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Form 29: Oficina del de Estado Libre Asociado

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Estado
Libre
Asociado
de
Puerto
Rico
Oficina
del
Contralor
Manuel
Díaz
Saldafia
Contralor
Carta Circular
OC-I0-33
Presidentes del Senado de Puerto Rico y de la
Cámara de Representantes, Procurador del
Ciudadano, Superintendente del Capitolio,
Director de la Oficina de Servicios Legislativos
y directores ejecutivos de la Comisión Conjunta
sobre Donativos Legislativos, de la Comisión
Conjunta sobre Informes Especiales del
Contralor y de la Comisión de Derechos
Civiles'
Año Fiscal 2009-2010
29
dejunio
de 2010
Asunto: Cuarta Evaluación a las Entidades de la Rama
Legislativa para el Establecimiento de las
Medidas para Mejorar la Administración
Pública
y de un Programa de Prevención-
Anticorrupción
al31
de diciembre de 2010
Estimados señores y señoras:
En el Artículo III, Sección 22 de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico se
establece que el Contralor fiscalizará todos los ingresos, las cuentas y los desembolsos del Estado, de
sus agencias e instrumentalidades, y de los municipios, para determinar si se han hecho de acuerdo
con la ley. Además, en el Artículo 3 de la
Ley Núm. 9 de 24 de julio de 1952, según enmendada, se
establece, entre otras cosas, que en el ejercicio de sus funciones el Contralor podrá emplear normas
generalmente aceptadas o métodos que estén de acuerdo con las prácticas corrientes. También en el
Artículo
11
de la Ley Núm. 9 se dispone, entre otras cosas, que los departamentos, las agencias y las
instrumentalidades del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, y los municipios, provean al Contralor
todos los documentos, los expedientes y los informes que éste solicite.
Como
parte de la función fiscalizadora de la Oficina del Contralor de Puerto Rico, ésta desarrolló la
estrategia de verificar el establecimiento de las
Medidas para Mejorar la Administración Pública
y de un Programa de Prevención-Anticorrupción (MMAP y PPA). Dicha estrategia está dirigida
I Las normas de la Oficina del Contralor de Puerto Rico prohíben el discrimen, entre otros motivos, por género o sexo. Por tanto,
para propósitos de esta
Carla Circular todo término utilizado para referirse a una persona se refiere a ambos sexos.
~~
PO BOX
366069
SAN JUAN, PUERTO RICO 00936-6069
105 AVENIDA PONCE
DE
LEÓN, HATO REY, PUERTO RICO
00917-]
]36
TEL. (787) 754-3030 FAX(787)
75]
-6768
E-MAIL: ocpr@ocpr.gov.pr INTERNET: http://www.ocpr.gov.pr
Derogada por la Carta Circular OC-15-19 del 30 de enero de 2015.
Carta Circular OC-I 0-33
Página 2
29 de junio de 2010
a fiscalizar el cumplimiento con leyes, reglamentos y normas aplicables, mediante el método de
evaluación. Además, tiene el propósito de fortalecer los controles internos y fomentar en todas las
entidades del Gobierno, los diez principios identificados por esta Oficina a través de los años para
lograr
una
administración pública de excelencia'. Por cuarta ocasión, esta Oficina fiscalizará el
cumplimiento con los criterios establecidos en el
MMAP
y
PPA.
A tono con las facultades
conferidas al Contralor, se fiscalizará a todas las entidades de la Rama Legislativa mediante las
visitas que se efectuarán entre febrero y marzo de 2011. Por tanto, se requiere a éstas que provean a
esta Oficina los documentos y los expedientes necesarios para efectuar la misma.
La evaluación se realizará a base de una puntuación total de 100 puntos para los criterios que se
detallan en el
Anejo
1. Las entidades que obtengan una puntuación de 80 o más serán acreedoras de
un reconocimiento.
Antes de la visita, las entidades de la Rama Legislativa deberán:
• Designar un funcionario encargado de velar por el establecimiento del
MMAP
y
PPA
(Funcionario Encargado del Programa).
• Efectuar una autoevaluación, para lo que deberán utilizar el
Anejo
1.
• Enviar a la Oficina del Contralor, no más tarde del
viernes,
14
de
enero
de
2011, la
Certificación de la Autoevaluación para el Establecimiento de los Criterios de las Medidas para
Mejorar la Administración Pública
y de un Programa de Prevención-Anticorrupción al 31 de
diciembre de 2010 (Certificación)
(Anejo 2). Dicha Certificación deberá enviarse a la siguiente
dirección de correo electrónico:
wrolon@ocpr.gov.pr.
El original de la Certificación deberá
retenerse en la entidad para mostrarlo al momento de la visita de nuestros auditores.
• Preparar un expediente con la documentación necesaria que demuestre el cumplimiento con los
criterios, y entregarlo a nuestros auditores al momento de la visita para efectuar la evaluación. En
esta ocasión se descontarán dos puntos, si la entidad no cuenta con el mencionado expediente al
momento de la visita de nuestros auditores. A la fecha
de
la visita, los
criterios
deben
estar
establecidos
y
cumplimentados
de
acuerdo
con
lo especificado en el
Anejo
1.
En el
Anejo
3 se incluye un documento que contiene las prácticas a considerar y las guías para el
establecimiento de los criterios. Además, ofreceremos una orientación sobre los criterios a la cual
deben asistir el Funcionario Encargado del Programa y otro funcionario que designe la entidad.
Esta orientación se ofrecerá el
Lde
septiembre
de
2010 de 8:30 a.m. a
11
:00 a.m. La orientación se
llevará a cabo en el Centro de Desarrollo Profesional y Actividades Especiales de la Oficina
del Contralor, localizado en el piso 7 del Edificio Union Plaza en la Avenida Ponce de León
416
en Hato Rey. Incluimos un mapa donde se identifican las rutas de acceso al Edificio Union Plaza
(Anejo
4). Agradeceremos que utilicen el
Anejo
5 para confirmar su participación no
más
tarde
del 2 de agosto de 2010. El documento está disponible en nuestra página en Internet. Favor de enviar
dicha confirmación, a la siguiente dirección de correo electrónico:
wrolon@ocpr.gov.pr.
2 Véase la Carta Circular OC-OS-32 del 27 de junio de 2008, Diez Principios para lograr una Administración Pública de
Excelencia.
Derogada por la Carta Circular OC-15-19 del 30 de enero de 2015.
Carta Circular OC-I 0-33
Página 3
29 dejunio de 2010
Les exhortamos a que impartan las instrucciones pertinentes a los funcionarios
y a los empleados
para que desde este momento dirijan sus esfuerzos al cumplimiento con los criterios establecidos.
El resultado de las evaluaciones se dará a conocer mediante la publicación de varios informes
especiales. El informe y el otorgamiento de un reconocimiento son independientes del resultado de
auditorías en proceso o que realicemos en el futuro, sobre el uso de la propiedad
y de los fondos
públicos por parte de las entidades.
Estamos a sus órdenes para ofrecerles cualquier información adicional que estimen pertinente.
De considerarlo necesario, pueden comunicarse con nuestra División
"B"
de Auditorías de
Departamentos
y Agencias, al (787) 200-7249, extensiones 490 y 485.
Esta
Carta Circular deroga la Carta Circular OC-09-20 del I de junio de 2009.
Contamos con su cooperación para mejorar la fiscalización y la administración de la propiedad y de
los fondos públicos.
Cordialmente,
-=-;'Man~Díaz
Saldaña
_________
Anejos
Contraloría
de
Puerto
Rico
Derogada por la Carta Circular OC-15-19 del 30 de enero de 2015.
~
', ..
Estado Libre Asociado de Puerto Rico
OFICINA
DEL
CONTRALOR
San Juan, Puerto Rico
Anejo
I
Página 1 de 7
Criterios
y Autoevaluación
para
el Establecimiento
por
las
Entidades
de la
Rama
Legislativa
del
Estado
Libre
Asociado de
Puerto
Rico de las
Medidas
para
Mejorar
la
Administración
Pública
y de
un
Programa
de Prevención-Anticorrupción
al31
de diciembre de 2010
Nombre de la Entidad Gubernamental:
Unidad Núm.:
__
-----------------
CRITERIO
PUN'tUACIÓN
PUNfUACIÓN
SEGÚN
(Véanse las prácticas a
considerar
en el Anejo 3)
ASIGNADA
AU'tOEVALUACIÓN
MEDIDAS
PARA
MEJORAR
LA ADMINISTRACIÓN
PúBLICA
l.
CONTROL
PRESUPUESTARIO,
REGISTRO
DE CONTABILIDl\D Y
CONCILIACIONES
A.
Al 30 de
junio
de 20 I
O,
la entidad implantó medidas de control para evitar
insuficiencias en las asignaciones presupuestarias.
2
B. La
contabilidad
de las
cuentas
y de los fondos
está
al
día
(al
menos
al 30 de
noviembre
de 20 I
O).
4
C.
