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Form 12: Del Contralor Oficina Rico Estado Asociado

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Estado
Libre
Asociado
de
Pu
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to
Rico
Oficina
del
Contralor
Yc
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min
M.
Va l
divicso
Co
mwl
o
ra
Carhl
C
ircular
OC-13-03
Año Fiscal 2012-2013
I O de agosto de
20
12
Junta
de
Síndico
s,
Director Ejecutivo del Sistema de Retiro, reclores, decanos de
a
dmini
stración, directores
de
finanzas y auditores intern
os
de
la
Unive
rs
id
ad
de
Puerto Rico
l
Estimados señores y señoras:
Asunto
: Eva
lu
ación n los recintos
de
la U
niver
sidad
de
Puerto
Rico y al Sistema de
Retiro
de la
U
ni
ve
rsidad de Pu
er
to Rico sobre el establecimiento
de
1111
Pro
g
rama
de
Control
Interno
y de
Pr
evención (
PRO
CIP) a
l30
de
juni
o de 2013
La Oficina del Contralor de Puerto Rico desarro
ll
ó e implantó por varios años
un
programa de
evaluación para verificar el establecimiento de las
Medidas para Mejorar la Adminisrración
Pública
y de
1111
Programa de PrevenciólI-AlIlicorrupción (MMAP y PPA). Dicha estrategia
estaba dirigida a
fi
sca
li
zar el cumplimiento de las leyes, los
re
glamentos y las normas ap
li
cables,
mediante el método de visitas a las entidades. Con esta estrategia se obtuvieron en las entidades
gubernamentales los siguientes
lo
gros, entre otros:
• El desarrollo y el fortalecimiento de la reglamentación interna
•
El
establecimiento de métodos para detectar y prevenir actos de corrupción
• La preparación de informes sobre
lo
s aspectos
fi
scales de las entidades que propician el
control, la rendición de cuentas y la transparencia
• El establecimie
nt
o y el fortalecimie
nt
o de
co
ntroles internos en diferentes operaciones o
áreas de las entidades
• La preparación de planes estratégicos
•
La
realización anual de eva
lu
ación de riesgos de la entidad
I Las normas de la O
fi
cina del Controlor de Puerto
Ri
co prohiben
el
diserimen. entre o
tr
os
1I10tivos.
por
género o sexo. P
or
tanto.
paro propósitos de
esta
Car
fa C
ircular
lodo téonino
Uli
li
,.
..
1do para referirse
<1
una persona
se
rclicn: a ::nnoos
se
xos.
PO
BOX 366069 SAN JUAN PUERTO RICO 00936-6069
105
AVENIDA
PONCEDE
LEÓN. HATO
REY.
PUERTO RICO
009/7-/136
TEL.
(187)
754
-3030
FAX
(187)
75/
-6768
E-MAIL:
ocpr@ocpr.gou.pr INTERNET:
hllp:
//
www
.ocpr.gou.pr
Derogada por la Carta Circular OC-15-17 del 28 de enero de 2015
Carta
Ci
rcular OC
-1
3-03
Página
2
10
de agosto de 2012
•
La
orientación a
lo
s func ionarios y a
lo
s empicados púb
li
cos sobre el establecimiento de
controles inte
rn
os, y el cumplimiento de las leyes y la reglamen
ta
ción aplica
bl
es.
En años recientes, ha cobrado mayor significado el establecimiento de un siste
ma
de co
nt
rol
inte
rn
o basado en la definición y el modelo divulgado por el Co
mmilf
ee
o[
Spol1so
rin
g
Orgalli
za
ri
ol1s
01
rhe
Treadway Commission (COSO).
Di
cho Comité está compuesto por c
in
co
orga
ni
zaciones internacionales en el campo de la audito
rí
a, la contabi
li
dad y las finanzas
l
.
Compañías y entidades gubername
nt
ales alrededor del mundo h
an
adoptado el modelo de
COSO, ya que este prov
ee
lo
que se conoce como
un
sis
te
ma integrado basado en
ri
esgos, cuyo
propósito está di
ri
gido
al
cumplimie
nt
o de
lo
s obje
ti
vos de la entidad.
Las entidades gubernamentales existen para servir
al
interés púb
li
co mediante el manejo
adecuado de la propiedad
y de
lo
s fondos púb
li
cos. Esto, con el propósito de lograr el
cumplimi
en
to de las metas y los objetivos, según los
pl
anes de trabajo y el deber ministerial
asignado por ley. El modelo de
COSO es
un
a herramienta excelente que penni
te
dirigir los
esfuerzos del Gobierno para tales propósitos.
Según el infonne
20/0
Stare Comprrollers
TecJmicaf AClivilies
(111(
/ FUllclions,
28
estados de los Est
ad
os
Un
id
os de América utilizan este
modelo). Este consta de los s
ig
ui
e
nt
es ocho compone
nt
es:
•
Ambiente
Int
ern
o: Abarca la manera de trabajar de una orga
ni
zación y establece la base
de cómo
el
personal de la entidad percibe y mane
ja
lo
s
ri
esgos, incluidas la implantación
de reglame
nt
ación, la integridad y
lo
s
va
lores éticos, y el entorno en que se actú
a.
• Esta blecimiento de
Objetivo
s;
Componente mediante el cual la gerencia
id
entifica y
establece l
os
objetivos de la ent
id
ad. Estos se establecen a
ni
vel estratégico, y se crea con
e
ll
os una base para los obje
ti
vos oper
at
ivos, de infonnación y de cumplimiento.
