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o
Libre
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OC-I3-02
A
Tl
o Fi
sca
l
20
12-
20
13
10 de agosto de 20 12
Funcionarios pr
in
ci
pa
les
de
las corporaciones p
úb
licas,
de
los sistem
as
de
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de la Ra
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ndicos
y Presidente de
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itores intemos
'
As unt
o:
EvaJu:lción a las corpol":lci
onc
s públicas,
:1
los sistem
as
de
retiro de la Rama Ejecutiva del
Es
tado
Libr
e Asociado de
Pue
rto
Rico y a la Administración Ce
ntral
de
la
Un
iversidad de Puerto Rico sobre el establecimiento de un
Progr:una de Co
nlr
ol Interno y de Prevención
(PROC
IP)
301
30 de
juni
o de 2013
Es
timados señores y seño
ra
s:
La
O
fi
c
in
a d
el
Contralor
de
Puerto Rico desarro
ll
ó e impla
nt
ó por v
ar
ios
a!l
os
un
programa
de evaluación pa
ra
verificar el estab
le
cimie
nt
o de las M
ed
id
as para Mejorar la
Adminislración Pública
y
de
UI1 Programa de Prevención-Anlicorrupción (MMAP y P
PA
).
Di
cha est
ra
tcgia estaba dirig
id
a a
fi
sca
li
zar el cump
li
m
ie
nt
o de Icyes, r
eg
lame
nt
os y normas
aplicables, mediante el método de visitas a las entidades. Con esta estrategia se
ob
tu
vieron en
las entidades gubername
nt
ales los sigu
ie
nt
es l
og
ros, e
nt
re otros:
El desarro
ll
o y el fortalecimie
nt
o de la reg
lam
e
nt
ación
in
te
rn
a
El
establecimie
nt
o de metod
os
para detectar y prevenir actos de corrupción
La
preparac ión de
inr
OnlleS sobre los aspectos
fi
scales de las entidades que propician
el
co
ntrol, la rendición de cuentas y
la
transpa
re
ncia
El esta
bl
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nt
o y el ro
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ilizado
para
referirse a una per
so
na
se
refiere a
mnbos
sexos.
PO
BOX
366069
SAN
JUAN PUERTO RICO
00936-6069
J05 AVENIDA PONCE
DE
LEÓN, HATO
REY.
PUERTO RICO
009
/ 7-1 136
TEL.
(787) 754-3030
FAX
(787) 751-6768
E-MAIL:
ocp
r@ocpr.gov.pr INTERNET:
hup:
//
wWw.ocpr.gou.pr
Esta comunicación se emite al amparo del Artículo 14 de la Ley Núm. 9 del 24 de julio de 1952, según enmendada, conforme se detalla en la Certificación sometida por esta
Oficina ante la Comisión Estatal de Elecciones el 27 de enero de 2012, número CEE-C-12-113.
Derogada por la Carta Circular OC-15-16 del 28 de enero de 2015
C,
lrt
a Circular OC- 13-02
gina 2
10
de agosto de 2012
La
realización anual de evaluación de riesgos de
la
enlidad
La
or
ie
nt
ación a los funcionarios y a los empleados públicos sobre
el
establec
imi
ento
de controles
in
te
rn
o
s,
y
el
c
um
p
li
miento de las leyes y
la
reglame
nta
ción apl icables.
En
anos recientcs,
ha
cobrado mayor significado
el
cstablec
imi
ento de
un
sistema
de
control
in
te
rn
o
b,
lsado en
la
de
fini
ción y el modelo divulgado por
el
Commi
tt
ee
of
Sponsoring
Orga
ni
zations
of
th
e Treadway Commission (COSO). Dicho Comité está compuesto por
cinco
0'ja
ni
L1cio
ne
s internac
ion
ales
en
el campo de
la
auditorí
a,
la contabilidad y 1,15
finan
za
s . Companjas y en
tid
ades gubernamentales alrededor del mundo han adoptado el
modelo
de
COSO, ya que este provee lo que se conoce como
un
sistema integrado basado
en
ri
esgos, cuyo propósito está
di
ri
gido
al
c
um
p
limi
e
nt
o de los objetivos de la entidad.
La
s e
nti
dades gubernamcntales existen para serv
ir
al
interés
bl
ico media
nt
e el manejo
adecuado de la propiedad y de los fondos pllb
li
cos.
Es
to, con el propósito de lograr
el
cumplimiento
de
las
me
ta
s y los objetivos, según los planes de trabajo y el deber ministerial
asignado por ley. El modelo de
COSO es una herramienta excelente que permite dirigir los
esfuerzos del Gobie
rn
o para tales propós
it
os. Seg
ún
el informe 20 JO Slale
Co
mplrollers
Teclmical Activiries and FUI/e/iom, 28 estados de los Estados Unidos
de
América utilizan
este modelo).
Es
te
consta
de
los sig
ui
entes
oc
ho component
es:
Ambiente Int
er
no: Abarca la mane
ra
de trabajar de una organizac
ión
y establece
la
ba
se de mo el personal de
la
entidad perci
be
y mane
ja
los
ri
esgos, incl uidas
la
i
mp
lantacn de
re
glame
nt
ac
ión, la integridad y los
va
lores éticos, y el
en
torno en que
se actúa.
Estab
lecimiento de Objetivos: Componente mediante el cual la gerencia identifica y
establece los objetivos de la entidad. Estos
se
establecen a nivel estratégico, y se crea
con e
ll
os una base para los obje
ti
vos operativos, de i
nf
ormación y de cumpl
im
i
en
t
o.
