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Oficina
del
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Ycs
mín
M.
Valdivie
so
ColUwlo
ra
C
arta
C
ircular
OC-13-04
Año
Fiscal 20 12-2013
10 de agosto de 2012
Secretarios de Gobie
rn
o, d
ir
ectores de los d
ep..1rta
mentos y agencias de la Rama
Ejecuti va del
Es
ta
do
Libre Asociado de Puerto Rico y de la O
fi
ci na de Administración
de los
Tr
ibunal
es
, y auditores int
emo
s
'
Asunto:
Evaluación:t
lo
s
departamentos
y las agencias de la
Rama
Ejecutiva del Estado
Libre
Asociado
de
Puerto
Rico y a
la
Oficina de Administr:lción de los
Tribun~t1es
sobre
el
establecimiento de un
Programa
de Control
Interno
y de
Prevención (PROCIP) 3130 de
junio
de 2013
Es
timados señores y señora
s:
La O
fi
cina del Contralor
de
P
ue
rt
o
Ri
co desarro
ll
ó e impla
nt
ó por vari os años
un
progra
ma
de evaluación pa
ra
ve
rificar el esta
bl
ec
imi
e
nt
o de las M
ed
idas para Mejorar la
Ad
mi
nistración Pública y
de
11
11
Programa de Prel'encióll-Antic
orr
ll
pció
n
(MM
AP y PPA).
Di
c
ha
estrategia estaba dirig
id
a a
fi
scalizar el cumplimie
nt
o de las leyes, los reglamentos y
la
s no
nna
s ap
li
ca
bl
es, mediante el método de visi
ta
s a
la
s entidades.
Co
n esta estrategia se
ob
tu
vieron en
la
s entidades gubername
nt
ales los sig
ui
e
nt
es l
og
ros, entre otros:
El desarro
ll
o y el fo
rt
alecimiento
de
la reglamen tación
in
terna
El establecimiento de tod
os
para detectar y prevenir actos de co
rr
upción
La preparacn de
inf
onnes sob
re
los as
pe
ctos
fi
scales de las entidades que pro
pi
cian
el
co
ntrol, la rendicn de cuentas y la transparencia
El estableci
mi
ento y e l
fo
rt
alecimie
nt
o de
co
nt
roles inte
rn
os en
dif
ere
nt
es ope
ra
ciones
O áreas de
la
s e
nt
idades
La preparación de planes estratégicos
La realización anual de evaluación de riesgos de la entidad
1 Las nomJas de la O
fi
cina
de
l Contralor
de
Puerto Rieo prohibcn
<:1
diSHi
ll1
cn.
e11lre
otros motivos. por género o
se
.
~o,
Por
t
an
to, para propósitos
de
es
ta Carla Circular todo término
ut
ilizado para referirse a una
pe
rsona se refie
re
a ambos sexos.
PO
BOX 366069
SAN
JUAN
PUERTO
RICO
00936·6069
J05
AVENIDA
PONCE
DE LEÓN,
HATO
REY.
PUERTO
RICO
009/7
-
/136
TEL.
(787) 754-3030
FAX
(787)
75/
-6768
E-MAiL:
ocp
r@:
ocpr.g
ou.
pr
INTERNET:
http
://
www
.oc
pr.gov.pr
Derogada por la Carta Circular OC-15-15 del 28 de enero de 2015
Carta C
ir
cular OC
-1
3-
04
Página 2
10
de
agosto de 20 12
La
o
ri
e
nt
ac
ión a los
funci
onarios y a los empleados públicos sobre el establec
im
iento
de co
nt
ro
les inte
rn
os, y el cumplim
ie
nt
o de las leyes y la reglam
en
ta
ción aplicables.
En
años recie
nt
es, ha cobrado mayor significado
el
estableci
mi
e
nt
o de
un
sistema de contr
ol
interno basado en la de
fini
ción y
el
modelo divul
ga
do por el Commiuee of Sponsoring
Orga
ni
za
ti
ons
of
the Treadway Commission (COSO). Dicho Comité está compuesto
po
r
c
in
co organi zaciones
int
e
rn
ac
ionales en el ca
mp
o
de
la auditoría, la contabi
lid
ad
y
la
s
finanza
s.?