Criterio
aplicable,
si la entidad tiene
sus fondos a
través
del
Departamento
de Hacienda: La entidad
cumple
(está
al
día)
con
la
conciliación de sus registros de contabilidad internos
contra
el Informe de
Actividad y Status de Asignaciones por Agencia (Modelo
DH
GL015) (al
menos
al 30 de
noviembre
de 20 I
O).
D.
4
Criterio
aplicable, si la entidad tiene sus fondos independientes del
Departamento
de Hacienda: La conciliación de los
balances
que
reflejan
sus
registros de contabilidad internos
contra
los fondos disponibles, de
acuerdo
con
el
estado
bancario
enviado
por
el banco,
está
al día, al
menos
al 30 de
noviembre
de 20 I
O.
11.
INFORMES
FINANCIEROS
Con
relación al
presupuesto
del
año
fiscal 2009-10:
A.
Criterio aplicable, si
la entidad tiene la obligación de
preparar
estados
financieros
auditados
correspondientes
al
año
fiscal 2009-10:
Al 31 de
diciembre
de 2010, la entidad
cumplió
con la preparación de
los
estados
financieros auditados.
B.
Criterio
aplicable
si la entidad no tiene la obligación de preparar estados
25
financieros auditados, y tiene sus fondos a través del
Departamento
de
Hacienda:
Al 31 de
diciembre
de 20 I
O,
la
entidad
efectuó
con
el
Departamento
de
Hacienda
un
cuadre
del
presupuesto
asignado.
Derogada por la Carta Circular OC-15-19 del 30 de enero de 2015.
PUNTUACIÓN
ASIGNADA
Anejo
1
Página
2 de 7
PUNTUACIÓN
SEGúN
AUTOEVALUACIÓN
C. Criterio aplicable si la entidad no tiene la obligación de preparar estados
financieros auditados, y tiene sus fondos independientes del Departamento
de Hacienda:
Al 31 de diciembre de 2010, la entidad tiene preparada la conciliación
de los balances que reflejan sus registros de contabilidad internos
contra los fondos disponibles, de acuerdo con
el estado bancario
enviado por el banco correspondiente al período finalizado el 30 de
iunio de 2010.
D. Los estados financieros auditados, el cuadre del presupuesto con el
Departamento de Hacienda o la conciliación, según sea el caso, evaluados
4
en los a artados A. B. o C. de este criterio, no refleian sobre iro.
ID.
PLAN ESTRATÉGICO
AI31 de diciembre de 2010:
A. La entidad tiene preparado un Plan Estratégico que incluye los objetivos y 2
los propósitos claramente definidos.
B. El Plan Estratégico contiene indicadores sobre cómo medir el
I cumplimiento de los objetivos. Ejemplo: por ciento o cantidad que se 2
considera ace table ara oder concluir ue se cum le con un
obietivo,
IV. CUMPLIMIENTO DE LA LEY NÚM. 96 DE 26 DE JUNIO DE 1964,
SEGúN
ENMENDADA, Y EL
REGLAMENTO
NÚM. 41 SOBRE LA NOTIFICACIÓN DE PÉRDIDAS O IRREGULARIDADES EN EL
MANEJO DE FONDOS O BIENES
PúBLICOS
A. Al 31 de diciembre de 2010, el Ejecutivo Principal de la entidad designó
por escrito a un funcionario o a un empleado con el deber de efectuar las
notificaciones de pérdidas o irregularidades relacionadas con los fondos o
los bienes públicos.
B. La entidad mantiene un registro para el control sobre los casos de pérdidas
o irre ularidades relacionadas.
C. No más tarde del 31 de agosto de 2010, el Ejecutivo Principal de la entidad
remitió a la Oficina del Contralor, una certificación de que han cumplido
con las disposiciones del
Reglamento Núm. 41, Notificación de Pérdidas o
Irregularidades en el Manejo de Fondos o Bienes Públicos a la Oficina del
Contralor de Puerto Rico,
emitido por el Contralor, y que han notificado
todas las pérdidas o irregularidades relacionadas con el manejo de fondos o
de bienes públicos ocurridas durante el año fiscal terminado al 30 de junio
de 2010.
2
2
2
v. CUMPLIMIENTO DE LA LEY NÚM. 18 DE 30 DE OCTUBRE DE 1975,
SEGúN
ENMENDADA, Y
EL
REGLAMENTO NÚM. 33 SOBRE
EL
REGISTRO DE CONTRATOS
A. Al 31 de diciembre de 2010, el Ejecutivo Principal de la entidad:
l. Designó por escrito a un Oficial de Enlace Principal con la
res onsabilidad de mantener el Re istro de Contratos.
Anejo 1
Página 3
de
7
CRITERIO
PlJNTUACIÓN
PUNTUACIÓN SEGúN
(V
éanse
las
prácticas
a
considerar
en
el
Anejo
31
ASIGNADA
AUTOEVALUACICJN
2. Designó por escrito a un Oficial de Enlace Sustituto quien actuará en
caso
de ausencia del Oficial de Enlace Principal.
1
B. No más tarde del 31 de agosto de 20 IO, el Ejecutivo Principal de la entidad
remitió a la
Oficina
del Contralor una certificación bajo
juramento
en la
que acredita
haber
cumplido con las disposiciones de la Ley Núm. 18 de 30
de octubre de 1975,
según enmendada, sobre el envío de copia del registro
2
de contratos y
copia
de todos los contratos, las escrituras, los documentos
relacionados
y las
enmiendas
requeridas
por
dicha Ley que fueron
otorgados durante el año fiscal terminado al
30 de
junio
de 201O.
VI.
CUMPLIMIENTO
CON
EL
ARTÍCULO
14(d) DE LA
LEY
NÚM. 103 DE 25
DE
MAYO
DE
2006,
SEGÚN
ENMENDADA
Y
EL
REGLAMENTO
NÚM. 53
SOBRE
EL
REGISTRO
DE
PUESTOS
E
INFORMACIÓN
RELACIONADA
La entidad remitió a
tiempo
el Informe Mensual de Nóminas y de Puestos a la
Oficina del Contralor correspondiente a los meses de
julio
a octubre de 201O,
4
conforme a las fechas límites establecidas en la
Carta Circular OC-lO-lO
emitida
por
la Oficina del Contralor el 28 de octubre de
2009.
VII.
PLAN
DE
ACCIÓN
CORRECTIVA
(PAC)
Al 31 de diciembre de
20
I0, la entidad está al día con la presentación de los
1
informes del PAC de la Oficina del Contralor.
VIII.
SISTEMA
DE
ARCHIVO
Y
CONTROL
DE
DOCUMENTOS,
Y
REGLAMENTACIÓN
Al 3 I de diciembre de
20
10, el Ejecutivo Principal de la entidad:
A.
Nombró
a un funcionario o empleado con las funciones de Administrador
1
de Documentos.
B.
Promulgó reglamentación para la clasificación, la ordenación y el archivo
de documentos, y para proveer un sistema de referencia que facilite la
1
búsqueda, los préstamos y el rearchivo de documentos.
C.
Designó
por
escrito a un funcionario que se encargue, entre otras cosas, de
controlar, redactar o revisar, actualizar, y emitir de forma final toda la
1
reglamentación de aplicación interna y externa.
D.
La entidad mantiene un registro con la reglamentación
interna y externa
aplicable vigente.
1
IX.
TECNOLOGÍA
DE
INFORMACIÓN
A.
Al
31 de diciembre de
2010,
la entidad cuenta con:
1.
Reglamentación para el uso del equipo computadorizado.
2
2.
Plan
de
Continuidad
de Negocios
que incluya
un Plan
para
Recuperación
de
Desastres y
un Plan
para la Continuidad de
las
2
Operaciones.
Derogada por la Carta Circular OC-15-19 del 30 de enero de 2015.
A. A la fecha de la visita, las computadoras:
l. Requieren contraseñas de acceso.
2. Contienen una pantalla con las advertencias sobre el uso correcto de
las mismas y las sanciones que conlleva su uso impropio.
SUBTOTAL DE MEDIDAS PARA MEJORAR
LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
PUNTUACIÓN
ASIGNADA
2
2
70
Anejo 1
Página 4 de 7
PUNTUACIÓN
SEGúN
AUTOEVALUACIÓN
PROGRAMA DE PREVENCIÓN - ANTICORRUPCIÓN
x.ESTABLECIMIENTO Y DIVULGACIÓN DE CULTURA ÉTICA Y DE VALORES
A. Al 31 de diciembre de 2010, existen y se distribuyeron las normas sobre la
cultura ética y de valores institucionales aplicables a los servidores 2
úblicos, a los roveedores a los contratistas.
B. Al 31 de diciembre de 2010, existen y se distribuyeron las normas sobre la
confidencialidad y la seguridad de la información que deben cumplir los 2
funcionarios y los empleados de la entidad.
XI. NOTIFICACIÓN DE ACTIVIDADES CON FINES DE LUCRO
Al 3l de diciembre de 2010:
A. La entidad cuenta con normas sobre la notificación a ésta de la
participación en actividades con fines de lucro, fuera de horas laborables,
por parte de los funcionarios y los empleados. Además, dichas normas
fueron distribuidas al personal.