Identificación de Eventos:
En
este componente, la gerenc
ia
id
entifica los evcntos
potenc
ia
les derivados de fuentes externas o inte
rn
as que, de ocur
ri
r, afectarían
positiva o negati
va
me
nte
el
cumplimiento de los objetivos
de
la entidad.
Evaluación
de
Riesgos:
Se
centra en la identificación de eventos o
ri
esgos y en
el
análisis de la probabilidad de
oc
urrencia
de
estos con
re
specto al impacto que pucden
tener sobre el cumplimiento de los objetivos. Ta
mbi
én se dcterm
in
an
los controles
que tiene la entidad para
mi
tigar o prcvenir los riesgos, si dichos controles son
adecuados o si hay
qu
e establccer controles adicionales.
: Para obtener s infonnación sobre COSO puede visitar su página en
In
ternet: http://www.coso.org.
1 Info
rm
ación disponible en
la
página
en
Internet de la Nmio
na'
Associalion 01
Sww
Alldilor
s.
CO
l1lptroflers
(/lId
Tr
co.wrcrs: http://www.
n;t
sact.org.
Derogada por la Carta Circular OC-15-16 del 28 de enero de 2015
Carta Circ
ul
ar OC-13-02
gina 3
10 de agosto de 20 12
Respu
esta:t
lo
s Riesgos: En este componente se determina
cl
tipo de res
pu
esta o plan
de acción que
la
gerenc
ia
va
a tomar para
at
ender los
ri
esgos o eventos identificados.
La
s respues
ta
s
pu
eden incluir m
ed
ida
s para evitar,
ac
eptar, reducir o compartir los
ri
esgos.
Actividades de
Contro
l:
Es
tas son las po
li
ticas y los proced
imi
entos de co
nt
ro
l que
proveen seguridad
ra
zonable para el cumplimie
nt
o de o
bj
e
ti
vos, y la prevención de
eve
nt
os que afec
tan
negativame
nt
e a la entidad.
Se
ll
evan a eabo por todo el perso
nal
de la organ
iz.1.ció
n. Eje
mpl
os de ac
ti
vi
dades de control son:
la
seg
re
gación de deberes,
la toma de i
nv
e
nt
arios
fi
s
ic
os,
la
preparación de conc
ili
ac
iones bancar
ia
s y otros.
Inf
ormación y Comunicación:
So
n las actividades mediante las cuales en la entidad
se
id
entifica,
se
ca pla y se comunica
in
formación interna y externa para el logro de los
obje
ti
vos.
La
comunicación debe ser oportuna, completa y confia
bl
e, e incl uye a todo
el
pe
rso
nal
de la entidad.
SUllcrvisión: Proced
imi
e
nt
os establec idos por la entidad
pa
ra evaluar periódicamente
el diseño y
la
operación de los controles inte
rn
os de la e
nti
da
d.
Es
la supervisión
constante por parte de
la gerencia med
ia
nt
e evaluaciones de los contro
le
s inte
rn
os, y
audito
ri
as internas y
ex
terna
s.
Esto, con
cI
propós
it
o de determinar defic
ien
cias en
cI
sistema de co
nt
ro
l inte
rn
o, y la prevención y la deteccn de irregulari dades.
Este o hemos transfonnado significativamente
el MMAP y
Pi
lA. Esto, para cam biar el
nombre
del proyecto, clasi
fi
car los criterios de acue
rd
o con la est
ru
ctura de COSO, y realizar
aj
ustes en cuanto a
la
s fechas en que se
rea
li
zará la evaluación, entre otros, seg
ún
se indica:
A partir de la vigencia de esta C
ana
CirclIlar, el proyecto se conoce
como
Programa de
CO
II/r
oles
fili
em
os
y de Prevención (PROCIP
).
La
eva
lu
ación a las
en
ti
dades sobre
el
establec
imi
e
nt
o del PROC
IP
se efectuará cada
dos
os.
L
os
crite
ri
os fueron revisados y reagrupados de acuerdo con los ocho componentes de
control
in
terno, indicados por COSO, y están estab lecidos en el Anejo l .
La fecha del establec
imi
ento de los cr
it
erios seal 30 de junio de 20 13 O a
la
fec ha
especifica que se indique en el cr
it
er
io.
No s tarde del
16
de se
pti
embre de 20 t
3,
las entidades deberán:
1.
Visitar
la
Sección
de
Contraloria
Di
g
it
al
en
nu
es
tr
a pág ina en
Int
e
rn
et en
hup:
//
www.ocp
r.
gov.pr y descargar los anejos I a1
3.
2. Efectuar una alltoeva
llla
ción
fi
nal, para lo c
ual
utili
za
rán
el Anejo l.
Derogada por la Carta Circular OC-15-16 del 28 de enero de 2015
Cnr
tn
Circulnr
OC
-1
3-
02
Página 4
10
de agosto de 20 12
3.
Env
iar a la Ofic
in
a del Contra lar, la Certificación
de
la
Autoel'aluación del
Establecimiento del
PROC
IP
al 30
de
junio
de
2013 (Certificación)
(A
llejo 2) y el
Resumen
de
Re
sultados
de
la
Autoevalllación del Establecimiento del PROCIP al
30
de
j unio
de
2013 (Resllmen
de
Reslll/(l(/os) (Anejo 3). Ambos documentos
deberán
enviarse a
la
siguiente dirección de correo electrónico:
procill@ocpr.gov
.pr
.
El
o
ri
ginal de estos deberá retenerse
en
la entidad para
mostrarlo
al momento de la visita
ini
cial de
nu
estros auditore
s.
Sugerimos que, para propósitos de que
la
s entidades determinen con tiempo
el
porcie
nt
o de cumplimiento del PROCIP y
la
s áreas que neces
ita
mej
orar, se realice
una autoevaluación intermedia
al
15
de
marzo
de
2013.