• Identificación
de
Eventos: En este compon
en
te
, la
ge
rencia identifica l
os
eventos
potenciales de
ri
vados de
fu
e
nt
es
ex
te
rn
as o i
nt
e
rn
as que, de ocurrir, afecta
rí
an pos
iti
va o
negativamente el cumplimiento de los obje
ti
vos de la en
ti
dad.
•
EV~lluación
de
Riesgos: Se centra
en
la
id
entificación de eventos o riesgos y en el
análisis de la probab
ili
dad de ocurrencia de estos con respecto al impacto que pueden
tener sobre el cumplimiento de
lo
s objetivos. También se dete
mú
nan
lo
s controles que
tiene la entidad para mitigar o prevenir los
ri
esgos,
si
dichos controles son adecuados o si
hay que establecer controles adicionales.
2 Para ob
ten
er más infonmlci
ón
sobre COSO puede visitar
su
pá
gina en
Int
e
rn
et:
http://www.coso.or
g.
1 Informac ión disponible en
la
pñgina en
Int
ernet de
la
Na
liollaf
AssocialiOfl 01 SIa/e Audilors,
COl1lp
t
rollers
alld
Trea
.mrers: hup:l/www .
na
sact.org.
Derogada por la Carta Circular OC-15-17 del 28 de enero de 2015
Ca
rt
a Circular OC
-1
3-
03
Pagina 3
10
de
agosto
de 2
01
2
• Respuesta
~l
los Riesgos: En este componente se determina el ti
po
de respuesta o plan de
acción
qu
e la gerencia
va
a tomar
pa
ra atender los riesgos o eve
nt
os ide ntificados.
Las
re
spuestas pueden i
ncl
ui
r medidas para ev
it
ar, aceptar,
red
u
ci
r o co
mp
artir los riesgo
s.
• Actividades de Control: Estas
so
n las políticas y los procedimientos de control que
proveen seguridad
razonable para el cumplimie
nt
o de obje
ti
vo
s,
y la
pr
evención de
eve
nt
os que afectan nega
ti
va
me
nt
e a
la
entidad. Se
ll
evan a cabo por todo el perso
nal
de
la orga
ni
zación. Ejemplos
de
activ
id
ades de cont
ro
l
so
n: la segregación de deberes, la
lO
in
a de
in
ve
nt
a
ri
os
fi
sicos, la
pr
eparación de conciliaciones bancarias y otros.
• Información y Comunicación:
So
n las actividades mediante
la
s c
ual
es
en
la
entid
ad
se
identifica, se capta
y se comuni
ca
infonna
ci
ón inte
rn
a y exte
rn
a para el
lo
g
ro
de
los
objetivos.
La
comunicación debe ser oportuna, completa y confiable, e in
cl
uye a todo
el
personal
de
la ent
id
ad.
• Supervisión: Procedimien
to
s est
ab
lecidos por
la
entid
ad
para evaluar periódicame
nt
e el
di
seño y la oper
ac
ión de
lo
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tid
ad.
Es
la
s
up
ervisión const
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por parte de la gere
nci
a mediante eva
lu
aciones de los control
es
inte
rno
s,
y auditorías
internas y externas.
Es
to, con el propó
si
to de dete:mi
na
r de
fi
ciencias en el sis
tem
a de
control inte
rn
o, y la prevención y la detección de irreg
ul
a
rid
ades.
Este año hemos transformado sig
nifi
ca
ti
va
m
en
te el MMAP y
PPA.
Esto, para cambiar el nombre
del
proyecto, c
la
s
ifi
car los c
rit
erios de acuerdo con
la
estructura
de
COSO, y rea
li
zar ajust
es
en
cuanto a las fec
ha
s en que se realizara la eva
lu
ac
ión, entre otro
s,
seg
ún
se indica:
• A
pa
rtir
de
la vigencia de esta Carta Circular, el proyecto se conocerá co
mo
Programa
de Controles
Internos y de Prevención (PROCIP).
•
La
eva
lu
ac
ión a
la
s entidad
es
sobre el establec
imi
e
nt
o del PROC
IP
se efectuará cada dos
años.
•
Lo
s c
rit
e
ri
os
fu
eron revi
s.
1dos y reagrupados dc acuerdo con los ocho component
es
de
co
nt
ro
l inte
rn
o, indicados
po
r COSO, y están establecidos en
el
Anejo l.
•
La
f
ec
ha del establ
ec
imi
e
nt
o de los c
rit
erios será al 30 de junio
de
20
13 o a
la
fec
ha
especí
fi
ca que se indique en el crite
ri
o.
•
No
más ta
rd
e del
16
de septie
mb
re
de 2013, l
as
e
nti
dades deberán:
l.
Vis
itar la Sección
de
Con
tr
aloría Digital en nuestra página en
In
te
rn
et
en
http://www.ocpr.gov.pr y descargar los anejos I al
3.
2.
Efectuar
un
a autoeva
lu
ac
ión
final
, para lo cual utilizarán
el
Anejo
1.
Derogada por la Carta Circular OC-15-17 del 28 de enero de 2015
Carta C
ir
cular
OC
-1
3
-0
3
Página
4
10
de
agosto
de
20
12
3.
Enviar a la O
fi
ci
na del
Co
ntraJ
or,
la
Certificación de la
AlIlOel-
'alllación del
Est
ablecimiemo del PROC
IP
al 30 de junio
de
20/3 (Certificación) (Anejo
2)
y el
Resumen de
Re
suluulos de
la
Awoevaluación del
Es
tablecimiento del PROC
IP
al
30 de junio
de
20/3
(Resumen
de
Re
sultad
oJ)
(Anejo 3). Ambos documentos debe
rán
enviarse a la s
igui
e
nt
e direcci
ón
de co
rr
eo electrónico: procip@ocpr.gov.pr El
o
ri
ginal de estos debe
rá re
tenerse en la entidad para mostrarlo
al
momento de
la
visita
ini
cial
de
nuestros aud
it
ore
s.
