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N.º
Actividad
Descripción
Registro /
Control
Responsable
Instrucción 1: Cada unidad de conservación (carpeta) tiene
capacidad de (200) folios.
Aclaración: Cuando un expediente supere esta cantidad, se debe
abrir una nueva carpeta aclarando que no se deben fraccionar las
unidades documentales se permitirá en ese caso que las
(carpetas contengan un máximo de 220 folios, dando continuidad
a la foliación.
La información que se encuentre en otros medios distintos al
papel Ejemplo: (CD, USB, DVD, Discos Duros, Casete, Micro SD,
fotografías, planos, etc.) al igual que los documentos electrónicos
de archivo, se deberá manejar el formato,
GDO_FOR_003_Testigo_Documental_Hoja_de_control_Cruzad
o_DAPRE
en donde se indique que información contiene, peso, donde se
encuentra almacenada entre otros y que hace parte expediente.
Cuando un expediente se componga de más de una carpeta, se
asignará un número correlativo a cada una de ellas. Esta
información deberá incluirse igualmente en el FUID y en cada
rótulo ejemplo: (carpeta 1 de 3, 2 de 3, 3 de 3 y así sucesivamente
hasta completar el mero de carpetas que componen el
expediente).
ORGANIZACIÓN, ENTREGA Y
CONSULTA DE LA DOCUMENTACIÓN
EN EL FCP
GDO_PRO_004
Aprobado 25/10/2019
Versión 2
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N.º
Actividad
Descripción
Registro /
Control
Responsable
Instrucción 2: Si es necesario perforar la documentación, se
toma como base un folio tamaño OFICIO, con el fin que todos los
documentos queden alineados en la parte superior e izquierda.
7
Foliar
Realizar la foliación de los documentos contenidos en el
expediente teniendo en cuenta lo siguiente.
Instrucción:
Para esta tarea se debe utilizar lápiz de mina negra No 2, y escribir
el número en la parte superior derecha de cada folio en el sentido
de lectura del documento, sólo por una cara no se permite la
foliación con números y letras por ejemplo 1A, 2B, 3C etc.
En caso de que ya se encuentre foliado y se requiere volver a
refoliar se anula, trazando una línea oblicua evitando tachones,
(no borrar) y luego actualice el nuevo número de folio (instructivo
de foliación AGN).
Productor
Documental
8
Diligenciar Hoja
de Control
Verificar y diligenciar completamente la hoja de control, formato
GDO_FOR_E004_Indice_de_Carpeta_Hoja_de_Control_DAPR,
aprobado en el SG, la cual debe estar actualizado con la totalidad
de documentos que componen el expediente.
Hoja de Control
GDO_FOR_E0
04
Productor
Documental
ORGANIZACIÓN, ENTREGA Y
CONSULTA DE LA DOCUMENTACIÓN
EN EL FCP
GDO_PRO_004
Aprobado 25/10/2019
Versión 2
Página 15 de 25
N.º
Actividad
Descripción
Registro /
Control
Responsable
9
Diligenciar
Inventario
Documental
Actualizar y diligenciar completamente el Formato
GDO_FOR_E001_Formato_Único_de_Inventario_Documental_F
UID_DAPRE, con la información del expediente, en el formato
aprobado por el SG.
Inventario
Documental
GDO_FOR_E0
01
Productor
Documental
10
Verificar
Inventario
Documental
¿Cuenta la dependencia con documentos de apoyo o informativos
que hayan perdido su utilidad para la gestión y puedan
eliminarse?
Si: se verifica la documentación en el inventario documental y se
asegura que efectivamente corresponde a documentos de apoyo
y no contiene tipos documentales de series o subseries pasar a la
siguiente actividad.
No: Continua actividad 13.
Inventario
Documental
GDO_FOR_E0
01
Productor
Documental
11
Aprobar
Eliminación
Se aprueba la eliminación de los documentos de apoyo o
informativos.
Acta de
aprobación
Productor
Documental,
Gestión
Documental
ORGANIZACIÓN, ENTREGA Y
CONSULTA DE LA DOCUMENTACIÓN
EN EL FCP
GDO_PRO_004
Aprobado 25/10/2019
Versión 2
Página 16 de 25
N.º
Actividad
Descripción
Registro /
Control
Responsable
12
Eliminar
Documento
Realizar el proceso de eliminación de los documentos de apoyo o
informativos, teniendo en cuenta los lineamientos definidos por la
Entidad y las normas referidas a la protección de datos personales
y seguridad de la información aplicar procedimiento.