La
s vi
si
tas
de
nuestros auditores para fiscali
za
r el establec
imi
e
nt
o del PROC
IP
se
efectuarán durante octubre
y noviembre de 2013, y se considerará solamente
la
autoeva
lu
ación
fin
al. Dicha visita
de
eva
lu
ación se efectuará a todas las corporaciones
blicas, los sistemas de retiro de
la
Ra
ma Ejecutiva del Estado Libre Asociado de
Puerto Rico y a
la
Administración Central
de
la
Un
i
ve
rsidad
de
Puerto
Ri
co.
Como
en
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s,
cada entidad deberá preparar
un
expediente con
la
documentación necesa
ri
a que demuestre el cumpl
im
iento de los criterio
s,
según la
autoeva
lu
ación efectuada, y
en
tr
egarlo a
nu
estros auditores al momento
de
la
visita
pa
ra efectuar la evaluación.
A
la
fecha de
la
visita
ini
cial, los cr
it
erios deben estar establecidos y cump
lim
entados
de acuerdo con
10
especificado en
el
Anejo l .
Los c
rit
erios no tienen asignados una puntuación específica, sino que se cumplen O no
se cumple
n.
El
re
sultado obten
ido
de
la
evaluaci
ón
efectuada, sign
ifi
cará el parciento
de c
um
pl
im
i
en
to de la totalidad de los c
rit
e
ri
os o del establ
ec
imi
ento del PROCIP
po
r
parte de la ent
id
ad. De acuerdo con
el
resultado obtenido, se clasificará como que la
entidad cumpl
e,
cu
mple sustancialmente o no cumpl
e.
La
interpretación del
mencionado resultado obte
nid
o por
la
entidad es
establec
id
a
en
el Anejo 3.
El
re
sultado de las evaluaciones
se
dará a
co
nocer mediante la publicación de
va
rios informes
especiale
s.
Di
chos resultados son
in
dependientes del resu
lt
ado de auditorías en proceso o que
rea
li
cemos en el futuro sobre
el
uso de la propiedad y de los
fo
ndos públicos por parte de
la
s
entidades.
Uno de los cambios más sign
ifi
cativos
en
cuanto a lo requer
id
o en los criterios es que,
cónsono con las disposiciones del
Single Audj¡ Act (Carta Circular OME
A-/33
de
la Oflice
01
Managemenl and Budget del Gobierno Federal
),
la
fecha de cumplimiento para
la
preparación de los estados financieros auditados será el 3 1 de marzo.
Les exhortamos a que impartan las instrucc
io
nes pertinentes a
10
5 funciona
ri
os y a los
empleados correspondient
es
para que
de
s
de
este momento dirijan sus esfuerz
os
al
establecimiento
de
l PROC
IP
en
la
s entidades.
Derogada por la Carta Circular OC-15-16 del 28 de enero de 2015
Carta C
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cular OC
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3-02
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a 5
10
dc agosto de
201
2
Estamos a sus ó
rd
en
es pa
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ofrecerles cualquier infonnación. De cons
id
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5<
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ri
o, se
pu
edcn comunicar con la Ofici
na
de
Pr
evención y A
nti
co
rrll
pción
al
(787) 294-1
991
,
extensiones 245, 224, 3 13 Y 3
14.
Es
ta
C
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Circular dcrogn
la
Carta Circular OC-IO-3 ? dcl 29 de junio de 2010.
Mcjorar la
li
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la
administración de
la
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edad y de los fo
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os públicos es
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Anejos
Derogada por la Carta Circular OC-15-16 del 28 de enero de 2015
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corporacion
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LA
DIVULGACION
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VALORES
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30 de junio de 2013,
la
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idad cue
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para
fomcntar
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cultura
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s
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cionale
s,
y
la
s
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s
ma
s fueron
di
strib
uida
s,
aplicables a los:
1.
Serv
id
o
re
s públicos
2.
Pr
ove
ed
ores
3.
Co
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st
as
B.
Al
30
de junio de
20
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3.
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ionar
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s y empleados de
la
entidad. Además. dic
ha
reglamentación
fue
di
stribuida
al
persona
l.
11
.
REGLAMENTACION
y
DISPON
IBILID
AD
DE
FORMULARIO
PARA
LA
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CION DE
ACTIVIDADES
CON
FIN
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DE
LUCRO
Al
30 de junio de 20 1
3,
la ent i
dad:
A.
Cu
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rna
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nducta, dentro de
lo
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o.
2.
Al
31 de agosto de 2013, la entidad remitió a la
OCA
L
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sus recursos
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anos,
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4.
Derogada por la Carta Circular OC-15-16 del 28 de enero de 2015
CRITERIO
C.
Al 30 de j
uni
o de 20 1
3,
la entidad cuenta con reglamentación interna y demuestra su
cump
li
miento, sobre
la
eva
lu
ación del desempeño para el personal de servicio de carrera,
al
menos anualmente.
IV.
COMITÉ
DE
AUDITORíA
Al 30 de junio de 20 1
3:
A.
La
entidad
ti
e
ne
un
Co
mité de Auditoría designado por la Junta, o Cuerpo Direc
ti
vo, o por
el funcionario que
as
ume l
as
fun
ciones de dicho cuerpo
en
auscncia del
mi
S
IllO.
Los miembros pueden ser del propio Cuerpo Direc
ti
vo o personas
ex
terna
s,
que
no
sea
ll
contratistas dc la entidad
ni
que sus ac
tu
aciones constituyan
un
connicto de intereses.
Estos
no
pu
eden ser funcionarios
ni
empleados de la entidad. Para que
ex
ista el Comité, la
entidad debe contar con la act i
vi
dad de audito
ri
a. (Ver el Cl'"itcrio XXVI.A.)