B. La entidad preparó y tenía disponible para los funcionarios y los
empleados el formulario para notificar su participación en actividades con
fines de lucro, fuera de horas laborables.
XII. RECIBO Y REFERIDO DE
UEULLAS
Al 31 de diciembre de 2010:
A. Existen normas sobre el recibo y el referido de querellas contra cualquier
funcionario, em leado o contratista de la entidad.
B. El Ejecutivo Principal de la entidad designó por escrito a un funcionario de
la entidad o una unidad independiente, como la de Auditoría Interna, la
responsabilidad de recibir y de referir a la división correspondiente o al
organismo gubernamental con jurisdicción, las notificaciones o las
alegaciones de actos constitutivos de corrupción o ilegales contra cualquier
funcionario, empleado o contratista de la entidad.
Derogada por la Carta Circular OC-15-19 del 30 de enero de 2015.
Anejo
1
Página 5
de
7
CRITERIO
PlJNTlJACIÓN
PUNTUAC(~S~GiJN
(Véanse las nráctíeas a considerar en el Alleio 3)
....
ASIGNADA
AUTOEVAWACIÓN
C. Se
informó
a los funcionarios y a los
empleados
del
método
disponible
para
recibir las querellas.
1
D. El
método
garantiza
la confidencialidad del querellante.
1
XIII. NORMAS SOBRE CAPITAL HUMANO
Al 3 I de
diciembre
de 20 I
O:
A. La
entidad
cuenta
con
normas
y
demuestra
su cumplimiento, sobre
acciones
disciplinarias.
1
B.
La
entidad
cuenta
con
normas
y
demuestra
su cumplimiento, sobre la
validación
externa
por
la División de Recursos
Humanos
de la información
I
provista
por
los
candidatos
a empleo.
C.
Capacitación
y adiestramiento:
1.
La entidad
cuenta
con
normas
y
demuestra
su cumplimiento, en cuanto
a orientación formal al personal de
nuevo
ingreso sobre valores y
I
normas
de
conducta,
dentro
de
los 30 días siguientes
a
su
nombram
iento.
2.
La
entidad
cuenta
con
normas
y
demuestra
su cumplimiento, en
cuanto
a
horas
mínimas
anuales
de capacitación al personal sobre temas de
I
valores y
normas
de conducta.
3. La
entidad
cuenta
con
normas
sobre
la preparación
del Plan de
Adiestramiento,
Capacitación
y Desarrollo del Personal, y
demuestra
1
la preparación del
mismo
correspondiente
al
año
fiscal 2010-11.
4.
La
entidad
cuenta
con
un
Registro de Horas de Adiestramiento
por
I
empleado.
D.
La entidad
cuenta
con
normas
y
demuestra
su cumplimiento, sobre la
2
evaluación
del
desempeño
para
el personal de servicio de carrera, al
menos
anualmente.
XIV. EVALUACIÓN DE RIESGOS DE LA ENTIDAD
A.
AI31
de
diciembre
de 20 10, existen
normas
sobre la realización de la
evaluación
de riesgos de la entidad y, además,
que
se
establezca
en ésta
2
realizar la misma, al
menos
una
vez
al año.
S.
La
entidad
realizó
una
evaluación
de riesgos durante el
año
calendario
2010
que
al
menos
contenga
los
siguientes
elementos:
objetivo,
clasificación
del
objetivo,
evento
(riesgo),
probabilidad
de ocurrencia,
2
impacto, nivel de riesgo, actividades de control, conclusión,
así
como
firma
y
fecha
de preparación.
Derogada por la Carta Circular OC-15-19 del 30 de enero de 2015.
xv.
ACTIVIDAD DE AUDITORÍA INTERNA
Al 31 de diciembre de 2010:
A. La entidad cuenta con la actividad de auditoría interna.
B. El personal a cargo de la actividad de auditoría interna responde al nivel
.erár uico más alto de la entidad.
C. La entidad cuenta con un Comité de Auditoría Interna designado por la
junta o cuerpo directivo o el funcionario que asume las funciones de dicho
cuerpo en ausencia del mismo. Los miembros pueden ser del propio cuerpo
directivo o personas externas, que no sean contratistas de la entidad, ni que
sus actuaciones constituyan un conflicto de intereses. Éstos no pueden ser
funcionarios o empleados de la entidad.
D. El propósito, la autoridad y la responsabilidad de la actividad de auditoría
interna están formalmente definidos, y aprobados por el:
1. Funcionario Principal de la entidad.
2. Comité de Auditoría Interna.
E. La actividad de auditoría interna tiene normas y demuestra su
cum limiento, en cuanto al Plan de Traba' o Anual.
F. La actividad de auditoría interna tiene normas y demuestra su
cum Iimiento, en cuanto al Plan de Adiestramiento Anual.
G. La actividad de auditoría interna realizó o participó en al menos una
evaluación del sistema de control interno de la entidad durante el año
calendario 2010.
PUNTUACIÓN
ASIGNADA
Anejo 1
Página 6 de 7
PUNTUACIÓN
SEGúN
AUTOEVALUACIÓN
SUBTOTAL DEL PROGRAMA DE PREVENCIÓN -
ANTICORRUPCIÓN 30
PUNTUACIÓN TOTAL DE LOS CRITERIOS 100
DESCUENTO DE PUNTOS
Se descontarán dos puntos por enviar tardíamente la Certificación de la
Autoevaluación para el Establecimiento de los Criterios de las Medidas para
Mejorar la Administración Pública y de un Programa de
Prevención-Anticorru cián al
31 de diciembre de 2010.
Se descontarán dos puntos si al momento de la visita de nuestros auditores la
entidad legislativa no tiene preparado un expediente o expedientes organizados
con la documentación necesaria que demuestre el cumplimiento con los
criterios.
PUNTUACIÓN
FINAL
Derogada por la Carta Circular OC-15-19 del 30 de enero de 2015.
Preparado por:
Nombre:
Puesto:
Firma:
Aprobado por el Funcionario Principal de la Entidad:
Nombre:
Puesto:
Firma:
~
Fecha:
Fecha:
Anejo 1
Página 7 de 7
Derogada por la Carta Circular OC-15-19 del 30 de enero de 2015.
Estado Libre Asociado de Puerto Rico
OFICINA
DEL
CONTRALOR
San Juan, Puerto Rico
Anejo
2
Certificación de la Eutoevaluación para el Establecimiento de los Criterios de las
Medidas para Mejorar la Administración Pública
y de un Programa de Prevención-
Anticorrupción
al31
de diciembre de 2010·
Entidades de la Rama Legislativa
Yo,
, Funcionario Principal de
(Nombre)
, certifico a la Oficina del
(Nombre de la entidad gubernamental)
Contralor de Puerto Rico lo siguiente:
Efectuamos
una
autoevaluación del establecimiento de los criterios incluidos en la
Carta Circular OC-10-33 del 29 de
junio
de 2010.
Preparamos el expediente que evidencia la autoevaluación efectuada.
La autoevaluación realizada refleja que en cumplimiento con leyes, reglamentos, normas
aplicables o con principios de sana administración, tenemos
una
puntuación de o
La entidad está obligada a preparar estados financieros auditados correspondientes al año
fiscal 2009-10:
D Sí D No
(nombre)
Funcionario Encargado del Programa:
--------------,-------:,-----,------------
(puesto)
de
----
-------
En
------------
, Puerto Rico hoy
(día) (mes)
de
(año)
Firma del Funcionario Principal
l Esta certificación debe ser enviada a la siguiente dirección de correo electrónico: wrolon@ocpr.gov.pr no más
tarde del
14 de enero de 2011. Se descontarán dos puntos en caso de que esta certificación se envíe con
posterioridad a dicha fecha. El original deberá retenerlo la entidad para mostrarlo al momento de la visita de
nuestros auditores.
Derogada por la Carta Circular OC-15-19 del 30 de enero de 2015.
Estado Libre Asociado de Puerto Rico
OFICINA
DEL
CONTRALOR
San Juan, Puerto Rico
Anejo 3
PRÁCTICAS
A
CONSIDERAR
PARA
EL
ESTABLECIMIENTO
POR
LAS
ENTIDADES
DE LA
RAMA
LEGISLATIVA
DEL
ESTADO
LIBRE
ASOCIADO
DE
PUERTO
RICO
DE LAS MEDIDAS
PARA
MEJORAR
LA ADMINISTRACIÓN
PÚBLICA
Y DE
UN
PROGRAMA
DE
PREVENCIÓN-ANTICORRUPCIÓN
AL 31 DE
DICIEMBRE
DE 2010
(Carta
Circular
OC-I0-33 del 29 de
junio
de 2010)
CRITERIOS
Y
PRÁCTICAS
A
CONSIDERAR
l.
CONTROL
PRESUPUESTARIO,
REGISTRO
DE
CONTABILIDAD
Y
CONCILIACIONES
A. Al 30 de junio de 2010, la
entidad
implantó medidas de control
para
evitar insuficiencias en las asignaciones presupuestarias.