GDO_PRO_007_ Disposición Final de los Documentos.
Acta de
eliminación
Registro
fotográfico
Informe
Gestión
Documental
Empresa
encargada de la
eliminación
ORGANIZACIÓN, ENTREGA Y
CONSULTA DE LA DOCUMENTACIÓN
EN EL FCP
GDO_PRO_004
Aprobado 25/10/2019
Versión 2
Página 17 de 25
Traslado Documental de las Áreas o Dependencia al Archivo de Gestión Centralizado
N.º
Actividad
Descripción
Registro /
Control
Responsable
13
Entregar Documentos
La entrega de la documentación que deba integrarse
a los expedientes por parte de las áreas,
dependencias o productores documentales se
entregara semanalmente, en el Formato de
Inventario FUID, clasificada por serie y/o subserie
documental de acuerdo con la Tabla de Retención
Documental.
Nota: En caso de contar con documentos posterior
a la entrega que no fueron integrados en su
momento al expediente, el productor documental
deberá realizar la incorporación de estos, actualizar
la hoja de control, la foliación e inventario
documental.
Correo electrónico
GDO_FOR_E001
Productor
Documental
14
Verificar Documentos
Entregados
Verificar el inventario documental en el formato
aprobado por SG, que los expedientes reflejen la
denominación de la serie y/o subserie establecida en
la Tabla de Retención Documental para la fase de
archivo de gestión centralizado (A.G.C.)
Verificar que no contenga documentos de apoyo,
borradores, duplicidad de documentos, documentos
Inventario
GDO_FOR_E001
Gestión
Documental
ORGANIZACIÓN, ENTREGA Y
CONSULTA DE LA DOCUMENTACIÓN
EN EL FCP
GDO_PRO_004
Aprobado 25/10/2019
Versión 2
Página 18 de 25
N.º
Actividad
Descripción
Registro /
Control
Responsable
no firmados, hojas en blanco, notas internas,
material metálico, que no formen parte de este, o
documentos que correspondan a otros expedientes.
La consistencia de la información contenida en el
FUID sobre cada expediente o documentos a
trasladar al archivo de gestión centralizado,
realizando previamente para asegurar que los
documentos o expedientes está completo (es decir
que a la fecha de la entrega no faltan documentos
en el expediente y se continuara con la
incorporación de los documentos que lo conformen
a partir de ese asiento por parte de Gestión
Documental).
Esta verificación incluye aspectos de fondo y forma,
a saber:
• Organización cumple con TRD
• Estado de conservación de los expedientes
• Foliación
• Consistencia del inventario
•Diligenciamiento rotulo en la unidad de
conservación (Carpetas)
• Retiro de material metálico
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EN EL FCP
GDO_PRO_004
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N.º
Actividad
Descripción
Registro /
Control
Responsable
15
Validar Criterios de
Aceptación
Visto Bueno
No: regresa a la actividad número 3 clasificar
documentación.
Si: cumple con la totalidad de los criterios y
requisitos para el traslado de la documentación,
continua en la siguiente actividad.
Inventario
Documental
GDO_FOR_E001
Gestión
Documental
16
Recibir la Documentación
Se recibe la documentación entregada por las áreas,
dependencias o productores documéntales.
Disponer los expedientes organizados dentro de las
cajas (referencia X-200), diligenciar el rotulo de la
unidad del almacenamiento (caja), actualizar
inventario documental.
Instrucción: Disponer máximo 6 carpetas
(dependiendo del volumen de cada una) por caja.
Respetando siempre la capacidad máxima de
almacenamiento, dejando el espacio suficiente para
poder manipular las unidades sin que se deterioren.
Identificar la ubicación de la unidad de
almacenamiento de acuerdo con la signatura
topográfica en el inventario único documental
Correo electrónico
Inventario
Documental
GDO_FOR_E001
Hoja de Control
GDO_FOR_E004
Gestión
Documental
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EN EL FCP
GDO_PRO_004
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Página 20 de 25
N.º
Actividad
Descripción
Registro /
Control
Responsable
Adelantar la identificación de las unidades de
almacenamiento recibidas.
Para la recepción de documentación a incorporar en
los expedientes se verifica la documentación
entregada y se da visto bueno por correo electrónico
¿cumple?
No: Se devuelve la documentación al área,
dependencia o productor documental para realizar el
ajuste continua actividad 3 clasificar
documentación.