B.
El
Comité de Auditoría cuenta con
un
documento aprobado por la Junta o Cuerpo
Directivo que define sus deberes, responsabilidades y estructura.
Anejo l
Pag
in
a 2
de
7
CUMP
LE
SI
NO
V.
REGLAMENTACiÓN SOBRE EL SISTEMA
DE
ARCHIVO V CONTROL
DE
DOCUMENTOS
Al 30 de junio de 2013, el Ejecutivo Principal de
la
en
ti
dad pr
om
ulgó reglamentación para
establecer sistemas adecuados de clasificación, orde
na
ción y archivo de documentos, y para
proveer
un
sistema de referencia que facilite la búsqueda, los préstamos y el rearchivo de
documentos.
VI. REGLAMENTACiÓN SOBRE EL
USO
DEL EQUIPO COMPUTADORIZADO
Al
30 de
jun
io de 2013, la entidad cuen
ta
con reglamentación interna sobre el uso del equipo
computado
ri
zado.
TOTAL
DE
CRITERIOS DEL COMPONENTE
AMBIENTE INTERNO,
14
COMPONENTE 2 - ESTABLECIMIENTO
DE
OBJETIVOS
VII. PLAN ESTRATÉGICO
Al 30 de junio de 20 1
3:
A.
La
ent
id
ad
tiene preparado
un
Plan Estratégico vigente que incluye los objetivos y los
propósitos claramente definidos de acuerdo con sus funciones principales y operaciones. y
esta aprobado por
el
Ejecutivo Principal y/o la Junta.
B.
El Plan Estratégico co
nti
ene indicadores sobre cómo medir el cumplimiento de
lo
s
objetivos. Ejempl
o:
porciento o cantidad que se con
si
dera aceptable para conclui r que se
cump
le
con
un
objetivo.
TOTAL
DE
CRITERIOS DEL COMPONENTE 2 - ESTABLECIMIENTO
DE
OBJETIVOS,
~
Derogada por la Carta Circular OC-15-16 del 28 de enero de 2015
CRITERIO
Anejo I
P
ag
ina
3 de 7
CUM I)LE
SI
I
NO
COMPONENTES 3, 4 Y 5 - IDENTIFI
CAC
iÓN
DE
EVENTOS, EVALUACiÓN
DE
RIESGOS Y RESPUESTA A
LOS RIESGOS
VIII. EVALUACIÓN DE RIESGOS
A.
Al 30
deju
ni
o
de
20
13, la entidad cue
nta
co
n normas
so
bre
la
rea
li
z.
1c
ión
de la evaluaci
ón
de
ri
esgos de la entidad
y.
ademá
s,
en es
ta
se
es
tablece
re
alizar la mism
a,
al
menos,
un
a
vez
al
año.
B.
La e
nt
idad
reali
una
ev
aluación de
rie
sgos durante
el
20 12
de
al menos
un
objet
ivo
de
es
t
a.
Ad
em
ás,
la
eval
ua
ción contiene
co
mo mínimo los sig
ui
e
nt
es element
os:
obje
ti
vo
eval
ua
do
, clas
ifi
cación
del
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id
entificación
de
eventos (riesgos), probabilidad
de
oc
ur
re
ncia, impact
o,
ni
ve
l
de
ri
esgo. acti
vid
ades de control,
co
nclusión,
firm
a y fecha de
preparació
n.
IX.
RES
PU
ESTA A LOS RIESGOS
Al 30
de
junio
de
2013.
la
ge
rencia respo
nd
a las reco
me
ndaciones relacionadas
co
n los
ri
es
gos identificados en la evaluación
me
ncionada en el C
.-itc.-io
VIII.B. La res
pu
es
ta
puede
se
r:
evi
tar, reducir,
co
mpart ir o aceptar el
ri
esgo o
lo
s
ri
esgos identificados.
Di
c
ha
respu
es
ta
debe ser docum
en
tada por
la
ge
re
nci
a.
TOTAL
DE
CRITER
IOS DE LOS
CO
MPONENTES 3, 4 Y 5 - IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS,
EVALUACIÓN
DE
RIESGOS Y RESPUESTA A LOS RIESGOS, 3
COMPONENTE 6: ACTIVIDADES DE
CONTROL
X.
CON
TROL
PR
ESU
PU
ESTARIO Y CONCILIACIONES
BAN
CA RI
AS
A. Al 30 de j
un
io
de 201
3,
la entidad implantó meto
do
s o m
ed
i
da
s
de
con
trol para
ev
itar
in
s
ufi
ciencias pres
upu
es
tarias.
(E
je
mpl
os: reuniones periódicas
co
n el grupo
li
sc
al
de
la
entidad, preparación y análisis de infonn
es
mensuales
de
nu
jo
de e
fect
ivo, y aná
li
sis
peri
ód
icos de n
uc
l
uac
iones de ingresos y gastos, entre ol
ro
s).
B.
A la
fe
cha
de
la vis
ita
, las conci l
ia
ciones
de
tod
as
las
cu
entas bancarias están al día
(al menos,
al 30 de j
un
io
de
2
01
3).
C.
Las
co
nciliaciones
ba
nca
ria
s eva
lu
ada
s en el Criterio
X.B.
no
renejan sobregiro en
el
ba
lance de las cue
nt
a
s.
XI. INFORMES FINANCIEROS NO REFLEJAN FIC
IT
O SOBR
EG
IRO
Los estados financieros aud
it
ados
del
año
fi
s
cal20
J
1-1
2 no
re
nejan dé
fi
c
it
o sobregiro para el
re
s
ul
tado de l
as
ope
ra
ciones del año
co
rri
e
nte.