• En el Artículo 9 de la Ley Núm. 103 de 25 de mayo de 2006, Ley para la Reforma Fiscal del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de
2006, según enmendada, se dispone, entre otras cosas, que ninguna agencia del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico está autorizada
a gastar en exceso de lo asignado en el Presupuesto General de Gastos, salvo que se disponga lo contrario mediante la aprobación de alguna ley o
resolución conjunta a tales efectos.
• El 14 de abril de 1998 el Contralor de Puerto Rico emitió la Carta Circular OC-98-09, Diez Principios para Lograr una Administración Pública de
Excelencia (Diez Principios). El 27 de junio de 2008 mediante la Carta Circular OC-08-32 se divulgó la revisión de los Diez Principios. En el
Principio Núm.
5 se ofrecen recomendaciones para mantener un control presupuestario.
• Cada entidad debe establecer los métodos o las medidas que permitan ejercer control presupuestario. Entre las medidas sugeridas se encuentran:
reuniones periódicas mensuales o al menos cada tres meses con el grupo fiscal de la entidad; la preparación y el análisis de informes mensuales de
flujo de efectivo; y el análisis de fluctuaciones significativas en el presupuesto.
• El establecimiento de estas medidas debe hacerse mediante memorando, carta circular u orden administrativa, entre otros.
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CRITERIOS
Y
PRÁCTICAS
A
CONSIDERAR
B.
La
contabilidad de las cuentas y de los fondos está al
día
(al menos al 30 de noviembre de 2010).
• En el Artículo 2(b) de la Ley Núm. 230 de 23 de julio de 1974, Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico, según enmendada, se dispone
como parte de la política pública sobre el control y la contabilidad de los fondos
y la propiedad pública, que la contabilidad del Gobierno del Estado
Libre Asociado de Puerto Rico refleje claramente los resultados de sus operaciones financieras, provea la información necesaria para la
administración de las operaciones gubernamentales y para la preparación y ejecución del presupuesto, y constituya un control efectivo sobre los
ingresos, los desembolsos, los fondos, la propiedad y otros activos del Gobierno. Cónsono con esta política pública, y como norma de sana
administración
y de control interno, las entidades deben adoptar los mecanismos necesarios para mantener al día la contabilidad de todas sus cuentas
y fondos.
Además, en el Artículo 4(e) se establece que los sistemas de contabilidad que establezca el Secretario o que éste autorice establecer, estarán
diseñados en tal forma que reflejen o provean, en términos generales, entre otras cosas, lo siguiente: (1) información completa sobre el resultado de
las operaciones de las dependencias, entidades corporativas o Cuerpos Legislativos; (2) información financiera adecuada, necesaria para la
administración de las dependencias, entidades corporativas o Cuerpos Legislativos; (3) control efectivo y contabilización de todos los fondos,
propiedad y activos pertenecientes a las dependencias, entidades corporativas o Cuerpos Legislativos.
• En el Principio Núm. 5 de los
Diez Principios se recomienda, entre otras cosas, que para mantener un control presupuestario, las entidades tengan la
contabilidad al día.
C.
Criterio
aplicable, si la entidad tiene sus fondos a través del
Departamento
de Hacienda: La
entidad
cumple (está al día) con la conciliación de
sus registros de contabilidad internos
contra
el Informe de Actividad y Status de Asignaciones
por
Agencia (Modelo
DH
GL015) (al menos al
30 de noviembre de 2010).
D. Criterio aplicable, si la entidad tiene sus fondos independientes del
Departamento
de Hacienda: La conciliación de los balances
que
reflejan sus
registros de contabilidad internos
contra
los fondos disponibles, de acuerdo con el estado bancario enviado
por
el banco, está al día, al menos al
30 de noviembre de 2010.
• En el Apartado de Conciliación del Reglamento Núm. 49, Disposiciones sobre Asignaciones y Fondos Públicos, aprobado el 20 de marzo de 2007
por el Secretario de Hacienda, se dispone, entre otras cosas, que mensualmente las agencias recibirán el
Informe de Actividad y Status de
Asignaciones
por
Agencia (Modelo
DH
GL015) de las operaciones contabilizadas en el Departamento de Hacienda para conciliar sus registros
internos contra los del Departamento. Además, se establece que la conciliación será por escrito y deberá firmarla el jefe de la agencia o su
representante autorizado. Dicha conciliación deberán archivarla para futuras intervenciones de la Oficina del Contralor o del Departamento de
Hacienda.
• En el Artículo
X-e.
del Reglamento Núm. 4, Normas que Regirán el Oficial Pagador del Senado de Puerto Rico, aprobado el 12 de mayo de 2010,
por el Presidente del Senado, se establece que el funcionario designado para efectuar la conciliación de la cuenta bancaria del Oficial Pagador,
Derogada por la Carta Circular OC-15-19 del 30 de enero de 2015.
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CRITERIOS
Y
PRÁCTICAS
A
CONSIDERAR
deberá efectuarla dentro de los quince (15) días laborables siguientes de recibido el estado de cuenta del banco.
• En el Artículo
XII-e.
del Reglamento de Normas Básicas para los Oficiales Pagadores Nombrados por el Presidente de la Cámara Representantes,
aprobado el l de agosto de 2007, por el Presidente de la Cámara de Representantes, se establece que la persona designada en la Oficina de Finanzas
para efectuar la conciliación de la cuenta bancaria del Oficial Pagador, deberá efectuarla dentro de los próximos quince (15) días laborables de
recibido el estado de cuenta del banco.
• En el Principio Núm. 5.f. de los
Diez Principios se recomienda, entre otras cosas, que para mantener un control presupuestario las entidades tengan
las conciliaciones bancarias al día.
• La entidad debe tener disponible para evaluación, al menos la conciliación del mes de noviembre de 20 l
O.
• Las conciliaciones se pueden evidenciar mediante el Informe de Conciliación (Modelo SC-1421) u otro documento similar.
11.
INFORMES
FINANCIEROS
Con relación al presupuesto del
año
fiscal 2009-10:
A.
Criterio
aplicable, si la
entidad
tiene la obligación de
preparar
estados financieros auditados correspondientes al año fiscal 2009-10:
AI31
de diciembre de 2010, la entidad cumplió con la
preparación
de los estados financieros auditados.
B.
Criterio
aplicable si la entidad no tiene la obligación de
preparar
estados financieros auditados, y tiene sus fondos a través del Departamento de
Hacienda:
AI31
de diciembre de 2010, la entidad efectuó con el
Departamento
de Hacienda un
cuadre
del presupuesto asignado.
C.
Criterio
aplicable si la
entidad
no tiene la obligación de
preparar
estados financieros auditados, y tiene sus fondos independientes del
Departamento
de Hacienda:
Al 31 de diciembre de 2010, la entidad tiene
preparada
la conciliación de los balances
que
reflejan sus registros de contabilidad internos
contra
los fondos disponibles, de acuerdo con el estado bancario enviado
por
el banco correspondiente al período finalizado el 30 de
junio
de 2010.
• Las entidades que reciben y efectúan desembolsos de fondos federales por $500,000 o más están obligadas a ser auditadas mediante un Single Audit,
según lo establecido en la Ley Núm. 104-156 de 5
dejulio
de 1996, Single Audit
Act
Ammendements 011996 Y la Carta Circular OME A-133 del
Office 01Management
and
Budget del Gobierno Federal.
• Ley Núm. 273 de 10 de septiembre de 2003, Ley de Normas Contractuales sobre Independencia en las Auditorías Externas de Entidades
Gubernamentales,
según enmendada.
Derogada por la Carta Circular OC-15-19 del 30 de enero de 2015.
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CRITERIOS
Y
PRÁCTICAS
A
CONSIDERAR
• En el Artículo 4(e) de la Ley Núm. 230 se establece que los sistemas de contabilidad que establezca el Secretario o que éste autorice establecer
estarán diseñados en tal forma que reflejen o provean, en términos generales, entre otras cosas, lo siguiente: (4) informes confiables que sirvan como
base para la preparación y justificación de las necesidades presupuestarias de las dependencias, entidades corporativas y Cuerpos Legislativos, para
controlar la ejecución del presupuesto y cualquier otra información financiera requerida por la Oficina de Gerencia y Presupuesto y la Junta de
Planificación a las dependencias, a las entidades corporativas y a los Cuerpos Legislativos; (5) coordinación adecuada entre la contabilidad de cada
dependencia, entidad corporativa o Cuerpo Legislativo y la contabilidad central que el Secretario llevará según estipula el Artículo (h) de esta
Ley.
• En el Principio 5.k. de los Diez Principios se recomienda preparar y someter a las agencias concernidas, incluida la Asamblea Legislativa de
Puerto Rico, los informes requeridos por ley dentro del término establecido para ello.
• En el Principio
5.1.
de los Diez Principios se recomienda preparar los informes que resuman la situación financiera según se dispone en la
reglamentación o norma aplicable y en el caso de los estados financieros, no más tarde de seis meses después del cierre anual de operaciones.
• Estados financieros o cuadres presupuestarios con el Departamento de Hacienda correspondiente al 30 de junio de 2010.
• La entidad debe tener los estados financieros aprobados
al31
de diciembre de 2010.