• Suger
im
os
qu
e, para propósitos de que las entidades detenninen con tiempo
el
porcie
nt
o
de
c
um
plimiento
de
l
PRO
CIP y las areas
qu
e necesi
ta
mej
orar, se rea
li
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un
a
a
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oeva
lu
ación inte
rm
ed
ia
al
15
de
marzo
de
20
13.
•
Las visitas
de
nu
es
tros auditores para
fi
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el
estableci
mi
e
nt
o
de
l
PR
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se
efec
tu
aran durante octubre y n
ov
iembre de
20
13, Y se considerará
so
lame
nt
e la
a
ut
oevaluación
fin
a
l.
Dicha visita de evaluación se efectuará a todos los
re
cintos de la
U
ni
ve
rs
id
ad
de
Puerto
Ri
co y al Sistema de Retiro
de
la Universidad de
Pu
e
rt
o Rico.
•
Co
mo en a
ño
s anteriore
s,
cada e
nt
idad deberá preparar
un
expediente con
la
documentación necesaria
qU
f'
de
mu
es
tr
e
el
cu
mpl
imiento de
lo
s c
ri
te
ri
os, según la
a
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lu
ación efectuada, y entregarlo a
nu
es
tr
os auditor
es
al
mome
nt
o de
la
vis
it
a para
efectuar la eval
ua
ción.
• A la fecha de
la
visita inicial, los criterios deben
es
tar
es
t
ab
lecidos y cumplimentados
de
acuerdo con lo espec
ifi
cado en el Anejo l .
•
Lo
s c
rit
e
ri
os
no
ti
enen asignados
un
a puntuación especí
fic
a, s
in
o que se cumplen o
no
se
cumplen. El resultado obtenido
de
la eva
lu
ac
ión efectua
da
, significará el porcien
to
de
cumpli
mi
ento de
la
tota
li
dad de
lo
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e
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de
l estableci
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ento
del
P
ROC
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po
r parte
de la entid
ad.
De
acu
e
rdo
con el
re
s
ult
a
do
obtenido, se clas
ifi
cará como que la entidad
cumple, cumple sustancialme
nte
o
no
cumpl
e.
La
interpretación del mencionado
re
sultado obtenido por la entidad está establ
ec
ida en el Anejo 3.
El res
ult
ado de las eva
lu
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ion
es
se dará a conocer mediante la publicación de
va
ri
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especia
le
s.
Di
c
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s resultados son
ind
ependient
es
del resultado
de
auditorías en proceso o
qu
e
rea
li
ce
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s en el futuro sobre el u
so
de
la
propiedad y de los fondos púb
li
cos por parte
de
la
s
entidade
s.
Uno
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lo
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e
ri
os es que, cónsono
con
la
s
di
s
po
siciones del Single Audit
AC
I (Carta Circular OMB A-J33 de
la
OjJice
01
Managemenl and
BlI
dget
del
Gobie
rn
o Federal
),
la fecha de cumplimiento para la pre
pa
rac
ión
de
los estados
fin
a
nci
eros auditados será el 31 de marzo.
Derogada por la Carta Circular OC-15-17 del 28 de enero de 2015
Ca
rt
a Circular OC
-1
3-03
Página 5
10 de agosto de 20 12
Le
s exhortamos a que impartan las
in
s
tru
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es a
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cionarios y a
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s para que desde este mom
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to dirijan sus
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uerzos al establecimiento del
PROCIP en
la
s e
nt
idades.
Es
tamos a sus órden es para ofrecerles cua
lqui
er
inf
or
mación.
De
cons
id
erarlo necesario, se
pueden comunicar con la Oficina de
Prevención y A
nti
corrupción al (787) 294
-1
991, extensiones
245
,22
4
,3
13 Y 314.
Esta Carta Circular deroga la
Ca
rta Circular OC-IO-
36
del 29 de junio de 2010.
Mejorar la
fi
scalización y la administración de la propiedad y de
lo
s fondos públicos es
un
compromiso de todos.
Co
rd
ialme
nt
e.
~rn~
tV
esmín M.
Va
ldi
vieso
Anejos
Derogada por la Carta Circular OC-15-17 del 28 de enero de 2015
Estado Libre Asociado de
Pu
eno Rico
OFIC
INA
DEL CONTRALOR
San Juan, Pue
rt
o Rico
Anejo I
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miento de un Programa de
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Prel
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llción (PROCIP) a
l30
de
junio
de
2013, aplicables a los rec
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os de la Universidad de
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Pu
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ni
dad:
________________
U
ni
dad N úm.:
CU
MPLE
CRITERIO
si
NO
COMPONENTE I
- AMBIENTE INTERNO
1.
REGLAMENTACIÓN SOBRE EL ESTABLECIMIENTO y LA DIVULGACIÓN DE CULTURA ÉTICA Y DE
VALORES
A.
Al
30 de ju
ni
o de 2013,
la
un
idad cuen
ta
con nonnas para fomen
ta
r u
na
cu
ltu
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ética y de
va lores
in
stitucionales, y l
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mi
s
ma
s fueron
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stribuidas, ap
li
cables a los:
1.
Serv
id
o
re
s públicos
2.