Compañías y entidades gu
be
rn
amentales a
lr
ededor del mundo han adoptado
el
modelo de COSO, ya que este provee lo que se conoce como
un
sistema integrado b
as.1
do
en
riesgos, cuyo propós
it
o esdirigido
al
cumplimie
nt
o
de
los objetivos
de
la
entidad.
Las entidades gubername
nt
ales existen para servir al inte
s público media
nt
e el manejo
adecuado de la propiedad y de los fo
nd
os
bl
icos.
Es
to, con el propósito de
lo
grar el
cumplimiento de las metas y
lo
s objetivos, scgún los pl
an
es de trabajo y el deber ministerial
asig
nad
o por ley. El modelo del COSO es una he
rr
amienta excel
en
te que pennite dirigir los
es
fu
e
rz
os d
el
Gobierno para
ta
les p
ro
pósi tos. Seg
ún
el informe 2010 Swte Comptrollers
Technical Aclivities
olld Funcliolls, 28 estados
de
los Estados Unidos de Amé
ri
ca utilizan
este modelo
J
.
Este consta de los siguientes ocho compone
nt
es:
Ambiente Interno: Abarca
la
mane
ra
de tra
ba
jar
de
un
a orga
ni
zación y establece
la
base de
mo
el
personal de
la
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pe
rci
be
y maneja
lo
s
ri
esgos, incluidas la
implantación de
re
glamentación, la integridad y los
va
lores ético
s,
y el ento
rn
o en que
se actúa.
Establecimiento de Objetivos: Compone
nt
e media
nt
e el cual
la
gerenc
ia
identit'i
ca
y
establece los obje
ti
vos de la entidad.
Es
tos
se
establecen a nivel estratégi
co
, y se crea
con e
ll
os una base para los objetivos operativos, de infonnación y de cumplimient
o.
Identificación
de
Eventos: En este componente, la gerencia identifica los eventos
po
ten
ciales de
ri
vados de
fu
e
nte
s externas o internas que, de ocurrir, afectarían
pos
iti
va
o negativamente el cu
mp
limiento de los objetivos de
la
entidad.
Evaluación de Riesgos: Se centra en la
id
entificación de eventos o riesgos y en el
análisis de
la
probabilidad de ocurrencia de estos con res
pe
cto
al
impacto que pueden
tener sobre el
cu
mplim
ie
nto de los objetivos. También se detenninan l
os
controles
que tiene la entidad para mitigar o prevenir los
rie
sgos, si
di
chos controles son
adecuados o si hay que esta
bl
ecer co
nt
ro
les adicionale
s.
2 Par.! obtener
más
información sobre COSO
pUl.-de
vi
si
t
ar
su pagi na en
In
ternet: hnp://www.coso.org.
)
Información disponible en la
¡YoÍg
ina
en
Internet de
la
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(lIiollol
A
ssoc:
i(lfio" 01 Sfllle AlIdilors.
CQ
m
pfrol/ers
mul
Tremwrers: hup:llwww.na
s.1C1.0rg.
Derogada por la Carta Circular OC-15-15 del 28 de enero de 2015
Ca
rt
a Circular OC
·1
3·04
Página
3
10
de agosto de 20
12
Respuest:l a los Riesgos: En es
te
compone
nt
e se detemlina el tipo de respuesta o plan
de
acción que
la
gerenc
ia
va
a tomar pa
ra
atender los riesgos o eve
nt
os
id
entifi
c<
ld
os.
La
s resp
ue
s
ta
s
pu
eden incluir medidas para evitar, ace
pt
ar, reducir o
co
mpartir l
os
riesgos.
Actividades de
Co
ntrol:
Es
ta
s son las polít icas y los procedimientos de control que
proveen seguridad razonable para el cumplimie
nt
o de obje
ti
vos, y
la
prevención de
eventos
qu
e afectan negativamente a
la
entidad. Se llevan a cabo por todo el personal
de la organización. Eje
mpl
os de actividades
de
control son: la segregación de debe
re
s,
la
torna de inventarios físicos,
la
preparación de conciliaciones bancarias y otro
s.