Si: Se procede a ubicar en el respectivo expediente
en el archivo de gestión centralizado, incorporar la
documentación, actualizar hoja de control e
inventario documental.
Se ubica el expediente en la caja y estantería
correspondiente.
17
Rotular
Diligenciar el rótulo de la unidad de conservación
(carpeta) utilizando el formato aprobado en el SG.
Rotulo de Carpeta
GDO_FOR_E002
Gestión
Documental
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CONSULTA DE LA DOCUMENTACIÓN
EN EL FCP
GDO_PRO_004
Aprobado 25/10/2019
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Consulta y Préstamo de la Documentación
N.º
Actividad
Descripción
Registro /
Control
Responsable
18
Consultar
Consultar que el expediente solicitado se encuentra
digitalizado y disponible para su consulta vía web.
NO: Realiza la solicitud para consultar el expediente
físico que se encuentra en el archivo de gestión
centralizado, por medio de correo electrónico
indicando el nombre, número y año del expediente
de acuerdo con la entrega realizada y tabla de
retención documental.
Pasa a la siguiente actividad.
Si: Se realiza la consulta web del expediente, se
termina la actividad.
Solicitud
Usuario interno
ORGANIZACIÓN, ENTREGA Y
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GDO_PRO_004
Aprobado 25/10/2019
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Página 22 de 25
N.º
Actividad
Descripción
Registro /
Control
Responsable
19
Verificar
Se verifica que el expediente se encuentra
disponible y puede ser consultado por el solicitante
de acuerdo con los permisos definidos en la matriz
de personas autorizadas.
NO: se informa a solicitante que no se tiene
autorización para consulta de la información y/o el
expediente. Se da por terminada la solicitud.
Si: Continua en la siguiente actividad.
Correo
electrónico.
Gestión
Documental.
20
Ubicar expediente
Localizar físicamente el expediente solicitado en el
archivo gestión centralizado.
Incluir dentro de la unidad de almacenamiento (caja)
la correspondiente Ficha de Préstamo para control
de expedientes (formato AFUERA).
Control y
Préstamo de
Expedientes de
Archivo
GDO_FOR_009
Gestión
Documental
21
Diligenciar formato
Diligenciar el formato de Control de préstamo de
expedientes de archivo con los datos hasta el campo
datos de solicitante definido y aprobado por el SG.
Entregar al solicitante el expediente.
Testigo de Afuera
GDO_FOR_007
Gestión
Documental
ORGANIZACIÓN, ENTREGA Y
CONSULTA DE LA DOCUMENTACIÓN
EN EL FCP
GDO_PRO_004
Aprobado 25/10/2019
Versión 2
Página 23 de 25
N.º
Actividad
Descripción
Registro /
Control
Responsable
22
Devolver Expediente
Devolución del expediente en préstamo organizado
y en las mismas condiciones que fue prestado.
SI: Verificar el estado físico del expediente devuelto
y la integridad de este, registrar la devolución en el
formato de Control de préstamo de expedientes de
archivo.
No: Reportar al coordinador o jefe inmediato del
solicitante, las novedades o inconsistentes
presentadas con el expediente con el fin de
determinar pasos a seguir.
Control y
Préstamo de
Expedientes de
Archivo
GDO_FOR_009
Usuario interno,
Gestión
Documental
23
Ubicar expediente y
actualizar base.
Reintegrar el expediente en la ubicación original del
Archivo gestión centralizado, retirar y diligenciar la
respectiva ficha de préstamo para control de
expedientes (formato AFUERA), de la Unidad de
almacenamiento respectiva (caja).
Actualizar base de control de préstamo de
expedientes de archivo.
Base de control de
préstamo de
expedientes de
archivo.
Gestión
Documental
ORGANIZACIÓN, ENTREGA Y
CONSULTA DE LA DOCUMENTACIÓN
EN EL FCP
GDO_PRO_004
Aprobado 25/10/2019
Versión 2
Página 24 de 25
N.º
Actividad
Descripción
Registro /
Control
Responsable
24
Elaborar Informe
Elaborar informe o (Reporte) mensual de préstamos
documentales mencionando los que no sean
devuelto y que llevan bastante tiempo, realizar
control.