Proveedores
J. Cont
ra
ti
stas
B.
Al 30 de
ju
ni
o de 20 13, existe reg
lam
e
nt
ación intema sobre la confidencia
lid
ad y la
se
guridad
de la infonnación. con la c
ual
deben cumplir los funci onarios y los empleados de
la
unidad.
Además, dicha reglamentación
fue
di
stribuida al person
al
.
[J.
REGLAMENTACIÓN
Y DISPONIBILIDAD
DE
FORMULARIO PARA
LA
NOTIFICACIÓN DE
ACTIVIDADES
CON FINES DE LUCRO
AI 30
deju
ni
o de
201
3, la unidad:
A.
Cuenta con reg
la
me
ntación i
nt
e
rn
a sobre
la
noti
fi
cación
~e
la partic
ip
ación en actividades con
fines de
lu
cro, fuera de horas
lab
orable
s,
por parte de los
fun
ciona
ri
os y los empleados.
Ademas,
di
cha reglamentac
ió
n
fue
di
stribuida al personal.
B.
Preparó el
form
ul
ario para que los
fun
ciona
ri
os y los empleados no
ti
fi
q
ue
n la participación
en
actividades con
fin
es
de
lu
cro, fuera de ho
ra
s laborable
s.
Además, i
nf
ormó al person
al
sobre
la
di
spo
ni
b
ili
dad de est
e.
ID. REGLAMENTACIÓN SOBRE CAPITAL HUMANO Y PLAN DE ADIESTRAMIENTO ANUAL
A.
Al 30 de j
uni
o de 2013, la unidad cue
nt
a con reglamentación
int
erna y de
mu
estra su
cumpli
mi
e
nt
o, sobre
la
va
lid
ac
ión externa
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la
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visión de Rec
ur
sos Humanos de la
información prov is
ta
por los cand
ida
tos a e
mpl
eo.
Derogada por la Carta Circular OC-15-17 del 28 de enero de 2015
CI
UTERIO
B.
Capacitación y adiestramient
o:
1.
Al 30 de junio
de
2013, la
unidad
cuenta
co
n reglamentación interna y demuestra su
cumplimiento, cn cuanto
¡¡ orientación formal
al
pe
rsonal de
nu
evo ingreso sobre v
al
ores y
nor
ma
s de conducta,
de
nt
ro de los 30 días sigu
ie
ntes
al
nombramiento.
2.
AI31
de agosto de
201
3,
la unidad remitió a la
OCALAR
H, el pl
an
anual para el
adiestramiento,
la
capacitación y el desarro
ll
o de sus recursos humanos,
co
rrespondiente
al
año
fi
scal
201
3- 14.
Ane
jo
1
Pá
gi
na 2 de 8
CUM
PLE
si NO
IV. REGLAMENTACiÓN SOBRE
EL
SISTEMA
DE
ARCHIVO Y
CONTROL
DE DOCUMENTOS
Al
30
de
juni
o de 2013, el
Ejecutivo
Principal de la
un
idad promulgó r
eg
lamentación para
establecer siste
ma
s adecuados de clas
ifi
cación, ordenación y archivo dc documentos, y para
proveer un sistema
de
rererencia que racilite
la
bÍl
squeda, los préstamos y el rearc
hi
vo de
documentos.
V.
REGLAMENTACIÓN SOBRE
EL
USO DEL EQUIPO COMPUTADORlZADO
Al
30 de junio de 20 13,
la
unidad cue
nln
co
n reglamentación inte
rn
a sobre el uso del equipo
comp
ut
ado
ri
zado.
TOTAL
DE
CRITERIOS
DEL COMPONENTE
1-
AMBIENTE INTERNO:
11
COMPONENTE 2 - ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
VI. PLAN ESTRATÉGI
CO
AI 30
dejuni
o de 2013:
A.
La
unidad tie
ne
preparado y aprobado
un
Plan Estratégico vigente que incluye los objetivos y
los propós
it
os claramente definidos de acuerdo con sus funciones principales y operaciones.
B.
El
Plan Estratégico
co
ntiene indicadores sobre
có
mo medir el cump li
mi
e
nt
o de los objetivos.
E
jemp
l
o:
por ciento o cantidad que se
co
ns
id
e
ra
aceptable para concluir que se cumple
co
n
un
o
bj
etivo.
TOTAL DE
CRITERIOS
DEL COMPONENTE 2 - ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS: 2
Derogada por la Carta Circular OC-15-17 del 28 de enero de 2015
CRITERIO
An
ejo
1
Pá
gina 3
de
8
CUMPLE
si
I
NO
COMPONENTES
3, 4 Y S
-IDENTIFICACIÓN
DE EVENTOS, EVALUACIÓN DE RIESGOS Y RESPUESTA A
LOS RIESGOS
VD. EVALUACIÓN DE RIESGOS
A.
Al
30
de
junio
de 2013, la unidad cuenta con normas sobre
la
realiz.1ción de la evaluación de
riesgos de la unidad
y,
además, en esta se establece rea
li
zar la
mi
sma, al menos, una vez al
alio.
S.
La unidad rea
li
zó una evaluación de
ri
esgos durante el 2012 de,
al
menos,
un
objetivo de esta.
Además, la eva
lu
ación con
ti
ene como mínimo l
os
sig
ui
e
nt
cs elcmentos: objetivo evaluado,
clas
ifi
cación del obje
ti
vo, identificación de eve
nt
os
(r
iesgos), probabilid
ad
de ocurrencia,
impacto,
ni
vel de riesgo, ac
ti
v
id
ades de
co
nt
rol, conclusión, firma y fecha de preparación.