D. Los estados financieros auditados, el cuadre del presupuesto con el
Departamento
de Hacienda o la conciliación, según sea el caso, evaluados en
los
apartados
A. B. o C. de este criterio, no reflejan sobregiro.
• En el Artículo 8(b) de la Ley Núm. 230 se dispone que no podrá gastarse u obligarse en un año económico, cantidad alguna que exceda de las
asignaciones y los fondos autorizados por la ley para dicho año, incluyendo las cantidades traspasadas con abono a dichas asignaciones y los fondos
por disposición de ley; ni comprometerse en forma alguna al Gobierno en ningún contrato o negociación para el futuro pago de cantidades que
excedan de dichas asignaciones y los fondos, a menos que ello esté expresamente autorizado por ley.
• En el Principio Núm. 5 de los
Diez Principios se recomienda, entre otras cosas, que para mantener un control presupuestario, las entidades:
o/ Preparen un presupuesto operacional balanceado.
o/ Preparen la proyección de flujo de efectivo anual y mensual.
o/ Investiguen y documenten las fluctuaciones significativas del presupuesto.
o/ No incurran en déficit operacional ni sobregiros.
Derogada por la Carta Circular OC-15-19 del 30 de enero de 2015.
•
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CRITERIOS
Y PRÁCTICAS A CONSIDERAR
111.
PLAN
ESTRATÉGICO
AI31 de diciembre de 2010:
A.
La
entidad tiene
preparado
un
Plan
Estratégico que incluye los objetivos y los propósitos
claramente
definidos.
B. El
Plan
Estratégico contiene indicadores sobre cómo
medir
el cumplimiento de los objetivos. Ejemplo:
por
ciento o cantidad que se considera
aceptable
para
poder concluir
que
se cumple con un objetivo.
• En la Ley Núm. l 03 se establece la política pública relativa a varios aspectos fiscales y administrativos del gobierno. Entre ellos, se destaca la
preparación de planes estratégicos.
• En el Principio Núm. 4 de los
Diez Principios se incluyen elementos a considerar al preparar y adoptar planes estratégicos.
IV.
CUMPLIMIENTO
DE LA
LEY
NÚM. 96 DE 26 DE
JUNIO
DE 1964, SEGÚN ENMENDADA, Y
EL
REGLAMENTO
NÚM. 41 SOBRE LA
NOTIFICACIÓN
DE PÉRDIDAS O IRREGULARIDADES EN
EL
MANEJO
DE FONDOS O BIENES
PÚBLICOS
A.
AI31
de diciembre de 2010, el Ejecutivo Principal de la
entidad
designó
por
escrito a un funcionario o a un empleado con el
deber
de efectuar
las notificaciones de pérdidas o
irregularidades
relacionadas con los fondos o los bienes públicos.
• En el Artículo 7 del Reglamento Núm. 4i, Notificación de Pérdidas o irregularidades en el Manejo de Fondos o Bienes Públicos a la Oficina del
Contralor de Puerto Rico,
emitido el 20 de junio de 2008 por el Contralor de Puerto Rico, entre otras cosas, se establece que el ejecutivo principal
de cada entidad deberá designar un Oficial de Enlace que será el funcionario responsable en la entidad de la notificación de pérdidas o
irregularidades de fondos o bienes públicos en la Oficina.
• En la
Carta Circular OC-05-i6 del 13 de abril de 2005, emitida por el Contralor de Puerto Rico, sobre notificación a la Oficina del Contralor y al
Departamento de Justicia respecto a la pérdida de propiedad y de fondos públicos, se dispone que las entidades deberán designar un funcionario de
enlace responsable por la notificación requerida por la
Ley Núm. 96.
• En los folletos Ley 96, Pérdida de Propiedad y Fondos Públicos, y
Uso,
Control y Pérdida de Propiedad, preparados en noviembre de 2008 y
septiembre de 2006, respectivamente, por la Oficina del Contralor de Puerto Rico, se ofrece información sobre los aspectos relacionados con la
pérdida de propiedad y de fondos públicos en las entidades gubernamentales.
• En el Principio Núm. 3.a. de los
Diez Principios se recomienda que las entidades adopten las normas y los procedimientos que provean, entre otras
cosas, para la notificación a las agencias concernidas sobre la pérdida
y el hurto de la propiedad y de los fondos públicos (Ley Núm. 96).
Derogada por la Carta Circular OC-15-19 del 30 de enero de 2015.
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CRITERIOS
Y
PRÁCTICAS
A CONSIDERAR
B. La
entidad
mantiene un registro
para
el control sobre los casos de
pérdidas
o irregularidades relacionadas.
• En el Artículo 7.a.2) del Reglamento Núm. 41 se establece que las agencias, entre otras cosas, serán responsables de mantener su propio registro
para el control de los casos sobre pérdidas o irregularidades relacionadas con los fondos o bienes públicos.
C. No más
tarde
del 31 de agosto de 2010, el Ejecutivo Principal de la
entidad
remitió a la Oficina del
Contralor
una
certificación de
que
han
cumplido con las disposiciones del Reglamento Núm. 41, Notificación de Pérdidas o Irregularidades en el Manejo de Fondos o
Bienes
Públicos a la
Oficina del Contralor de Puerto Rico,
emitido
por
el
Contralor,
y
que
han
notificado todas las
pérdidas
o irregularidades relacionadas con el
manejo de fondos o de bienes públicos
ocurridas
durante
el año fiscal
terminado
al30
de junio de 2010.
• En la
Ley Núm. 96 se dispone, entre otras cosas, que las entidades tienen que informar cualquier violación de ley o irregularidad relacionada con la
propiedad y los fondos públicos. La entidad debe notificar a la Oficina del Contralor las circunstancias de la irregularidad, y debe efectuar una
investigación para determinar las causas en que se produjo la pérdida y tomar las medidas administrativas necesarias para corregir la deficiencia.
• En el Artículo 7 del
Reglamento Núm. 41 se establece, entre otras cosas, que el ejecutivo principal de la entidad deberá certificar bajo juramento, no
más tarde del 31 de agosto de cada año, que ha cumplido con las disposiciones de este
Reglamento y que se han notificado las pérdidas o
irregularidades en el manejo de fondos o de bienes públicos bajo el
controlo
custodia de la entidad ocurridas durante el año fiscal. Esta certificación
se hará en
el formato que el Contralor determine. Además, al finalizar cada año fiscal, la Oficina del Contralor emite una carta circular como
recordatorio para
el cumplimiento de dicha responsabilidad y para proveer el formulario correspondiente.
V.
CUMPLIMIENTO
DE LA LEY NÚM. 18 DE 30 DE OCTUBRE DE 1975, SEGÚN ENMENDADAD, Y
EL
REGLAMENTO
NÚM. 33 SOBRE
EL
REGISTRO
DE CONTRATOS
A. AI31 de diciembre de 2010, el Ejecutivo Principal de la entidad:
1. Designó
por
escrito a un Oficial de Enlace Principal con la responsabilidad de
mantener
el Registro de Contratos.
2. Designó
por
escrito a un Oficial de Enlace Sustituto quien
actuará
en caso de ausencia del Oficial de Enlace Principal.
• En el Artículo 5 del
Reglamento Núm. 33, Registro de Contratos, Escrituras y Documentos Relacionados, y Envío de Copias a la Oficina del
Contralor del Estado Libre Asociado de Puerto Rico,
aprobado el 15 de septiembre de 2009 por el Contralor de Puerto Rico, se dispone que el
funcionario principal de cada entidad designará por escrito un Oficial de Enlace Principal y un Sustituto, y notificará a la Oficina del Contralor los
nombres y otra información que sea necesaria.
I -
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Canto Prácticas a considerar en el establecimiento del MMAP y PPA
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CRITERIOS
Y PRÁCTICAS A CONSIDERAR
• En la Carta Circular OC-10-11, Actualización del Directorio del Registro de Contratos de la Oficina del Contralor, promulgada el 28 de octubre
de 2008 por el Contralor de Puerto Rico, se les proveyó a las entidades el Formulario OC-FSA-113, Datos para la Actualización del Registro de
Contratos de la Oficina del Contralor, para actualizar la información del Registro de Contratos.
• En el Principio Núm. 3.c. de los Diez Principios se recomienda que las entidades adopten las normas y los procedimientos que provean, entre otras
cosas, para cumplir con la ley sobre el registro de contratos gubernamentales (Ley Núm. 18).
B. No más
tarde
del 31 de agosto de 2010, el Ejecutivo Principal de la entidad remitió a la Oficina del
Contralor
una certificación bajo
juramento
acreditando
haber
cumplido con las disposiciones de la
Ley
Núm. 18 de 30 de octubre de 1975, según enmendada, sobre el envío de copia del
registro de contratos
y copia de todos los contratos, las escrituras, los documentos relacionados y las enmiendas requeridas
por
dicha Ley que
fueron otorgados
durante
el año fiscal
terminado
al 30 de
junio
de 2010.