Informe o
(Reporte)
Gestión
Documental
ORGANIZACIÓN, ENTREGA Y
CONSULTA DE LA DOCUMENTACIÓN
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GDO_PRO_004
Aprobado 25/10/2019
Versión 2
Página 25 de 25
7. CONTROL DE CAMBIOS
Versión
Fecha
Descripción
1
12/08/2019
Versión Inicial
2
25/10/2019
Numeral 2 “Alcance” actualización.
Numeral 4.1 Involucrados” inclusión de DAPRE.
Numeral 4.2 Entradas” inclusión TRD DAPRE.
Numeral 4.3 Salidas” actualización.
Numeral 4.4 “Marco Normativo” inclusión del Acuerdo
042 de 2002.
Numeral 6 Descripción de Actividades actualización
actividades numeral: Subprocesos: Organización de la
Documentación, Traslado Documental de las Áreas o
Dependencia al Archivo de Gestión Centralizado,
Consulta y Préstamo de la Documentación.
8. ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Nombre:
Edgar E. Sierra Rojas
Nombre: Juan Daniel
Molano
Nombre: Juan José
Duque
Cargo:
Profesional Gestión
Documental.
Cargo: Coordinador TI
Cargo: Gerente General
FCP
ANEXO No. 20
PROCEDIMIENTO DIGITALIZACIÓN DAPRE
No. DESCRIPCN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE CONTROL DE REGISTROS
1
Prepara la documentación de conformidad con el propósito de la
digitalización a realizar, se establece si se requiere con fines de
control y trámite, con fines de contingencia y continuidad del
negocio o con fines archivísticos. Ver G-GD-06 Guía para la
Digitalización de Documentos.
Para la preparación de los documentos cuyo objetivo es la
digitalización con fines de control y trámite continúa actividad 2, si
el propósito es con fines archivísticos o de contingencia y
continuidad del negocio continúa actividad 3.
Funcionarios responsables
de digitalizar documentos
Funcionarios que
recepcionan la
correspondencia
Documentos físicos
2
Organiza la documentación a digitalizar, ubicando los documentos
en el orden correspondiente, realiza retiro de elementos metalicos
ganchos, clips, pega notas, etc, además separa y alinea los
documentos. Ver G-GD-06 Guía para la Digitalización de
Documentos. Continúa actividad 4.
Funcionarios que
recepcionan la
correspondencia
Documentos físicos
3
Valida que la documentación se encuentre en buen estado, libre de
materiales (elementos metalicos) abrasivos y pega notas, de igual
forma deben estar foliados y alineados antes de ubicarse en el
escáner.
Funcionarios responsables
de digitalizar documentos
Documentos físicos
4
Digitaliza o captura las imágenes, teniendo en cuenta las
recomendaciones para cada tipo de escáner descritas en la Guía
para la Digitalización de Documentos G-GD-06.
Se debe configurar el escáner, definir el tipo de formato y carpeta
de destino, resolución (dpi), reconocimiento de texto, color, tamaño
de página, compresión, etc. Ver G-GD-06 Guía para la
Digitalización de Documentos.
Funcionarios responsables
de digitalizar documentos
Documentos digitalizados
5
Realiza la descripción de los datos que identifican el documento y
que permitirán su recuperación en el futuro, para ésto emplea el
formato Hoja de Control (índice de carpeta) F-GD-08.
Cuando es con fines archivísticos o para la continuidad del negocio,
se debe asociar la descripción con las series y subseries de la Tabla
de Retención Documental respectiva.
Si se realiza con fines de control y trámite se describen en
concordancia con los lineamientos del Manual de Atención a la
Ciudadanía M-AU-04.
Funcionarios responsables
de digitalizar documentos
Hoja de Control (índice de
carpeta) F-GD-08.
Documentos digitalizados
Archivos electrónicos
descritos de acuerdo a las
imágenes digitalizadas.
Carpetas electrónicas
conformadas con las
imágenes digitalizadas.
6
Controla la calidad de las imágenes capturadas verificando que
correspondan a la totalidad de los documentos que conforman la
unidad o pieza documental en soporte físico, de acuerdo a su
integridad, legibilidad y orden consecutivo conforme a las
indicaciones de la Guía para la Digitalización de Documentos G-
GD-06.
Si se evidencian defectos en la calidad de las imágenes regresa a la
actividad 4, de lo contrario continúa en actividad 7.
Si se realiza con fines archivísticos o para dar continuidad al
negocio, éste control de calidad debe soportarse mediante un acta
que describa el procedimiento realizado y el desglose de lo
observado en la revisión.