Información y
Co
mnnicación: Son
la
s actividades mediante
la
s cuales en
la
entidad
se
id
entifica, se capta y se comunica
inf
ormación interna y exte
rn
a para el logro de los
o
bj
e
ti
vos.
La
comunicación debe scr oportuna, completa y confiable, e incluye a todo
el personal de la entidad.
Supervisión: Procedimientos establecidos por
la
entidad para evaluar periódicamente
el diseño y la operación de los
co
ntroles internos de la entidad. Es
la
supervisión
constante por parte de
la
gerencia mediante evaluacio
ne
s de los controles inte
rn
os, y
auditorías internas y externas. Esto, con el propósito de determinar deficienc
ia
s en el
sistema de control interno, y
la
pre
ve
nción y
la
detección de irr
eg
ularidades.
Es
te
3110
hemos transformado significati
va
me
nt
e el MMAP y PPA.
Es
to, para cambiar el
nombre del proyecto, clas
ifi
car los crite
ri
os de acuerdo con la estructura de COSO, y realizar
ajustes en cuanto a
la
s lechas en que se rea
li
zará
la
evaluación, entre otros, segun se indi ca:
A partir de
la
vigencia de esta
Ca
rta Circ
lIlar
, el proyecto se conoce
co
mo
Programa de Controles Internos y de Prevención (PROCIP).
La evaluación a las ent
id
ades sobre el estableci miento del PROCIP se e
fe
ctuara cada
dos año
s.
Los criterios fueron revisados y reagrupados de acuerdo con los ocho componentes de
control interno, indicados por COSO, y están establec
id
os en
el
Anejo l.
La
fe
cha del esta
bl
ecimiento de los c
ri
terios sera al 30 de junio de 2013 o a la fecha
específica que se indique en el criterio.
No más tarde del
16
de septiembre
de
20 13, las ent
id
ades deberán:
1.
Vi
sitar
la
Sección de Conlraloría Digital en nuestra pág
ina
en
Int
ernet en
http://www.ocpr.gov.pr y descargar los anejos I a13.
2.
Efectuar una autoe
va
!u
ación
fin
al, para
Jo
cual utilizarán el Anejo
1.
Derogada por la Carta Circular OC-15-15 del 28 de enero de 2015
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lor, la CerlificaciólI
de
la A
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oevaluació
lI
del
Es
!ablecimiellto del PROCIP 0130
de
junio
de
20/3
(Cerlificación) (Anejo 2) y el
Res
um
en de Resuftados de
fa
AlIloevalllació
lI
del Establecim
ie
nto del PROCIP al
30 de )/llIio
de
2013 (Resumen de Resulrado.l) (Anejo 3). A
mb
os doc
um
e
nt
os
deberán enviar
se
a la sig
ui
e
nt
e
di
rección de correo
el
ec
tr
ónico:
proci
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ocpr
.gov.
pr
El original de estos debe
retenerse en la entidad
pa
ra
mos
tr
a
rl
o al mome
nt
o de la vis
it
a
ini
c
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de
nu
es
tr
os auditores.
Sugerimos que, pa
ra
propós
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os
de que las entidades dete
rm
in
en
con
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porcie
nt
o de cumplimie
nt
o del
PR
OC
IP
y las áreas
qu
e neces
it
a mejorar, se realice
un
a autocva
lu
ación inte
rm
ed
ia al 15 de ma
rz
o
de
201
3.
Las vi
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s
de
nu
estros aud
it
ores
pa
ra
fi
scalizar el esta
bl
ec
imi
e
nt
o del PROCIP se
efectua
n durante
oc
tu
bre y noviembre de 20 13, Y se cons
id
erará so
lam
e
nt
e la
a
ut
oeva
lu
ac
ión
fin
a
l.
Dicha vis
it
a de eva
lua
ción se efec
tu
ará a todos los
departame
nt
os y agenc
ia
s de
la
Rama Ejec
uti
va
del
Es
tado
Li
bre Asoc
ia
do de
Pu
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rt
o
Ri
co y a
la
O
fi
cina de Administración de los Tribunales.