VllJ.
RESPUESTA A LOS RIESGOS
Al 30 de junio de 2013, la gerenc
ia
respondió a las recomendaciones relacionadas con l
os
riesgos
ide
nt
i
fi
cados en la evaluación mencionada en el
Criterio
VII.B. La respuesta
pu
ede ser: evitar,
reducir,
co
mpartir o aceptar el nesgo o los
ne
sgas
id
ent i
fi
cado
s.
Dicha res
pu
es
ta
debe se r
doc
um
entada por la gerenc
ia
.
TOTAL
DE CRITERIOS DE LOS COMPONENTES
3,
4 Y S - IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS,
EVALUACIÓN
DE RIESGOS Y RESPUESTA A LOS RIESGOS: 3
COMPONENTE
6-ACTIVIDADES
DE CONTROL
IX. CONTROL PRESUPUESTARIO y CONCILIACIONES BANCARIAS
A. Al 30 de j unio de 20 13, la unidad:
1.
Implantó métodos o medidas de control para
evitar
in
su
fi
ciencias presupuestar
ia
s.
(Ejemplos: reuniones periódicas con el grupo fiscal de la unidad, preparación
y análisis de
inf
or
mes mensuales de flujo de efec
ti
vo, y aná
li
sis periódicos de fluctuacion
es
de ingresos
y gastos,
en
tre otros.)
2. No
in
currió en gastos y
co
mpro
mi
sos que excedieran los limites del Presupuesto
In
tegrado
aprobado por
la
Junta de Síndicos.
S.
A
la
fecha de
la
visita, l
as
co
n
ci
li
aciones de todas
la
s cue
nt
as banca
ri
as están
al
día (a
lm
en
as
al
30
dejunio
de 2013).
C.
La
s
co
nciliaciones bancarias
evaluadas en el C
riterio
IX.B. no reflejan sobregiro en el
balance de
la
s cuentas.
C
RITERIO
X. D
EUDAS
CON
ENTIDADES
GUBERNAMENTALES
AI 30 d
ej
unio de 2013, la
un
idad no
ti
ene de
ud
as
co
n las sigu
ic
ntes entidades gubernamentales o,
de tenerlas,
ti
ene un plan de
pa
go apro
ba
do y cumple
co
n l
os
términos del mismo. P
or
otra parte,
de existir
discrepanc
ia
s de deudas con alguna ent
id
ad
g
ub
ernamental, la unidad
erec
tu
ó
reclamaciones dura
nt
e el año
fi
scal 2012
-1
3 Y las mismas están d
oc
umentadas.
A.
Autoridad de Acueductos y Alcantari
ll
ados de
Pu
e
rt
o Rico
B.
Autoridad de Energ
ía
Eléctrica de
Pu
e
rt
o
Ri
co
C.
Sistema de Retiro
de
la U
ni
versidad de
Pu
e
rt
o
Ri
co
D. Departamento de Hacienda
E.
Seguro Soci
al
Federal
F.
Departamento del Trabajo y R
ec
ur
sos
Human
os
G.
Co
rporación del Fo
nd
o del Seguro
de
l Est
ado
Xl.
CONTROL
DE
LA
PROPIEDAD
A. Al 30 de junio de
20
13, la unidad cue
nt
a
co
n
un
ru
ncionario o empleado
co
n nombramiento
de
Enc
ar
gado de la Pro
pi
edad.
B.
La unidad erectuó el inventa
ri
o anual
de
la propiedad durante el
mi
o
fi
scal 20 1
2-1
3.
XII.
DESIGNACIÓN
DE
OFICIAL
DE
ENLACE
Y
REGISTRO
DE
NOTIFICACIÓN
IRREGULARIDADES
EN
EL
MANEJO
DE
FONDOS
O
BIENES
PÚBLICOS
AI3
0
dej
unio de 2013:
A.
El Ejecu
ti
vo Prin
ci
pal de
la
unidad designó por escr
it
o a
un
O
fi
ci
al
de
En
lace que será
responsable de erecluar
la
s notificaciones de pérdidas o irregularidades re
la
cionadas con los
rondos o los
bi
enes públicos.
B.
La unidad manticne su propio r
eg
istro
para
el
control de los
casos de
pérdidas
o
irregularidades relacionadas
co
n l
os
ro
nd
os o
bi
enes pú
bl
icos, aunque en
la
unidad no haya
oc urrido pé
rd
ida alguna. De no
ha
ber ocurrido pérd
id
as, dicho regis
tr
o deberá tener una
anotación al respecto.
An
ejo
1
Pá
gina 4
de
8
CUM
PLE
si
NO
DE
PÉRDIDAS
O
Derogada por la Carta Circular OC-15-17 del 28 de enero de 2015
CRITERIO
Anejo
I
Pá
g
ina
5 de 8
CUM1'LE
sí
I
NO
XIU.
DESIGNACIÓN
DE
OFICIAL DE ENLACE PRINCIPAL Y SUSTITUTO CON
LA
RESPONSABILIDAD
DE
MANTENER EL REG1STRO DE CONTRA TOS
Al 30 de junio de 2013, el
Ej
ec
uti
vo Principal de la unidad designó por esc
rit
o al:
A.
O
fi
cial de E
nl
ace Principal
co
n la responsa
bi
lidad de man tener el R
eg
istro de Contratos.
B.
O
fi
cial de E
nl
ace Sustituto, quien actuara en caso de ausencia del O
fi
cial de Enla
ce
Principal.