Derogada por la Carta Circular OC-15-16 del 28 de enero de 2015
C
RITER
IO
XII.
CONTROL
DE LA
PROP
IEDAD
A. Al 30 de junio de 2
01
3, la entidad cuenta con
un
fun
cionari o o empleado con
nombramie
nt
o de
En
cargado de la Propiedad.
B.
La
entidad efectuó el inventario anual de
la
pr
opiedad durante el año
fi
sc
al
2
01
2-
13.
Anejo I
Pa
gina 4
de
7
CU
MI'LE
SI NO
XIIl.
DESIGNACIÓN
DE
OFICIAL
DE
ENLACE
Y REGI
STRO
DE
NOT
IFI
CAC
iÓN DE
PÉRDIDAS
O
I
RREGULARIDADES
EN
EL
MANEJO
DE FONDOS O BIENES
PÚBL
ICOS
Al 30 de junio de 20
13
:
A.
El Ejecutivo Principal de la e
nti
dad designó por escrito a
un
O
fi
cial de
En
lace que se
responsable de efectuar las noti
fi
cacion
es
de pérdidas o i
rr
egularidades relacionadas con
los
fo
ndos o los bienes públicos.
B.
La
entidad man
ti
ene su propio registro para
el
co
nt
rol
de los casos de rdidas o
irregularidades relacionadas con los
fon
dos o
bi
enes públicos, aunque en
la
entidad no
haya ocurrido pérd
id
a alguna. De no haber ocurrido rdidas,el registro debcrn tener una
an
otación al res
pe
cto.
XIV.
DESIGNACiÓN
DE
OFIC
I
AL
DE ENLACE
PRINC
I
PAL
Y
SUSTITUTO
CON
LA RESPONSABILIDAD DE
MANTENER
EL
REGI
STRO
DE
CONTRATOS
Al 30 de
ju
ni
o de 2
01
3, el Ejecutivo Principal de la ent
id
ad designó por esc
ri
to al:
A.
Oficial de En lace Principal con
la
re
sponsabilidad de mantener el
Re
gistro de Contratos.
B.
Oficial de Enlace Sustituto, quien
ac
tuará en ca
so
de ausencia del Oficial de E
nl
ace
Principal.
xv.
NOMBRAM
I
ENTO
DE
ADMIN
I
STRADOR
DE
DOCUMENTOS
Al 30 de
jun
io de 20 13, el Ejecu
ti
vo Principal de la entidad nombró a
un
fun
ciona
ri
o o
empleado con las
fun
ciones de Administrador de Doc
um
e
nt
os, auto
ri
za
do por el Administrador
de Servicios Generales.
XVI.
CON
TROL
DE LA
REGLAMENTAC
iÓN
A. Al 30 de j unio de 20 13, el Ejecuti
vo
Principal designó por esc
ri
to a un funcionario o la
entidad cuenta con
un
área que se encargue de
la
coord
in
ación de l
as
ac
ti
vi
dad
es
de:
redaccn, revisión, actualización y
so
licitud de la aprobación final de toda la
reglame
nt
ación de aplicación interna y externa.
B.
Al
30 de
jun
io de 2013,
el
funcionario designado o el arca mantiene:
l. Copia
fi
sica o electrón ica de
la
reglamentación aplicable a la entidad.
2. Registro
ac
tu
a
li
z.1d
o de la reglame
nt
ac
n de aplicación a est
a.
C
RITERIO
XVII. CON
TROL
DE
LAS COMI'UTADORAS
A
la
fecha de la visi
ta
,
la
s computadoras:
A.
Req
ui
eren contraseñas de acceso.
B. Cont ienen
un
a panta
ll
a con las advertenc
ia
s sobre el uso correcto de las mismas y las
sanciones que conlleva su uso impropi
o.
Anejo 1
Página 5 de 7
CU
MPLE
SI
NO
XVIII.
DE
SIGNACN DE FUNC IONARIO PARA EL RECIBO Y
EL
REFERIDO
DE
QUERELLAS
Al
30 de junio de 20 13, el Ejec
uti
vo
Principal de la entidad designó por esc
rit
o a
un
f
un
cio
na
rio de
es
ta para rccibir y referir a la
di
visión u organis
mo
g
ub
emame
nt
al con
j
uri
sdicción, las notificaciones o
la
s alegaciones de actos cons
ti
tutivos de co
rru
pc
ión o
il
egales
contra cualquier funcionario, e
mpl
eado o contratista de la entidad.
XIX. REGIS
TRO
DE
HORAS
DE
ADIESTRAMIENTO POR EMPLEADO
Al 30 de junio de 20 1
3,
la ent
id
ad cuenta con
un
Registro de Ho
ra
s de Ad iestra
mi
e
nt
o por
empleado.
TOTAL
DE
CRITER
IOS DEL
COMPONENTE
6 -
ACT
IVIDADES DE
CONTROL,
18
COMPONENTE 7
-INFORMACIÓN
V COMUNICACiÓN
XX.
EM
ISiÓN
DE
INFORMES FINANCIEROS
Al 3 1 de marzo de 2
01
3,
la
e
nt
idad cumplió con la emisión de los estados
fin
ancieros
auditados en
fo
nna final, corres
po
ndie
nt
e
al
o
fi
scal
201
1-12.
XXI. REGISTRO
DE
CONTABILIDAD
A
la
fecha de la vis
it
a,
la contabi lidad de l
as
cue
nta
s y de los fondos esal día (al menos. al
30
deju
ni
o de 20 13).
X~II
.