Como en años an
te
ri
ores, cada entidad debe preparar
un
expedie
nte
con la
doc
um
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acn necesa
ri
a que
de
mu
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um
p
lim
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nt
o
de
los criterios, seg
Íln
la
autoeva
lu
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tu
ada, y e
nt
rega
rl
o a nues
tr
os auditores al mome
nt
o de la vis
it
a
pa
ra
efectuar la evalu
ac
ión.
A la fecha de la vis
it
a
ini
cial, los criterios deben estar establec
id
os y cumplime
nt
ados
de
ac
ue
rd
o con 10 espec
ifi
cado en el Anejo
1.
Los crite
ri
os no
ti
enen asig
nad
os
un
a puntuación especí
fi
ca, s
in
o que se cumplen o no
se cu
mp
len. El res
ult
ado obten
id
o de la eva
lu
ación efectuada, significa
el porcie
nt
o
de c
um
plimie
nt
o de la totalidad de los c
rit
e
ri
os o del esta
bl
ec
imi
ento del PROCIP por
parte de la e
nti
dad.
De
acuerdo con el resultado obtenido, se clas
ifi
ca
como que la
entidad c
um
ple, cumple sustancia
lm
e
nt
e o no cumpl
e.
La interpreta
ci
ón del
mencionado resultado o
bt
e
nid
o por la e
nti
dad esestablec
id
a en el Anejo 3.
El res
ult
ado de
la
s eva
lu
aciones
se
dará a
co
nocer mediante
la
publicacn de
va
ri
os
in
fo
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es
especiales. D
ic
hos res
ul
tados son
ind
epe
ndi
entes del resultado de audito
as en proceso o que
rea
li
cemos en el
fu
tu
ro
sobre
el
uso de
la
p
ro
pi
ed
ad
y de los fo
nd
os públicos
po
r pa
rt
e de las
entidades.
Dos de los cambios más significati vos en cua
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o a lo reque
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e
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entes:
nsono con las
di
sposiciones del Si
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Ac! (Carta Circular
OM
B A-133 de
la
Office
01
Mwwgement and B
lI
dgel
de
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bi
e
rn
o Fede
ral
),
la
fe
cha de
cumplimie
nt
o para la prepa
ra
ción de los estados
fi
nancieros auditados seel 31 de
marzo.
Derogada por la Carta Circular OC-15-15 del 28 de enero de 2015
Carta C
ir
cular OC-I3-04
I'
úg
ina 5
10
de agosto de 20 12
Se
eliminaron l
os
criterios relativos a la ac
ti
vidad de auditoría interna de los
departam
en
tos y las agencias de
la
Rama Ejecutiva que están cobijados bajo
la
Ley
42- 2010, Ley de la Oficil/a del
In
speclOr
Gel/eral
de
Pu
erlo Ri
co.
Esto, ya q
ue
se agruparon
la
s o
fi
c
in
as de auditoría inte
rn
a de
di
chas entidades de la
Rama Ejecutiva
baj
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In
s
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ctor General de Puerto
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Les e
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ortamos a que
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struccio
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cionarios y a los
empleados co
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espondientes para que
de
sde este mome
nt
o dirijan sus es
fu
erzos al
establec
imi
ento del PROC
IP
en
la
s entidade
s.
Estamos a sus órdenes para ofrecerles cualquier informació
n.
De considera
rl
o necesario, se
pu
eden comunicar con
la
Ofic
in
a de
Pr
evención y A
nti
corrupción al (787) 2
94
-1
991
,
extensiones 245, 224,
313 Y 314.
Es
ta
Carla Circular deroga
la
Carla Circular OC-10-
35
del 29 de junio de 20 I
O.
Mejorar la
fi
sc
alización y la administración de la propiedad y de los fo
nd
os públ icos es
un
compromiso de todos.