• En el Artículo 15 del Reglamento Núm. 33 se establece que al cierre de año fiscal, no más tarde del 31 de agosto, el ejecutivo principal de cada
entidad deberá someter a la Oficina del Contralor una certificación bajo juramento, en la que acredita haber cumplido con las disposiciones de la Ley
Núm.
18 de 30 de octubre de 1975. Esta certificación se hará en el formato que el Contralor determine. Además, al finalizar cada año fiscal, la
Oficina del Contralor emite una carta circular como recordatorio para el cumplimiento de dicha responsabilidad y para proveer el formulario
correspondiente.
VI.
CUMPLIMIENTO
CON
EL
ARTÍCULO
14(d) DE LA
LEY
NÚM. 103 DE 25 DE MAYO DE 2006, SEGÚN ENMENDADA, Y EL
REGLAMENTO
NÚM. 53 SOBRE
EL
REGISTRO
DE
PUESTOS
E INFORMACIÓN RELACIONADA
La
entidad
remitió a tiempo el
Informe
Mensual
de
Nóminas
y de Puestos a la Oficina del
Contralor
correspondiente a los meses de julio a octubre
de 2010, conforme a las fechas límites establecidas en la Carta Circular OC-lO-lO emitida
por
la Oficina del
Contralor
el 28 de
octubre
de 2009.
• En el Artículo 14(d) de la Ley Núm. 103 se establece que, a partir del l de enero de 2007, se crea en la Oficina del Contralor un Registro de Puestos
para todas las agencias y corporaciones públicas en el cual cada jefe de agencia o corporación pública debe informar mensualmente a esta Oficina
los puestos existentes, y si los mismos están ocupados o vacantes. Además, el 18 de marzo de 2008 la Ley Núm. 29 enmendó el Artículo 14.(d) de la
Ley Núm. 103. La Ley Núm. 29 creó, a partir del 1 de enero de 2008, un Registro de Puestos e Información Relacionada en la Oficina del Contralor
de Puerto Rico para todas las entidades de gobierno, sin excepción alguna, que forman parte de las ramas Ejecutiva, Legislativa y Judicial; incluso
las corporaciones públicas y sus subsidiarias, los municipios, las corporaciones especiales y municipales, y los consorcios. Mensualmente los jefes
de dichas entidades de gobierno enviarán un informe a la Oficina del Contralor que contenga la información requerida.
• El Registro de Puestos se considera de naturaleza pública y está disponible para examen en nuestra página en Internet.
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CRITERIOS
Y
PRÁCTICAS
A CONSIDERAR
• Conforme a lo requerido en el Artículo 14(d), el Contralor de Puerto Rico aprobó el Reglamento Núm. 53. El referido Reglamento tiene el propósito
de disponer las normas para el funcionamiento del Registro de Puestos, incluso la informacióna incluirse en los informes mensuales que se remitan
a esta Oficina para informar los cambios que ocurran mensualmente en relación con los puestos en todas las entidades del Gobierno del Estado Libre
Asociado de Puerto Rico. Además, en el mencionado Reglamento se establece que los informes mensuales se remitirán no más tarde de 30 días
consecutivos luego de concluido el mes correspondiente,
y que las entidades deberán conservar todos los informes mensuales en original certificado
y los documentos complementarios que fundamenten cada Informe Mensual de Nóminas y de Puestos en un expediente especial, por separado.
• Para propósitos de la evaluación, la entidad debe haber remitido a la Oficina del Contralor, en las fechas indicadas, el Informe Mensual de Nóminas y
de Puestos, correspondiente a los meses de
julio
a octubre de 2010. El remitir cualquier informe fuera de la fecha indicada en la Carta Circular
OC-lO-lO equivaldría a la pérdida de la totalidad de los puntos (4 puntos).
• En el Principio Núm. 3.e. de los Diez Principios se recomienda que las entidades adopten las normas
y los procedimientos que provean, entre otras
cosas, para cumplir con la Ley Núm. l 03.
VII. PLAN DE
ACCIÓN
CORRECTIVA
(PAC)
AI31 de
diciembre
de 2010, la entidad está al
día
con la presentación de los informes del PAC de la Oficina del
Contralor.
• El Reglamento Núm. 26, Para la Administración del Plan de Acción Correctiva, emitido el 11 de septiembre de 2009 por el Contralor de
Puerto Rico, contiene las normas y los procedimientos que se utilizarán para dar seguimiento a la preparación de dichos planes, para administrar la
concesión de prórrogas,
y para la coordinación que existirá con las agencias de seguimiento y de referimiento.
• Si la Oficina del Contralor publicó varios informes relacionados con la entidad, ésta deberá estar al día con el
PAC
de cada uno de los informes,
• En el Principio Núm. 8 de los Diez Principios se recomienda a las entidades cumplir con el
PAC
de la Oficina del Contralor y atender las
recomendaciones de los auditores externos.
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CRITERIOS
Y PRÁCTICAS A CONSIDERAR
VIII. SISTEMA DE
ARCHIVO
Y
CONTROL
DE DOCUMENTOS, Y
REGLAMENTACIÓN
AI31
de diciembre de 2010, el Ejecutivo Principal de la entidad:
A. Nombró a un funcionario o empleado con las funciones de
Administrador
de Documentos.
B. Promulgó reglamentación
para
la clasificación, la ordenación y el archivo de documentos, y
para
proveer un sistema de referencia
que
facilite
la búsqueda, los
préstamos
y el rearchivo de documentos.
C. Designó
por
escrito a un funcionario que se encargue,
entre
otras
cosas, de
controlar,
redactar
o revisar, actualizar, y emitir de forma final toda
la reglamentación de aplicación
interna
y externa.
D. La entidad mantiene un registro con la reglamentación
interna
y
externa
aplicable vigente.
• En la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico, según enmendada, se establece la
política pública en el gobierno sobre la administración de los documentos públicos. La misma reconoce la importancia de dicha función y establece
varios mecanismos para fortalecerla, entre ellos, el nombramiento de un funcionario encargado de tales funciones (administrador de documentos),
así como el establecimiento de los programas de administración de documentos, y de administración de formularios y directrices en las entidades del
Gobierno.
• En el Artículo 13, Inciso 2 del
Reglamento Núm. 15, Reglamento de Administradores de Documentos, emitido el 21 de julio de 1979 por el
Administrador de Servicios Generales, según enmendado, se dispone, entre otras cosas, que cada jefe de dependencia deberá seleccionar un
candidato para ocupar el puesto de Administrador de Documentos. Además, en el Artículo 17 se dispone que el director de la entidad expedirá un
nombramiento oficial a la persona que recomiende la Administración de Servicios Generales y que haya aprobado el adiestramiento ofrecido por el
Programa.
• En el Artículo 9, Inciso 1 del
Reglamento Núm. 4284, Reglamento para la Administración de Documentos Públicos de la Rama Ejecutiva del
Estado Libre Asociado de Puerto Rico,
aprobado el 19 de julio de 1990 por el Administrador de Servicios Generales, se establece, según
enmendado, entre otras cosas, que los jefes de las entidades establecerán los mecanismos necesarios para facilitar las funciones del Administrador
de Documentos de su organismo y proveerán para que en sus entidades se organicen Programas de Documentos. Además, en el Artículo 26,
Inciso 2, se establece, entre otras cosas, que cada entidad al proveer controles sobre la creación de documentos deberá establecer sistemas adecuados
de administración de archivos.
Derogada por la Carta Circular OC-15-19 del 30 de enero de 2015.
Cont.
Prácticas
a
considerar
en
el
establecimiento
del
MMAP
y
PP
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junio
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2010
CRITERIOS
Y PRÁCTICAS A CONSIDERAR
• En el Principio Núm. 7 de los Diez Principios se recomienda a las entidades mantener sistemas de archivo y control de documentos mediante los
cuales se garantice la seguridad y la obtención rápida de los mismos.
• En marzo de 2007 la Oficina del Contralor publicó el folleto informativo
Administración de Documentos Públicos - Archivo Central para orientar
sobre el cumplimiento con la
Ley Núm. 5, y otras leyes y reglamentos relacionados con el manejo de los documentos en el Gobierno.
• La designación debe ser realizada por el funcionario principal y notificada al resto del personal.
IX.
TECNOLOGÍA
DE INFORMACIÓN
A.
Al31
de diciembre de 2010, la entidad
cuenta
con:
1. Reglamentación
para
el uso del equipo computadorizado.
2.
Plan
de Continuidad de Negocios
que
incluya un
Plan
para
Recuperación de Desastres y un
Plan
para
la Continuidad de las Operaciones.
B. A la fecha de la visita, las computadoras:
1.
Requieren
contraseñas de acceso.
2. Contienen
una
pantalla con las advertencias sobre el uso correcto de las mismas y las sanciones
que
conlleva su uso impropio.
• El Principio Núm. 6 de los Diez Principios resalta la importancia del uso de la tecnología para lograr mayor eficiencia en las operaciones.
• En enero de 2006 la Oficina del Contralor de Puerto Rico publicó el folleto informativo titulado
Las Mejores Prácticas para la Adquisición,
Desarrollo, Utilización y Control de la Tecnología de Información para orientar sobre el particular.