CUMPLIMIENTO
DE
LA
REMISION
DE
LA
CE
RT!FICACION ANUAL
DE
NOTlFICACION DE
PERDIDAS O
IRR
EGULARIDADES DE FONDOS O BIENES PUBLICOS
No
s tarde
del
31
de agosto de 20 13, el Ejecutivo Princi
p.:"\
1 de
la
entidad remi
ti
ó a
la
Ofic
in
a del Contralor
el
for
mu
lario Certificación Anl/al de
No
tificación de Pérdidas o
Irr
eg
/llar
id
ades e
ll
el
Mall
ejo de los FOlldos o los
Bi
enes
b
li
cos juram
en
tada,
co
rr
espondiente al aiio
fi
scal
te
rm
in
ado el 30 de junio de 20 1
3.
XX
III. C UMPLIMIENTO DE
LA
REMISION
DE
LA
CE
RTIFICACION ANUAL
DE
REGISTRO
DE
CONTRATOS
No más tarde
del
31 de agos
to
de 20 13, el Ejec
uti
vo
Pr
in
cipal de
la
e
nt
id
ad
remitió a
la
Ofic
in
a
del
Contralor el formulario Ce
rt
ificaciol/ An
ll
al de
Re
gistro de C
OllfrafOs
, correspondie
nt
e al
año
fi
sc
al temlinado el 30 de junio de 20 13.
En
dicha
Ce
rtificacio
ll
.
la
entidad juramenta haber
cu
mp
li
do con las
di
s
po
si
ci
ones de
la
Ley N
úm
. 18 del
JO
de
oc
tubre de
/9
75,
seg
ún
enmendada, sobre el en v
ío
de copia
del
registro de contratos y de todos
lo
s contratos. las
es
crilUTaS
, los doc
um
entos relacionados y
la
s en
mi
endas requeridas por dicha Ley que
fu
eron
otorgados durante
el
mencionado año
fi
sc
a
l.
Derogada por la Carta Circular OC-15-16 del 28 de enero de 2015
C
RITERIO
Anejo I
Página 6 de 7
CUM
I}LE
SI
NO
XXIV.
CUM
PLIMI
EN
TO
CON
LA REM ISiÓN
DEL
INFORME
MENSUAL DE NÓMINAS Y DE
PUESTOS
La entidad remitió a
ti
e
mp
o a
la
Oficina de l Co
nt
ra
lor
el
II/forme Mensl/al de Nóminas y de
P/l
e.
wos co
rr
espondiente a rebrero a
ma
yo de 20 13. conforme a
la
s fechas limites
es
ta
blecidas
en la
Carta Circular que emita la Oficina del Co
nt
ra
lor sobre
el
particula
r.
XXV
. RECIBO Y REFERIDO
DE
QUERELLAS
Al
30 de
ju
ni
o de 201
3:
A.
Ex
iste reglamentación interna sobre el recibo y el referido de quere
ll
as
contra
cu
alquier
runcionario, empleado o co
nt
ratista de la e
nt
idad por actos cons
ti
tutivos de corrupción o
ilegales.
B.
La ent
id
ad infonnó a los funcionarios y a los empleados el método o los todos
disponibles
para recibir l
as
quere
ll
as.
C.
El
método o los métodos establec
id
os con
lo
s que cuenta la entidad garantizan
1,
confidencialidad del quere
ll
ante. Si además de estos la e
nt
idad utili
z.
1 otros métodos que
no garantizan la confidcncialidad, tales como
fax
y correo e
le
ctrónico, se advirtió al
personal sobre el partic
ul
a
r.
TOTAL
DE
CRITERIOS DEL COMPONENTE 7 - INFORMACiÓN Y COMUNICACiÓN, 8
COMPONENTE 8 - SUPERYISIÓN
XXVI.
CONTROL
DE LA
ACTrvlDAD
DE
AUDlTORlA
INTERNA
(LOS SISTEMAS DE RETIRO DE LA RAMA EJECUTIVA
DEBEN
ANOTAR
N/A
EN
ESTE
CRITERiO)
Al 30 de junio de 20 1
3:
A. La e
nt
idad cuenta con la act ividad de audit
or
ia interna y la
mi
sma está en funciones.
B.
El
personal a cargo de la actividad de auditoría interna
re
spo
nd
e al
ni
ve
l jerárquico más
a
lt
o de la entida
d.
C.
El
propósito, la auto
ri
dad y la
re
s
po
nsabilid
ad
de la ac
ti
vidad de auditoria interna están
forma
lm
ente definidos, y aprobados por:
1.
El Funcionario Principal de la entidad
2.
L
os
mi
embros del Comité de Auditoria
D.
La
ac
ti
vidad de aud
it
oría inte
rn
a de la e
nt
idad cuenta con no
rm
as sobre la preparacn del
Pl
an
de Trabajo Anual, y cumplió con la preparación del
mi
smo para
el
ano
fi
scal
20 13-14.
E. La actividad de audi to
a interna de
la
entidad c
uen
ta
con nonnas sobre la preparación del
Pl
an
de Adiestramiento Anual , y cumplcon la preparación del
mi
smo para el ano
fi
scal
20 13-14.
Derogada por la Carta Circular OC-15-16 del 28 de enero de 2015
C IU
TER
IO
XXVII.
EVALUAC
iÓN
DEL
SISTEMA
DE
CONTltOL
I
NTERNO
DE
LA
EN
TIDAD
Anejo I
Págin~
7 de 7
CUJ\WLE
SI
I
NO
I (
LOS
SI
STEMAS
DE
RET
I
RO
DE
LA
RAMA
EJE
CUTIVA
DEBE
N
ANOTAR
N/A
EN
ESTE
C
RITERIO
El AudilOr Interno reali o parti cie
n.
al
menos. una
ev
aluación del siste
ma
de
co
ntrol
inte
rn
o de
la
e
nti
dad durante el año fiscal
20
12
-1
3.