XIV. NOMBRAMIENTO DE ADM.lNlSTRADOR
DE
DOCUMENTOS
Al 30 de
jun
io de 2013, el
Ej
ecutivo Principal de
la
unidad nombró a un funciormrio o empleado
co
n
la
s funciones de Administrador de Documentos, auto
ri
7..a
do por el Administrador de Servici
os
Ge
nerales.
XV.
CONTROL DE LA REGLAMENTACIÓN
A. AI 30
dejuni
o de
201
3,
el
E
jec
utivo I'
rin
cipal designó por escrito a un funcionario O
la
unidad
cue
nt
a con
un
ár
ea
que se encargue de la coo
rdi
nación de las actividades de: redacción,
revisión,
actuali
z..
1ción
y
solicitud de
la
apro
ba
ción final de toda la regl
am
cntación de
aplicación interna
y externa.
B. Al 30 de
junio
de
201
3, el
fu
ncionari o designado o el área mantiene:
1.
Co
pia lisica o electrónica de la reglamentación aplicable a la unidad.
2.
R
eg
istro actuali
z..
1do de la reglamentación de aplicación a esta.
XVI. CONTROL
DE
LAS COMPUTADORAS
A
la
fe
cha de la visita,
la
s
co
mputado
ra
s:
A.
Requ ¡eren contraseñas de acceso.
B. Contienen una pantal
la
co
n las ad
ve
rt
enc
ia
s
sobre el
uso correcto de
la
s mis
ma
s
y
las
sanciones que
co
n
l1
eva su
LI
SO improp
io.
Derogada por la Carta Circular OC-15-17 del 28 de enero de 2015
CRITERIO
Anejo I
P
úg
ina
6
el
e 8
C
UMPLE
si
NO
XVTI.
D
ES
IGNACIÓN
DE
FUNCIONAIUO PARA EL RECIBO Y EL REFERIDO
DE
QUERELLAS
Al
30
de junio de 2013, el Ejec
ut
ivo Principal de
la
unidad designó por escrito a
un
fu
ncionario de
es
ta
,
pa
ra
recib
ir
y
ref
er
ir
a
la
di
visión
ti
orga
ni
smo gubernamental con jurisdicción,
la
s
no
ti
fi
caciones o las alegacion
es
de actos constitutivos de corrupción o
il
egales cont
ra
cualq
ui
er
fu
ncionari
o,
empleado o contratista de
la
unidad.
xvrn. REGISTRO
DE
HORAS DE ADIESTRAMIENTO
POR
EMPLEADO
Al 30 de
junio
de 2013,
la
unidad cue
nt
a con un
Re
gistro de Horas de Adiestramiento por
e
mpl
e
ad
o.
TOTAL DE CRITERIOS DEL COMPONENTE 6 - ACTIVIDADES DE CONTROL: 25
COMPONENTE 7 - INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
XIX. REGISTRO
DE
CONTABILIDAD
A la
fec
ha de la visita,
la
contabi lid
ad
de
la
s cuentas y de l
os
fondos es
ta
al día (a
lm
enas,
ni
30 de
junio de
2013).
XX
. CUMPLIMIENTO
DE
LA REMJSIÓN
DE
LA
CERTlFlCACIÓN ANUAL DE NOTIFICACIÓN DE
PÉRDIDAS
O IRREGULARIDADES DE FONDOS O BIENES PÚBLICOS
No más tarde del 3 1 de agosto de 20 13,
el
Ejecutivo Principa l de
la
unidad remitió a la O
fi
cina
del
Co
ntro lar el formulario Certificación AI/ual de
No
tificación de perdidas o Irregularidades
en
el
Man
ejo de los
FOl/dos
o los Bielles
Púb
licos jurame
nt
ada, correspondiente
al
a
íi
o
fi
sc
al
tenninado el 30 de
junio
de 2013.
XXJ.
CUMPLIMIENTO
DE
LA
REMISIÓN DE
LA
CERTIFICACIÓN
ANUAL
DE
REGISTRO DE
CONTRATOS
No más tarde del 3 1 de agosto de 2013, el E
je
cutivo Principal de la unidad remitió a
la
Oficina del
Contralor el formulario
Cerlificació
lI
AI/ual de Registro de
CO
l/lralOS
, correspondiente al aíio
fi
sc
al
terminado el 30 de
ju
ni
o de 2013. En dicha Ce
rt
ificación,
la
unidad juramenta haber
cumplido con
la
s
di
sposiciones de la Ley
Nú
m. 18 del 30 de octubre de
19
75, según enmendada,
sobre el envío de copia del registro de contratos
y de todos los contratos,
la
s escrituras, l
os
docum
en
tos relacio
na
dos y
la
s enmiendas requeridas por dic
ha
Ley
qu
e fueron otorgados durante
el mencionado año
fi
scal.
Derogada por la Carta Circular OC-15-17 del 28 de enero de 2015
CRITERIO
Anejo I
Pág
ina
7 de 8
CUMPLE
si
NO
XXII. CUMPLIMIENTO CON LA REMISiÓN DEL INFORME MENSUAL
DE
NÓMINAS Y DE PUESTOS
La
unidad remi
ti
ó a tiempo a
la
O
fi
cina del Controlor el
In
forme Mensual de Nómi
l/a
s y de
Pu
estos correspondiente a febrero a
ma
yo de 20 13, conforme a
la
s
fec
has límites es
ta
blecidas en
la
Carta CirclIlar que emita
la
O
fi
cina del Contralor sobre
el
particu
la
r.
XXIIJ. RECIBO y REFERIDO DE QUERELLAS
Al
30 de junio de 20 1
3:
A.