• En la
Carta Circular OC-06-/3 de 28 de noviembre de 2005, emitida por el Contralor de Puerto Rico, se alertó sobre la necesidad de advertir a
los usuarios de los sistemas computadorizados sobre las normas principales para el uso de dichos sistemas, de manera que se comprometan a
observarlas y conozcan sobre las medidas aplicables en caso de violación a las normas.
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CRITERIOS
Y PRÁCTICAS A CONSIDERAR
PROGRAMA
DE
PREVENCIÓN-ANTlCORRUPCIÓN
x.
ESTABLECIMIENTO
yDIVULGACIÓN DE CULTURA
ÉTICA
Y DE VALORES
A. Al 31 de diciembre de 2010, existen y se distribuyeron las
normas
sobre la
cultura
ética y de valores institucionales aplicables a los servidores
públicos, a los proveedores y a los contratistas.
• En la Ley Núm. 12 de 24 de julio de 1985, Ley de Ética Gubernamental del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, según enmendada, se establece
la política pública sobre la conducta ética de sus funcionarios y sus empleados. Cada entidad gubernamental es responsable de establecer y velar que
la conducta ética de su personal esté cónsona con la política pública que emana de esta
Ley.
• En el caso de los proveedores y de los contratistas, en la Ley Núm. 84 de 18 de junio de 2002, Ley para establecer un Código de Ética para
contratistas, proveedores de bienes y servicios, y solicitantes de incentivos económicos,
según enmendada, se establecen las normas de conducta
ética de los proveedores del Gobierno.
• Para la distribución de las normas éticas se pueden utilizar variados métodos conforme con la estructura de la entidad, los medios de comunicación
existentes (papel o electrónicos) y la disponibilidad de fondos. Entre otros, podemos sugerir:
./
Entregar un documento que resuma la misma.
./
Publicar en la intranet e Internet, y notificar al personal, proveedores y contratistas para que la lean.
./
Enviar memorandos u otro medio de comunicación escrita para informar sobre la misma .
./
Incluir la información como parte del contrato.
B.
AI31
de diciembre de 2010, existen y se distribuyeron las normas sobre la confidencialidad y la seguridad de la información
que
deben
cumplir
los funcionarios y los empleados de la entidad.
• Entre los aspectos que se deben considerar en este tipo de norma se encuentran:
./
La expectativa de privacidad en el área de trabajo, los escritorios, los archivos y el correo electrónico. Esto, incluye mantener documentos
sensitivos fuera del alcance del personal no autorizado al evitar dejar los mismos encima de los escritorios y manteniéndolos en archivos
cerrados cuando no se estén utilizando. Además, incluye mantener la confidencialidad de la información sensitiva de la entidad.
./
La responsabilidad de velar y salvaguardar adecuadamente el equipo, los materiales y los documentos bajo su custodia, en y fuera de la entidad .
./
La utilización de la información solamente para fines oficiales y no para beneficio personal o de terceros.
Derogada por la Carta Circular OC-15-19 del 30 de enero de 2015.
Cont. Prácticas a considerar en el establecimiento del MMAP y PPA
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CRITERIOS
Y
PRÁCTICAS
A
CONSIDERAR
XI.
NOTIFICACIÓN
DE ACTIVIDADES
CON
FINES DE
LUCRO
Al 31 de diciembre de 2010:
A.
La
entidad
cuenta
con
normas
sobre la notificación a ésta de la participación en actividades con fines de lucro, fuera de
horas
laborables,
por
parte
de los funcionarios y los empleados. Además, dichas
normas
fueron distribuidas al personal.
B. La
entidad
preparó
y tenía disponible
para
los funcionarios y los empleados el formulario
para
notificar su participación en actividades con
fines de lucro, fuera de horas laborables.
• La divulgación de trabajos con fines de lucro fuera de horas laborables a la entidad nominadora por parte del personal es una medida para atender y
evitar el conflicto de intereses, de hecho o apariencia. Esta información puede obtenerse mediante un formulario que completen los funcionarios y
los empleados. Dicho formulario debe:
.1 Ser preparado y provisto por la entidad.
.1 Proveer para que los funcionarios y los empleados de la entidad certifiquen si participan en actividades con fines de lucro fuera de horas
laborables.
XII.
RECIBO
Y
REFERIDO
DE
QUERELLAS
Al31
de diciembre de 2010:
A. Existen
normas
sobre el recibo y el referido de querellas
contra
cualquier funcionario, empleado o contratista de la entidad.
B. El Ejecutivo Principal de la
entidad
designó
por
escrito a un funcionario de la entidad o
una
unidad independiente, como la de Auditoría
Interna,
la responsabilidad de recibir y de
referir
a la división correspondiente o al organismo gubernamental con jurisdicción, las
notificaciones o las alegaciones de actos constitutivos de corrupción o ilegales
contra
cualquier funcionario, empleado o
contratista
de la
entidad.
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CRITERIOS Y PRÁCTICAS A CONSIDERAR
C. Se informó a los funcionarios y a los empleados del método disponible para recibir las querellas.
D. El método garantiza la confidencialidad del querellante.
• Las leyes Núm. 426 de 7 de noviembre de 2000 y Núm. 14 de 11 de abril de 2001 sobre la protección al querellante, disponen sobre la
responsabilidad que tienen todos los servidores públicos
y otras personas en informar actos de corrupción, y sobre los derechos que les cobijan. Esto
significa que es responsabilidad de las entidades proveer los mecanismos para el recibo
y referido de querellas (denuncias de actos de corrupción) y
asignar a un funcionario la responsabilidad de:
./
Realizar una investigación sobre los hechos .
./
Determinar si existe alguna posible ilegalidad.
./
Recomendar e iniciar acciones de referimiento correspondientes.
• El funcionario en quien se delegue esta responsabilidad, debe contar con el respaldo del funcionario principal
y ser reconocido por su integridad y
confidencialidad.
• Los métodos que se establezcan dependerán de la estructura organizacional de la entidad, los medios de comunicación (papel o electrónico)
y la
disponibilidad de recursos económicos.
• Es indispensable que el o los métodos que se establezcan garanticen la confidencialidad del querellante.
• Algunos de los métodos sugeridos son:
./
Línea de teléfono independiente del cuadro de la entidad (línea directa), preferiblemente con un sistema de recibir mensajes de voz.
./
Apartado de correo en el US Postal Services General Post Office, independiente al de la entidad. El funcionario en quien se delegue la
responsabilidad de recibir las querellas debe ser el único que tenga acceso (llave) de dicho apartado.
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junio
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CRITERIOS
Y PRÁCTICAS A CONSIDERAR
XIII. NORMAS SOBRE
CAPITAL
HUMANO
Al31
de diciembre de 2010:
A. La
entidad
cuenta
con normas y
demuestra
su cumplimiento, sobre acciones disciplinarias.
B. La
entidad
cuenta
con normas y demuestra su cumplimiento,
sobre
la validación externa
por
la División de Recursos
Humanos
de la
información provista
por
los candidatos a empleo.
• El Principio Núm. 9.a. de los
Diez Principios enfatiza en el elemento de mantener un sistema adecuado de reclutamiento.
• La validación externa representa el esfuerzo que realiza la entidad por asegurarse de que el candidato, además de poseer los conocimientos técnicos
o académicos y de experiencia requeridos, demuestra un comportamiento y una reputación confiable. Para corroborar estos aspectos se sugiere
visitar o confirmar en empleos anteriores y en la comunidad. La profundidad de la validación y a quien se le asignará, dependerá de la estructura
organizacional de la entidad y de la disponibilidad de fondos.
• Esta validación puede llevarse a cabo por personal contratado (investigadores) o por personal de la propia entidad. La misma puede ser por teléfono
o por escrito. La entidad puede cumplimentar un documento para evidenciar la validación efectuada.
• El personal encargado de realizar las investigaciones debe mantener en estricta confidencialidad la función que realiza y el resultado de su
investigación.
• Las normas sobre Capital Humano pueden estar en reglamentos, memorandos, cartas o cualquier otro método determinado por las entidades o los
Cuerpos Legislativos.
C. Capacitación y adiestramiento:
1. La
entidad
cuenta con normas y demuestra su cumplimiento, en cuanto a orientación formal al personal de nuevo ingreso
sobre
valores y
normas
de conducta,
dentro
de los 30 días siguientes a su nombramiento.
• Sobre el adiestramiento al personal de nuevo ingreso, la entidad puede definir los temas básicos que debe conocer todo servidor público al
momento de su nombramiento. Es importante considerar, entre otros temas: la ley creadora, las normas y los reglamentos internos y externos
aplicables, el plan estratégico, la organización interna y la relación con otras entidades.
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CRITERIOS
Y
PRÁCTICAS
A CONSIDERAR
2.
La
entidad cuenta con
normas
y
demuestra
su cumplimiento, en cuanto a horas mínimas anuales de capacitación al personal sobre temas de
valores y normas de conducta.
• El Principio Núm. 9.d. de los Diez Principios enfatiza en el elemento de mantener un programa de educación continua para todo el personal y
que el mismo requiera un mínimo de horas de adiestramiento anual.