XXVIII.
CU
MPLIMIENTO
DE
LA
I
)RESENT
ACION
DE LOS INFORMES
DEL
PLAN DE A
CC
ION
CORRECTIVA
(PAC)
Al 30 de j unio de 20 13:
A.
La entidad es
al
dia con la prese
nt
ac
ión dc l
os
infonncs del P
/(
m de Accio" Correctiva
(PA
C)
de
la
Oficina del Contralor.
B.
La
entidad es
al
dia con
la
presentación del
PA
C de la Oficina dc Auditoría Intcrna de
esta, o con los de la
Ofic
in
a del
In
spector General de
Pu
erto Rico en
el
c~so
de los
siste
ma
s de
re
tiro de
la
Rama Ej
ec
ut
iva.
TOTAL
DE
CRITER
I
OS
DEL
COMPONENTE
8 -
SUPERV
I
S~()N:
2 (EN
EL
CASO
DE LOS SISTEMAS DE RETIRO:2)
TOTALI
CE
LA
CANTIDAD
DE si y DE NO Y
ANÓTELO
EN
LA
C
OLUMNA
CORRESPONDIENTE
-- --
TOTAL
DE CRI
TERIO
S
(ANOTE
54, EXCEPTO
EN
EL
CASO DE LOS SISTEMAS
DE R
ETIRO
DE
LA
RAMA
EJECUTI
VA
QUE DEBEN
ANOTAR
41)
--
POR
C I
ENTO
DE
CUMI
'LlM
I
ENTO
D
EL
TOTAL
DE
C
RITER
I
OS
IDlVIDA
EL
TOTAL
DE
ENTRE
EL
TOTAL
DE C
RITER
I
OS
Y C
OM
I
'LETE
EL
%t
--
ANEJ03
1
Prep:lrado I
lO
r:
Nombre:
Fecha:
Pu
es
to:
Firma:
Aprobado
por
el F
un
cionario Principal dc
la
Entidad:
No
mbr
e:
F
ec
ha
:
Pu
es
to:
Firma:
I Porcit;nlo rc
do
ndC
:Jd
o a núm
ero
e
nl
ero.
Derogada por la Carta Circular OC-15-16 del 28 de enero de 2015
Es
tado Libre Asociado de
Pu
erto Rico
OF
ICI NA
DEL
C
ONTRALOR
San Juan,
Pu
erto
Ri
co
Certificación de
la
Autoeva
lu
:lción del cst:tblecimiento
del
Programa
de Controles
Intern
os y de
Pr
evención
l
al30
dejunio
de 2013
Anejo 2
CO
RP
ORACIONES
I
'ÚIl
Ll
CAS, SISTEMAS DE RE
TIRO
DE LA RAMA EJ ECUTIVA DEL
ESTADO L1IlRE ASOCIADO DE P
UERTO
RICO
Y LA ADMINIS
TRACiÓN
CEN
TRAL
DE
LA
UN
I
VE
RSIDAD DE PUER
TO
RICO
Yo,
_
__
_
________
,,;:;
;;;¡;;
:;-
__________
Funcionario Principal de
(Nombre)
----------==cco=
==
-----------
, cert
ifi
co a la Oficina del
(Nomblc
de
la
uni(]~d)
Conlralor de Puerto Rico,
lo
siguiente:
Efectuamos una
au
toev
al
u
ac
ión del establecimie
nt
o de Jos criterios incluidos en
el
Ane
jo
I de
la
Carta Circular OC-I 3-02 del 10 de agosto de 201
2.
Pr
eparamos el expedie
nt
e que evidencia la autocva
lu
ac
ión e
fec
tuada.
Incluimos
la hoja completada del Resumen de Resultados (Anejo 3 de la Carta Circular
OC-13-02).
La
autoevaluacn efectuada refleja que
nu
estra entidad:
(cumplió, cumplió sustancialmente o no cumplió)
en un % con
lo
s criterios, seg
ún
el
Resumen de Resultados (Anejo 3).
La
ent
id
ad
es
ob
li
gada a preparar estados financieros auditados co
rr
espondientes
al
año
fi
scal
20
11
-1
2:
OSi
ONo
Fu
ncionario Encargado del Programa:
(nombre)
(puesto)
En
______
______
' Puerto Rico, hoy
-;=_
de
__
"""'
_ _ de
(día) (mes) (año)
Firma
de l
Fu
ncionario Principal
I
ESla
Cen
i
frcac
ión debe ser enviada por correo electró
ni
co a: procip@oC)lr.go\'.
pr
. no más larde del 15 de sep
tiembre
de
2013. El original deberá retenerlo la
un
idad para mostrarlo
al
momento de
la
vi
s
it
a de nuestros aud
it
ore
s.
Derogada por la Carta Circular OC-15-16 del 28 de enero de 2015
~tv
\
~7
Estado
Ubre
Asociado
de
Puerto Rico
OFI
CINA
DEL
C
ONTRALO
I
~
San Juan,
Pu
erto Rico
Anejo
3
P¡Ígina
1/3
Res
umen
de
Res
ultado
s
de
la
Auloevaluación
de
l es
tabl
ecimiento del
Pro
g
rama
de
Control
I
nterno
y
de
Prevenci
ón (
PRO
C
IP
) al 30
de
junio
de 2013,
aplicab
le a las co
rporacione
s
publica
s, a
lo
s sis
tema
s de retiro
de
la
Rama
Ejecutiva del Es
tado
Libre
Aso
ciado
de
1
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Rico y a la
Admini
s
tración
C
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l de la Univ
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Pu
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Rico
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TR
UCC IONES: Descargue este anej o en
fo
rmato Microsoft Excel de la pág
in
a de
Int
ernet www.ocp
r.
gov.pr en la seccn de Contraloría Digita
l.