Exi
ste reglament
ac
ión
int
e
rn
a sobre el rec
ib
o y el referido de querellas contra cualquier
fun
cionari
o,
empleado o contratista de
la u
ni
dad por actos constitutivos de cor
ru
pción O
il
egales.
8.
La
unidad info
rm
ó a los funcionarios y a los em
pl
eados el método o los métodos
di
spo
ni
b
le
s
para recibir las querellas.
C.
El método o los métodos estableci
do
s con los que cuenta
la
unidad garantizan la
confidencialidad del querellante. Si además de estos la unidad utiliza otros métodos que no
garantizr
lll
la confidencialidad, tales como fax y correo electrónico, se advirtió
al
perso
na
l
sobre el particular.
TOTAL DE CRITERIOS DEL COMPONENTE 7 -INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN: 7
COMPONENTE 8 - SUPERVISIÓN
XXIV. CUMPLIMIENTO DE
LA
PRESENTACIÓN
DE
LOS
INFORMES
DEL PLAN DE ACCIÓN
CORRECTIVA (pAC)
AI 30 d
ej
unio de 20 1
3:
A.
La
unidad está al día con
la
prese
nt
ación de los info
rm
es del Plan de Acción Correctiva
(PAC) de la Oficina del Contralor.
B.
La
unidad está al día con la presentación de los informes del P
Ae
de la O
fi
cina de Auditoría
Int
erna de esta.
TOTAL DE
CRITER
IOS DEL COMPONENTE 8 - SUPERVISIÓN:
~
Derogada por la Carta Circular OC-15-17 del 28 de enero de 2015
CIUT
ER
IO
TOTALICE
LA
CANTIDAD
DE
si y
DE
NO, Y ANÓTELO
EN
LA
COL
UMNA
CORRESPON
DI
EN
TE
TOTAL
DE
CR
ITERIOS
PORCIENTO
DE CUM
PLIMI
ENTO DEL
TOT
AL DE CRITERIOS
IDI
VIDA EL TOTAL DE si ENTRE EL TOTAL
DE
CRITERIOS (50l l
Preparado
por:
No
mbre:
Fec
h
a:
Pu
es
to:
Firm
a:
Aprobado
por
el Funciomlrio Principal
de
I
~,
Unidad:
No
mbre:
________
__
______________
_
Fecha:
Pue
sto:
Firma:
I Porcie
nt
o
redondeado
a
número
CllIcro.
An
ej
o 1
P
<igina
8 de 8
CU
MPLE
si NO
- -
--
50
%
1
--
Derogada por la Carta Circular OC-15-17 del 28 de enero de 2015
Estado
Lib
re Asociado de Puerto
Ri
co
OF
ICINA
DEL
CON
TRAlOR
San Juan,
Pu
erto Rico
Ce
rtifi
c~
lci
ó
n
de 1
..
A
ut
oe":l
lu
~
lci
ó n
del Est:l
bl
ecimiento
del
Programa
de Co
ntrole
s Inlernos y de Prevención'
al30
de
junio
de 2013
Anejo 2
REC
INTOS DE LA
UN
IVERS
ID
AD DE
PUERTO
RICO
Y
EL
SISTEMA
DE R
ETIRO
DE LA
UN
I
VERS
IDAD DE
PUERTO
RICO
Yo,
_
___________
;;:¡;;
:;;;;;
::;-
__________
' Funcionario Principal de
(N
ombr
e)
-----------==CL===----------
,ce
rtifico a la Oficina del
(No
mbre
de
13
lmid
ad
)
Contralor de
Pu
erto Rico, lo siguiente:
Efec
tu
amos una au
to
eva
lu
ación del establecimiento de los criterios i
ncl
uidos en el Anejo 1
de la
Ca
rta Circular OC-
J3
-
03
del
10
de agosto de 2012.
Preparamos
el expe
di
ente que ev
id
encia la autoevaluación efectuada.
Incl
ui
mos
la
hoja completada del Res
um
en de Resultados (A nejo 3 de
la
Carla Circular
OC-I3-03).
La a
ut
oeva
lu
ac
ión efectuada refl
ej
a que
nu
estra entidad:
(c
umpli
ó,
cumplió sus
t:tnda
lm
e
nt
e o no cumplió)
en
un
___
% con los crite
ri
os, seg
ún
el Resllmen de Resultados (A nejo 3).
Funcionario Encargado del
Programa:
-------
---
- -
.....,-
-7"-,-
-
----
--
(nombre)
(
pu
esto)
En
___________
• Puerto
Ri
co, hoy
~
""'
_
de
-
-c~
.,-
-
de
(día) (mes) (año)
Finna del
Fun
ci
onario Principal
1 Es
ta
Cen
ifi
cación debe ser enviada por corr
eo
electró
ni
co
a:
procip@oepr.go
...
.
pr
, no
má
s tarde del
15 de septiembre de
2013. El original debe
rá
ret
enerlo la
un
idad pa
ra
mostrarlo al mome
nt
o de
la
vi
s
it
a de
nu
estros
a
ud
itore
s.
Derogada por la Carta Circular OC-15-17 del 28 de enero de 2015
~
B
Estado Libre Asociado de
Pu
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Ri
co
OFICI
NA
DEL
C
ONTRALOR
San J
ua
n,
Pu
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Ri
co
Anejo 3
Página
1/2
Resumen de Result:ldos de la A u
toc
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luación
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Estab
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del
Pr
ogra
ma de
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ci
ón a l 30 de
juni
o de 2013, uplic:lble :.
los
recintos
de la U
niver
s
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de
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o Rico y
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m:1
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Retiro
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fonn310
Micr
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pá
gi
na
de
I
nt
ernet
en
www.ocpr.gov.pr
en
la sección
de
Contrata
rí
a
Di
g
it
al.