• Las normas sobre capacitación, que incluyen, entre otras cosas, las horas muumas, los temas a cubrir, la preparaclon de un Plan de
Adiestramiento y el registro de horas, pueden estar incluidas en el reglamento de personal de la entidad, en memorandos, en cartas circulares o
cualquier otro método de reglamentar que se utilice.
3.
La
entidad cuenta con
normas
sobre la preparación del
Plan
de Adiestramiento, Capacitación y Desarrollo del Personal, y demuestra la
preparación
del mismo correspondiente al año fiscal 2010-11.
• El Plan se debe preparar al principio del año, donde se indiquen las horas mínimas de adiestramiento con las cuales debe cumplir el personal de
la entidad.
4.
La
entidad cuenta con un Registro de
Horas
de Adiestramiento
por
empleado.
• El registro puede ser de forma electrónica o cualquier otro medio establecido por la entidad. Sin embargo, éste debe proveer para que las horas
de adiestramiento de cada empleado estén disponibles con facilidad sin tener que examinar los expedientes de los empleados.
• La diversidad del Plan de Adiestramiento y el método de registro dependerán de la estructura organizacional de la entidad y de la disponibilidad
de fondos.
D.
La
entidad
cuenta con
normas
y
demuestra
su cumplimiento,
sobre
la evaluación del desempeño
para
el personal de servicio de
carrera,
al
menos anualmente.
• En el Principio Núm. 9.b. de los Diez Principios se enfatiza el elemento de la evaluación del desempeño de cada funcionario o empleado.
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,
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CRITERIOS
Y
PRÁCTICAS
A
CONSIDERAR
XlV.
EVALUACIÓN
DE
RIESGOS
DE LA ENTIDAD
A.
Al31
de diciembre de 2010, existen normas sobre la realización de la evaluación de riesgos de la entidad y, además, que se establezca en ésta
realizar
la misma, al menos una vez al año.
• La evaluación de riesgos es uno de los componentes de una estructura de control interno, según definida y recomendada por el Committee
of
Sponsoring Organizations (COSO 1992,2004).
B. La
entidad
realizó
una
evaluación de riesgos
durante
el
año
calendario 2010
que
al menos contenga los siguientes elementos: objetivo,
clasificación del objetivo, evento (riesgo), probabilidad de ocurrencia, impacto, nivel de riesgo, actividades de control, conclusión, así como
firma
y fecha de preparación.
• La evaluación de riesgo de auditoría no se considerará como cumplimiento de este criterio. El funcionario principal de la entidad debe nombrar el
personal o el grupo de trabajo que será responsable de realizar la evaluación de riesgos de ésta.
xv.
ACTIVIDAD
DE
AUDITORÍA
INTERNA
Al31
de diciembre de 2010:
A. La
entidad
cuenta con la actividad de auditoría interna.
• En el Principio Núm. 2 de los Diez Principios se recomienda a las entidades mantener una oficina de auditoría interna competente que, entre otras
cosas:
./
Responda al nivel más alto de la organización.
./
Adopte planes de trabajo definidos.
./
Cumpla con las normas que rigen su función.
• El 18 de abril de 2006 nuestra Oficina emitió la
Carta Circular OC-06-20 sobre la actividad de auditoría interna en el Gobierno en la que se
describen las características de una buena actividad de auditoría interna.
• En el folleto
The Role
of
Auditing in Public Sector Governance emitido por el lnstitute
of
lnternal Auditors se establece, entre otras cosas, que la
auditoría interna contribuye a una administración pública eficaz y al buen uso de los recursos. Este folleto se puede obtener a través de Internet, en
la siguiente dirección: http://www.theiia.org.
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CRITERIOS
Y PRÁCTICAS A CONSIDERAR
• Cuando otra entidad provea esta función, es importante que el funcionario principal deje documentadas las gestiones que realizó para solicitar que
su entidad fuera auditada o al menos fuera incluida en el plan de trabajo de la unidad de auditoría interna correspondiente.
• Por otra parte, aquellas entidades que entienden que debido a su situación (cantidad de empleados, presupuesto, etc.) no pueden contar con una
unidad de auditoría interna, tienen la alternativa de efectuar una auditoría de cumplimiento mediante la contratación de profesionales, al menos una
vez al año.
B.
El personal a cargo de la actividad de
auditoría
interna
responde al nivel
jerárquico
más alto de la entidad.
• Las normas generalmente aceptadas de la profesión disponen que la actividad de auditoría interna debe responder al nivel jerárquico más alto de la
entidad.
C. La
entidad
cuenta
con un Comité de Auditoría
Interna
designado
por
la
junta
o
cuerpo
directivo o el funcionario que asume las funciones de
dicho cuerpo en ausencia del mismo. Los miembros pueden
ser
del propio cuerpo directivo o personas externas, que no sean contratistas de la
entidad, ni sus actuaciones constituyen conflicto de intereses. Éstos no pueden
ser
funcionarios o empleados de la entidad.
• La Carta Circular OC-06-20 del 18 de abril de 2006 contiene información sobre el Comité de Auditoría Interna (Comité). Como parte del
fortalecimiento de la actividad de auditoría interna, las entidades deben establecer un Comité.
D. El propósito, la
autoridad
y la responsabilidad de la actividad de auditoría
interna
están formalmente definidos
por
el:
1. Funcionario principal de la entidad
2. Comité de
Auditoría
Interna.
• Esta actividad debe estar debidamente definida mediante un documento oficial (Carta Constitutiva), firmado por el funcionario principal de la
entidad
y los miembros del Comité de Auditoría Interna.
E. La actividad de
auditoría
interna
tiene
normas
y
demuestra
su cumplimiento, en
cuanto
al
Plan
de
Trabajo
Anual.
• El Plan de trabajo debe contener, entre otras cosas, el alcance, los objetivos, el tiempo y la asignación de los recursos.
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CRITERIOS
Y
PRÁCTICAS
A CONSIDERAR
F.
La
actividad de
auditoría
interna
tiene
normas
y
demuestra
su cumplimiento, en cuanto al
Plan
de Adiestramiento Anual.
• El Plan de adiestramiento debe estar diseñado de acuerdo con las necesidades del personal de auditoría. Además, debe incluir áreas técnicas de la
profesión.
G.
La
actividad de
auditoría
interna
realizó o participó en al menos
una
evaluación del sistema de
control
interno
de la
entidad
durante
el año
calendario
2010.
•
Como una norma de control y de sana administración, al menos una vez al año, se debe realizar una evaluación del sistema o estructura de control
interno de la entidad. Ésta la puede realizar el auditor interno o el auditor externo. Los estándares de auditoría
y el Yellow Book (aplicables a las
auditorías conocidas como
Single Audit) requieren que los auditores externos realicen esta evaluación y preparen un informe con el resultado de esta
evaluación. Los auditores internos pueden colaborar con los auditores externos en este proceso.
Nota:
Las cartas circulares y los folletos emitidos por la Oficina del Contralor se pueden obtener en Internet por medio de la siguiente
dirección: http://www.ocpr.gov.pr.
Derogada por la Carta Circular OC-15-19 del 30 de enero de 2015.
Estado Libre Asociado de Puerto Rico
OFICINA
DEL
CONTRALOR
San Juan, Puerto Rico
Centro
de Desarrollo Profesional y
Orientaciones
Externas
Edificio Union Plaza 416 - Piso 7
Ave. Ponce de León
Hato Rey, Puerto Rico
(787) 294-1991
Anejo 4
1
1
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•
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-
Vía
del
Tren
\Trb<tllO
Ave.
Ponce
de
León
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Hato
Rey
Ave.
Muñoz
Rivera
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e
< -
-
.-
Untv.
1'aJinS<cl"",
---.---
Derogada por la Carta Circular OC-15-19 del 30 de enero de 2015.
Estado Libre Asociado de Puerto Rico
OFICINA
DEL
CONTRALOR
San Juan, Puerto Rico
HOJA
DE
CONFIRMACIÓN
DE
ASISTENCIA
ENTIDADES DE LA RAMA LEGISLATIVA
1 de septiembre de 2010, de 8:30 a.m. a 11:00 a.m,
Anejo 5
Orientación para el Establecimiento de Criterios de las Medidas para
Mejorar
la
Administración Pública y de un Programa de Prevención-Anticorrupción
al31
de diciembre de 2010
(MMAP
YPPA)I
Instrucciones:
• Completar la información correspondiente al funcionario o al empleado designado.
• Escanear
y enviarla por correo electrónico no más tarde del 2 de agosto de 2010 a la siguiente
dirección:
wrolon@ocpr.gov.pr.
Nombre completo de la entidad:
Teléfono:
Nombre de los funcionarios o los empleados
Puesto
designados
1.
2.
Autorizado por el funcionario principal:
Nombre:
Firma:
Puesto:
Fecha:
I La orientación se ofrecerá en el Centro de Desarrollo Profesional y Actividades Especiales de la Oficina del Contralor,
localizado en el piso 7 del Edificio Union Plaza en la Avenida Ponce de León 416 en Hato Rey en horario de
~:30
a.m. a l 1:00 a.m.
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