Funcionarios responsables
de digitalizar documentos
Documentos digitalizados
Acta o informe de control de
calidad
7
Garantiza la preservación del documento de acuerdo con los
tiempos de retención establecidos mediante la Tabla de Retención
Documental, almacenando en un entorno seguro de acuerdo a las
herramientas tecnológicas administradas por el Área de
Tecnologías y Sistemas de Información para que sean
interpretables, recuperables y que estén protegidos contra la
posible pérdida de derechos de propiedad intelectual y
confidencialidad. Ver Guía para la digitalización de documentos
G-GD-06
Funcionarios responsables
de digitalizar documentos
Área de Tecnologías y
Sistemas de Información
Archivos electrónicos
descritos de acuerdo a las
imágenes digitalizadas.
Carpetas electrónicas
conformadas con las
imágenes digitalizadas.
Formato de Inventario
Único Documental -
F-GD-07 diligenciado.
8
Garantiza que para el acceso a la documentación digitalizada, se
mantengan los niveles de seguridad definidos por las dependencias,
en especial cuando su contenido se incluya en las excepciones
previstas en los artículos 18 o 19 de la Ley 1712 de 2014. Ver Guía
para la Calificación de acceso a la información producida por
el DAPRE G-GD-02.
Jefes de las dependencias
Área de Tecnologías y
Sistemas de Información
Controles de acceso
establecidos aplicados
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
PROCESO ASOCIADO:
Estandarizar acciones que permitan el acceso a los documentos de archivo mediante procedimientos de digitalización que reduzcan la manipulacion directa de los soportes documentales en
papel, propiciando la conservacion de los mismos a largo plazo.
RESPONSABLE DEL DOCUMENTO:
OBJETIVO:
Código: P - GD - 14
Versión: 03
Jefe del Área Administrativa
GESTN DOCUMENTAL
FLUJOGRAMA
INICIO
PREPARAR LA DOCUMENTACIÓN
A DIGITALIZAR
FIN
¿Es con fines
de control y
trámite?
DIGITALIZAR O CAPTURAR LAS
IMÁGENES
ORDENAR LA DOCUMENTACIÓN
ORGANIZAR TÉCNICAMENTE
LA DOCUMENTACIÓN A
DESCRIBIR E INDEXAR
DOCUMENTOS
CONTROLAR LA CALIDAD DE
LAS IMÁGENES
¿Cumple la
calidad de la
imagen?
GARANTIZAR CONSERVACIÓN
DIGITAL A LARGO PLAZO
No
Si
GARANTIZAR SEGURIDAD DE LA
INFORMACIÓN DIGITALIZADA
Si
No
F-DE-19 (Version: 07) 1 de 1
ANEXO No. 21
MATRIZ DE RIESGOS
No.
Clase
Fuente
Etapa
Tipo
Descripción del riesgo
Consecuencia de la
ocurrencia del evento
Probabilidad
Impacto cualitativo
Impacto Monetario
Valoración
Categoría
Evitar
Transferir
Aceptar
Reducir probabilidad
Reducir consecuencias
Tratamiento/ Control a implementar
Probabilidad
Impacto cualitativo
Impacto Monetario
Valoración
Categoría
Fecha de inicio
Fecha de finalización
¿Cómo se realiza el
monitoreo?
Periodicidad
1
General
Externo
Contratación
Operacional
Demora en la firma del
contrato
Retraso en el inicio
de la ejecución del
contrato
3 3 1 6
alto
X
50%
X
50%
- - - X -
Establecer plazos en el AP para el
cumplimiento de los requisitos para la
legalización del contrato.
Recordar los requerimientos al contratista
desde el momento de la adjudicación y el
contratista debe asegurarse de cumplir con
los requisitos exigidos para la legalización del
1 2 1 3
bajo
SI
X
10%
X
90%
Adjudicación del
contrato
Legalizacion del
contrato
Realizar seguimiento a la
legalización del contrato
En el
momento del
trámite
2
General
Externo
Contratación
Operacional
No firmar el contrato
La no ejecución del
contrato por parte
del contratista
seleccionado
1 5 3 6
alto
X
10%
X
90%
- - X - -
Aceptar el riesgo mediante la adjudicación del
contrato al segundo proponente con mayor
puntaje, de acuerdo al Manual de
Contratación del PA FCP.