Complete
la
columna sombreada de gris, a base de la autoevaluación que
ef
ec
tuó media
nt
e el Anejo 1.
La
cantidad de cr
it
erios
co
n [os que la
un
idad cumplió y el
porcie
nl
o de cumplimie
nt
o de los c
ri
te
ri
os
se computarán a
ut
omáticamente. Véa
se
la nota al calce
l.
RES
ULTADOS DE
LA
AUTOEVALUAC
I
ÓN
!
CRITERIOS
POR
COMPONENTE
CRITERIOS CON
LO
S QUE
CU
MPLE
,
D1FEl
tENC
IA (NO CUMPL
E)
COM
P
ON
E
NTE
POlI. COMPONENTE
C
ANTIDAD
POIK IENTO
C
ANTIDAD
1
POR
C
IE
NTO
CANT
ID
AD
l'
OR
ClEN
TQ
I
11
24%
O
0%
-11
-
24%
2
2 6% O
0%
-2 -
6%
3, 4 Y 5
l
6%
O
0%
-3 -
6%
6
25
33%
O 0%
-25 -
33%
7
7
1
5%
O
0%
-7
-1
5%
8
2 1
7%
O
0%
-2 - 1
7%
TOTAL
50
100%
O
0%
-50
_100 %
I
I Totali
ce
por
cada
co
mponente, la
ca
ntidad de crit
er
ios en l
os
cuales contestó que sí (cumple), según los resultados d
el
Anejo l. La cantidad 10lal debe coincidir
con la cantidad
to
tal de sí que tota
li
zó al
fin
al del Ane
jo
1.
2
Es
te resu
lt
ado
es
prel
im
inar, ya que está su
jeto
a
la
s vis
il
as que efectüen nuestr
os
aud
it
ores para verifi ca r el estab leci
mi
ento del PROClP. El porcienlo de
cumplimie
nt
o a nivel total debe coincidir con el
Porcienl
o de C umplimie
nt
o del To
lal
de
Cri
terios que
co
mputó al
fi
nal del
Anejo
l .
Derogada por la Carta Circular OC-15-17 del 28 de enero de 2015
PORCIENTO
DE
CUM PLIMIENTO
DEl..
TOTAl..
DE
CRITERIOS
CUMP
LE
(90- I
OO%)
CU
MPLE
SUSTANCIAl..MENTE
(80-89%)
NOCUMPLE
(79%
o menos)
INTERPRETACIÓN D
El..
RESUl..
TADO
DE
l..A
AUTOEVAl..UAC
I
ÓN
2
Anejo 3
Pági
na
2/2
La
unidad cumplió con el establecimie
nt
o del PROClP. Debe
rá
continuar diri giendo los esfuerzos para mantener el
establecimiento del mis
mo
, y cump
li
r con tas leyes y
la
reglame
nt
ac ión a
pli
cables a los criterios establecidos.
Si
ta unidad
no
alcanzó el t
OO
% de cumplimie
nt
o del total de criterio
s,
deberá prestar
at
ención
al
componente o a los componentes de COSO en
los cuales no obtuvo el tot
al
del po
rc
ie
nto
cor
respondiente. (Véan
se
la
s últimas dos columnas del R
es
umell de Resultados
).
Ademá
s,
deberá identifi
ca
r
un
plan de acción a segui r para el cumplim ie
nt
o del c
rit
er
io o de
lo
s criterios co
rr
es
pondientes.
La
un
idad cumpl
ió
sustancialmente con
el
establecimiento del
PR
OC
IP
. Deberá co
nt
i
nu
ar d
ir
igiendo
lo
s
esf
uerlos para alcan
za
r
un
porciento de c
um
p
limi
e
nt
o alto (90
-1
00%) del total de criterios.
Es
t
o.
prestando
at
ención a los compone
nte
s de COSO en los
cuales no obtu
vo
el total del porciento co
rr
espondiente. (Véanse las (.Itimas dos columnas d
cl
Res
um
e
ll
de Res
lI
l/(Idos). También
deberá identificar
un
plan de acción a segu
ir
para atendcr los c
rit
er
io
s con los cuales
no
cum
pli
ó.
La
un
idad no cu
mp
li
ó con
el
estableci m
ie
nt
o del PROC I
P.
Deberá diri
gi
r los esfuerzos para establccer el
PR
OC
IP, prestandol
at
ención a los componcntes de COSO en los cua
le
s
no
obtuvo el total del porcicnto correspon
di
ente. (Véa nse
la
s últi
ma
s dos
,
col umnas del Res
um
ell
de Resull
ad
os
).
También deberá ident
ifi
car, en el menor tiempo pos
ibl
c,
un
p
la
n de acción a seguir para
at
c
nd
er los c
rit
erios con los cua
le
s
no
c
um
plió y alcanzar
un
po
rcie
nt
o de cumplimie
nt
o de cumple o cu
mpl
e sustanciahnente.
Esto,
co
n el propó
si
to de o
bt
ener
lo
s beneficios
del
estableci
mi
ento de controles imemos efcctivos y de un Programa de
Preve
nci
ón, así como
un
a sana administ
ra
ción púb
li
ca.
Derogada por la Carta Circular OC-15-17 del 28 de enero de 2015
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Form 12: Del Contralor Oficina Rico Estado Asociado

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