Complete la
columna sombreada de gris. a base de la autoevaluación que efectuó mediante el Anejo
1.
La
cantidad de crite
ri
os con los que la entidad cumplió y
el
porciento de
cumpl imiento con
lo
s criterios se computarán a
ut
omá
ti
camente. Véase
la
nota al calce
1.
1.
RESUi\
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N DE L
OS
CORPORAC
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LA
ADM
INISTRAC
N CEN
TRAL
DE
LA
UNIV ERS
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A D DE PU
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LTADOS
DE
LA
AU
TOEVAL
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RITER
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CRIT ERIOS
CON
LO
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DIFERENCIA (NO
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NENT E
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TID
A D PORCIENTO C
ANTIDAD
]
I'
ORC
IE
NTO
CAN
TID
AD
I'
ORCI
EN
T O
1
14
24%
O
0%
-14
·24%
2
2
6%
O
0%
-2
·6%
3, 4 Y 5
]
6% O
0%
-]
·6
%
6
18 33% O 0%
-18
·33%
7
8
1
5%
O
0%
-8 · 15%
8
9
17%
O
0%
-9
-1
7%
TOTAL
54
100
% O 0%
-54 -100%
I Totalice
po
r cada
compo
nente, la cantidad de criterios en los cuales contestó que sí (cumple), según los resultados del
Anejo
1.
La
cantidad total debe coincidir
con la cantidad total de sí que totalizó al final
de
l
Anejo
l.
2
Es
te Res
ul
tado es p
re
li
minar,
ya
que esta sujeto a las visitas que efecen nuestros au
di
t
ores
para
ve
rificar el establecimiento del PROCIP.
El
porcicnto de
cumplimiento a nivel total debe coincidir con el
Porti
ento
de
C
umplimi
ento del
Total
tle C
riterio
s que computó al final del Ane
jo
l .
Derogada por la Carta Circular OC-15-16 del 28 de enero de 2015
11
.
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~ESU
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LO
S SIS
TEM
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DE
RE
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LA
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1
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OMPO
NEN
TE
CAN
TIDAD
PORCIENTO
CAN
TIDAD'
PORCIEN
TO
CAN
TID
AD P
ORCl
ENTO
1
14
24
%
O
0%
-14 -
24%
2
2 6% O
0%
-2
-6%
3, 4
Y 5
3
6%
O
0%
-3 -6%
6
18
33% O 0%
-1
8 -33%
7
8 1
5%
O
0%
-8 -15%
8
2
17
% O
0%
-2
-
17
%
TOT
AL 47
100
%
O 0%
-
47
-100%
Anejo 3
Página 2/3
Derogada por la Carta Circular OC-15-16 del 28 de enero de 2015
Anejo 3
III.I
NTE RJ'RETAC
N
DE
lOS
RESULTADOS DE LA AUTOEVALUACIÓN
P<i
gi
na 3/3
PORCIENTO DE
CUM
PUM
) ENTO
DEL
INTERPRETACiÓN DEL
RES
ULTADO
DE
LA
AUTOEVALUACIÓN
1
TOTAL
DE CRITERIOS
La
unidad cumplió con el
es
tablecimiento del PROCIP.
Deberá
continuar dirigiendo los e
sf
uerzos para mantener
el
CU
MPLE
establecimiento del mismo, y cumplir con
la
s leyes y la reglamentación aplicables a los criterios establecidos.
Si
la
unidad no
(90-100'%)
alcanzó
el
100
% de cumplimie
nt
o del total de
cr
i
te
ri
os, deberá prestar atención
al
componente o a los componentes de COSO en
los c
ual
es no obtuvo el total del porciento correspondient
e.
(Veanse l
as
[Iltimas dos columnas
del
R
es
um
en de
Re
s
ul
tados).
Además, deberá
identil1car
un
plan de acción a seguir para el cumplimiento del cri terio O de los cri terios cor
re
spondientes.
CUJ\
WL
E
La unidad cumplió sustancialmente con el establec
im
iento del PROC
1P
. Deberá continu
ar
dirigiendo los esfuerzos para alcanzar
SUSTANC
IAL..I\1
EN
TE
un porciento de cumplimiento a
lt
o (90· 1 00%) del total de criterios.
Es
t
o,
prestando atención a
lo
s componelll
es
de COSO en los
(80·
89"1.
..
)
cuales no obtuvo el total del porciento correspondiente. (Véanse las últimas d
os
col
um
nas del
Re
sumen de Resultados). También
deberá
identil1car
un
plan de acción a seguir para atender los criterios con los cuales no cumplió.
La
unidad no cumplió con el establecimiento del PROC
IP.
Deberá dirigir los esfuerzos para establecer el
PR
OClP, prestando
atención a los componentes de
COSO en los c
ual
es no obtuvo
el
total del porciento correspondiente. (Véanse
la
s últimas dos
NOCUMI'LE
columnas del Resumen de
Re
sultados). También deberá identificar, en
el
menor tiempo posibl
e,
un
plan de acción a seguir para
(79"/0 o menos)
atender los criterios con l
os
cuales
no
cumplió y alcanzar
un
porciento de cumplimie
nt
o de cumple o cumple sustancialmente.
Esto, con el
propósilO de obten
er
los beneficios del establ
ec
imiento de controles intemos efectivos y de
un
Programa de
Prevención, acomo una sana administración pllblica.
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Derogada por la Carta Circular OC-15-16 del 28 de enero de 2015
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