Cordialment
e,
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Anejos
Derogada por la Carta Circular OC-15-15 del 28 de enero de 2015
Es
tado Libre Asociado de Puerto Rico
OFICINA DEL CONTRALOR
San Juan, Pue
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o
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Anejo
1
Pa
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Criterios para la Eva
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ción y
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ción del establecimie
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un
Pro
grama de
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Int
erno y
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evención (PROC1P) al
30
de
junio
de 2013, aplicables a los departame
nt
os
y
la
s agencias de la Rama
Ejecutiva del Estado
Li
bre Asociado de Puerto
Ri
co y a la Oficina de Administración de los Tribunales
No
mbre
de
la
Entidad G ubernamental:
_ _
____
_
__
_
_______
Unidad
m.:
CUM PLE
CRITERIO
SI
I
NO
COMPONENTE
1 - AMBIENTE INTERNO
1.
REGLAMENTACION SOBRE EL ESTABLECIMIENTO V
LA
DlVULGACION DE CULTURA ETlCA V DE
VALORES
A.
Al
30
de
ju
ni
o de 20 13,
la
entidad cu
en
ta
co
n n
or
mn
s para fomentar u
na
cultura ética y de
va
lores
in
stitucionales, y
la
s
mi
smas fue ron
di
stribuida
s,
aplicables a los:
1.
Servidor
es
públicos
2.
Proveedores
3.
Contratis
ta
s
8 . Al
30
de
ju
nio de 2013,
ex
iste reglamentación intema sobre la confidencialidad y la
seguridad de
la
in
formación, con la cual deben cumplir los
fun
cionarios y l
os
empleados.
de
la
entidad. Además. dicha reg
lam
entación fue distribuida
al
personal.
D.
REGLAM.ENTACIÓN V DISPONIBILIDAD
DE
FORMULARIO
PARA
LA NOTIFICACIÓN DE
ACTIVIDADES CON FINES
DE
LUCRO
Al
30
de
ju
nio de 2013,
la
entidad:
A.
Cuenta
co
n r
eg
lamentación intema sobre
la
notificación de
la
participnción en actividad
es
con fines de
lu
cro, fuera de horas laborable
s,
por pa
rt
e de los funcionarios y los
emp
leado
s.
Ade
s, dicha reglamentacn fue distri buida al perso
na
l.
B.
Preparó el fonnulario para que los f
un
cionarios y
lo
s empleados notifiquen
la
participación en actividades con
fin
es de lucro,
fu
era de horas laborables. Además,
inf
ormó al personal sobre
la
disPonibilidad de este.
m. REGLAMENTACI
ÓN
SOBRE CAPITAL HUMANO V PLAN
DE
ADIESTRAMIENTO ANUAL
A.
Al
30
de j unio de 2013,
la
e
nt
idad cuenta con r
eg
lamentación inte
rn
a y de
mu
estra su
cumplimie
nt
o, sobre
la
va
lidación externa por la División de Recursos
Hu
manos de la
info
rm
ación provista por los candidatos a empleo.
Derogada por la Carta Circular OC-15-15 del 28 de enero de 2015
CRITERIO
B.
Ca
pa
ci
tación y adiestramiento:
1.
Al 30 de
ju
ni
o de 20 13,
la
cntidad cuenta con reglamcntación
in
terna y de
mu
est
ra
su
cumplimic
nt
o, en cuanto a o
ri
entación formal al perso
na
l de nuevo
in
greso sobre
va
lo
re
s y normas de conducta, dentro de los 30 as sig
ui
e
nt
es
al
nombramie
nt
o.
2. Al 3 I de agosto de 2013, la
en
tidad remi t a la OCALARH, el plan anual para el
adiestramiento, capacitación y el desarro
ll
o de sus recursos humanos, correspo
ndi
e
nt
e
al
año
fi
scal 2
01
3-14.
C.
Al
30 de junio de 2
01
3,
la
entidad cuenta con
re
glamentación interna y de
mu
estra su
cumplimiento, sobre
la
evaluacn del desempeño para el personal de servicio de ca
rr
e
ra
,
al
menos anualme
nt
e.