1 3 1 4
bajo
SI
X
20%
X
80%
Adjudicación del
contrato
Perfeccionamiento
del contrato
Realizar seguimiento a la
legalización del contrato
y/o a la aplicación de la
póliza
En el
momento del
trámite
3
General
Externo
Contratación
Operacional
Demora en la
presentación de garantías
exigidas para el
perfeccionamiento del
contrato
Retraso en el inicio
del contrato
3 3 1 6
alto
x
10%
X
90%
- - - X -
Establecer plazos determinados en el AP para
el cumplimiento de requisitos de
perfeccionamiento del contrato y mediante la
atención por parte del contratista del
requerimiento determinado por el PA FCP.
1 2 1 3
bajo
SI X
10%
X
90%
Legalización
contrato
Perfeccionamiento
del contrato
Realizar seguimiento a la
legalización del contrato
En el
momento del
trámite
4
General
Externo
Ejecución
Operacional
Enfermedad general,
enfermedad profesional,
accidentes de trabajo
(incapacidad,
discapacidad, muerte,
entre otros).
Retrasos o
interrupciones en
tiempos
programados en el
cronograma de
actividades o
acciones judiciales
2 3 3 5
medio
- -
X
100%
- - - X -
Seguimiento por parte del contratista a la
implementación de medidas que prevengan
la ocurrencia de accidentes laborales.
Revisión por parte del contratista de la
afiliación a seguridad social de sus
contratistas.
Adelantar el proceso del cambio de personal
de ser necesario.
2 2 2 4
bajo
SI X
10%
X
90%
Ejecución del
Contrato
Ejecución del
Contrato
Garantizar la
permanencia y
continuidad del personal
requerido
Ejecución del
contrato
5
Específico
Externo
Ejecución
Operacional
Incumplimiento del
cronograma de ejecución
y los ANS
Retraso en la
ejecución del
contrato
Generación de
incumplimiento
3 4 4 7
alto
- - X
100%
- - - X -
El contratista debe implementar acciones de
prevención en cuanto a eventos que puedan
dificultar el normal desarrollo del cronograma
de ejecución e implementar planes de
contingencia.
2 2 1 4
medio
SI
- - X
100%
Ejecución del
Contrato
Ejecución del
Contrato
Realizar seguimiento al
cronograma de
actividades y realización
de comités periódicos
En el
transcurso
del contrato
6
Específico
Externo
Ejecución
Operacional
Fallas en la logística y
organización que afecten
la prestación del servicio
Retraso en la
ejecución del
cronograma
2 3 3 5
medio
- - X
100%
- - - X -
El contratista debe realizar su planeación
operativa con un plazo no menor a quince
días previa a la prestación de los servicios y
mediante la implementación de planes de
contingencia para mitigar riesgos.
2 2 1 4
medio
SI
- - X
100%
Ejecución del
Contrato
Ejecución del
Contrato
Realizar seguimiento al
cronograma de
actividades y realización
de comités periódicos
En el
transcurso
del contrato
7
General
Externo
Ejecución
Social o político
Situaciones de orden
público que puedan
presentar inconvenientes
en la ejecución del
contrato a causa de
bloqueos,
manifestaciones,
vandalismos y actos
terroristas.
Retraso en la
ejecución del
cronograma.
4 4 3 8
alto
X
0%
X
100%
X - - X -
Una vez tenga ocurrencia los hechos, el
CONTRATISTA le informara al supervisor del
contrato los mismo.
Implementación de planes de contingencia.
Exigencia de la póliza de cumplimiento y/o
calidad del servicio.
2 2 1 4
medio
SI X
0%
X
100%
Ejecución del
Contrato
Ejecución del
Contrato
Realizar seguimiento al
cronograma de
actividades, de los
protocolos de seguridad
vigentes para cada
territorio y realización
de comités periódicos
Ejecución del
contrato
8
General
Externo
Ejecución
Operacional
Cambio de personal
propuesto y aprobado
Interrupción de las
actividades de
programadas.
2 3 2 5
Medo
- - X
100%
- - - X -
Aplicación del procedimiento establecido las
condiciones para el cambio de personal
1 2 1 3
bajo
SI
- - X
100%
Ejecución del
Contrato
Liquidación del
contrato
Verificación del
cumplimiento en el
proceso de cambio de
personal.
Ejecución del
contrato
PLAZO TRATAMIENTO (Estimado)
MONITOREO Y REVISION
TRATAMIENTO
ASIGNACION
FCP
Contratista
RESPONSABLE
POR
IMPLEMENTAR