SI
Anejo I
g
in
a 2 de 8
CU
MPLE
NO
IV. REGLAMENTACIÓN SOBRE
EL
SISTEMA
DE
ARCHIVO Y CONTROL DE DOCUMENTOS
Al 30 de
junio
de 2013, el E
je
c
uti
vo Principal de la entidad promulgó reglamentación para
establet:er sistemas adecuados de clas
ifi
cación, ordenación y arc
hi
vo de documentos, y para
proveer
un
sistema de referencia que
faci
lite
la
squeda, los préstamos y el rcarchivo de
documentos.
V.
REGLAMENTACIÓN SOBRE
EL
USO DEL EQUIPO COMPUT ADORIZADO
Al 30 de j
un
io de 2013, la entidad cuenta con
re
glamentación interna sobre el uso del
eq
uipo
computado
ri
z.1
d
o.
TOTAL DE CRITERIOS DEL COMPONENTE I - AMBIENTE INTERNO:
12
COMPONENTE 2 - ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
VI. PLAN ESTRATÉGICO
Al 30 de j unio de 2
01
3:
A. La entidad
ti
ene preparado y aprobado
un
Plan
Es
tratégico vigente que incluye los
o
bj
etivos y los propósitos claramente definidos de acuerdo con sus funcio
ne
s princ
ip
ales y a
sus ope
ra
ciones.
B. El
Pl
an Estratég
ic
o contiene indicado
re
s sobre cómo medir
el
cumplimiento de los
obje
ti
vos. Ejemplo: porc
ie
nt
o o cantid
ad
que
se considera aceptable para concluir que se
cumple con un o
bj
e
ti
vo.
TOTAL DE CRITERIOS DEL COMPONENTE 2 - ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS:
~
Derogada por la Carta Circular OC-15-15 del 28 de enero de 2015
CRITERIO
SI
Anejo I
P,ígina 3 de 8
CU
MPLE
I
NO
COMPONENTES
3, 4 V 5 - IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS, EVALUACIÓN
DE
RIESGOS V RESPUESTA A
LOS RIESGOS
V[J
. EVALUACIÓN
DE
RIESGOS
A.
AI 30 d
ej
unio de 20 13,
la
entidad cue
nta
con nor
ma
s sobre la re
ali
:wc
ión de
la
eva
lu
ación
de riesgos de
la
entidad y. además, en es
ta
se
establece rea
li
zar
la
mi
s
ma
, al menos, u
na
vez
al
a
fi
o.
B.
La
entidad realizó
ull
a eva
lu
ación de riesgos durante el 2012 de, al menos,
un
objelivo de
esta. Además,
la
evaluación co
nt
iene como mínimo los sigu
ie
nt
es elementos: objetivo
eval
ua
do, clas
ifi
cación del objetivo, identi
fi
cación de eventos (riesgos), probab
ili
dad de
ocurrencia,
im
paclo, nivel de riesgo, acti
vi
dades de conlr
ol
, conclusión, firma y fecha de
preparación.
vm. RESPUESTA A LOS RIESGOS
Al
JO de junio de 2013,
la
gerencia
re
spondió a
la
s
re
comendacio
ne
s relacionadas con l
os
riesgos
id
entificados en la eva
lua
ción mencionada en el C
riter
io VIJI.B.
La
respues
ta
pu
ede
ser: evitar, reducir, compartir o ace
pt
ar
el
ricsgo o los riesgos
id
e
nt
ificados. Dicha respuesta
debe ser docu
me
nt
ada
po
r la gerencia.
TOTAL DE CRITERIOS
DE
LOS COMPONENTES 3, 4 V 5 - IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS,
EVALUACIÓN
DE RIESGOS Y RESPUESTA A LOS
RIESGOS:;!
COMPONENTE 6 - ACTIVIDADES DE CONTROL
IX.
CONTROL PRESUPUESTARIO V CONCILIACIONES
A.
Al
30 de junio de 2013, la entidad implantó todos O medidas de control para evitar
in
s
ufi
cienc
ia
s pr
es
upuest
ar
i
as.
(Ejemplos: reuniones perió
di
cas con el grupo
fi
sc
al
de
la
entidad, preparación y aná
li
sis de informes
me
nsual
es
de
flu
jo
de efecti
vo
, y análisis
pe
ri
ódicos de
flu
ct
ua
ciones de ingresos y gastos, e
nt
re
airas.)
B.
Al
10
de julio de 20 13, la entidad remitió a
la
Ofic
ina
de Gerenc
ia
y Presupuesto, el
Info
rm
e de Gasto Men s
ual
en
la
aplicación budgel
VS.
ac(ual del mes de junio de 20 1
3.
C. A la fecha de
la
vis
it
a, la entidad cumple (esta
al
día) con
la
con
ci
li
ación de sus registros
de co
nt
abilidad inte
rn
os contra el
II/
forme de Actividad y Stallls de Asigllaciolles por
Agellcia (Modelo
Dff
GLO
l
5)
(a l menos, al 30 junio de 20 13).
CRITEIUO
X.
INFORMES FINANCIEROS NO REFLEJAN DÉFICIT O SOBREGIRO
Criterio
aplicable, si
la
entidad tiene la ob-¡¡gacn de
emitir
estados financieros auditados
correspondientes al año fiscal
2011-12, de
lo
contrario
indique N/A.
Los estados
fin
ancieros auditados del
o
fi
sc
al
20
11-1
2 no retlejan
fi
c
it
o
so
breg
iro
para el
re
s
ul
tado de las ope
ra
ciones
de
l año corrien
te.
XI
. CONTROL DE LA PROPIEDAD
A.
Al 30 de jun
io
de 2013,
la e
nti
dad cucnta
con
un funcionario o
em
pleado con
nombramiento
de
Encar
ga
do
de
[a
Pr
opiedad.
B.
La
e
nt
idad efec
tu
ó el in
ve
nt
a
ri
o anual de
la
pro
pi
edad durante el
o
fi
sc
al
2012-
13
y lo
radicó
al
D
epa
rtame
nt
o
de
Ha
cie
nd
a en el mes requerido.
xn
. DESIGNACIÓN
DE
OFICIAL DE ENLACE Y REGISTRO
DE
NOTIFICACIÓN
IRREGULARIDADES EN
EL
MANEJO DE FONDOS O BIENES PÚBLICOS
Al 30 de junio de
20
1
3:
A.
El Ejecutivo Principal
de
la
entidad
de
s
ign
ó por e
sc
rito a
un
Oficial
de
Enlace
qu
e se
respons
ab
le
de
efectuar
la
s notificacio
ne
s
de
pérdidas o irregularidades
rel
ac ionadas con
los fo
nd
os o los bienes pub
li
co
s.
B.
La
entidad
ma
n
ti
ene su propio r
egi
stro para el control de los casos
de
pérdidas o
irregularidades relacionadas con los
fond
os o bienes publicas, aunque no
ha
ya ocurrido
pérdida alguna.
En
el caso de que en la entidad no
ha
ya
ocurrido rdidas dicho registro
deberá tener u
na
an
otación
al
respecto.
SI
Anejo 1
Página 4 de 8
CU
MPLE
NO
DE PÉRDIDAS O
xm. DESIGNACIÓN
DE
OFICIAL
DE
ENLACE PRINCIPAL Y SUSTITUTO CON
LA
RESPONSABILIDAD
DE MANTENER EL REGISTRO DE CONTRATOS
AI 30 dejunio
de
2013, el E
je
c
uti
vo
Princ
ip
al
de
la
entidad
de
sigpor escr
it
o al:
A.
O
fi
cial de Enlace Princ
ip
al
con
la
responsabilidad de mantener el
Re
gistro de Contratos.
B. O
fi
cial
de
En
la
ce Sustituto, quien actuará en ca
so
de
au
se
ncia
de
l O
fi
c
ial
de Enlace
Principa
l.
Derogada por la Carta Circular OC-15-15 del 28 de enero de 2015
CRITERIO
XlV. NOMBRAMIENTO DE ADMINISTRADOR DE DOCUMENTOS
Al 30 de junio dc 2013, el Ejecutivo Principal de
la
en
ti
dad nombró a
un
funciona
ri
o o
empleado con
la
s funciones de Ad ministrador de Docume
nt
os
, auto
ri
zado por el
Admini strador de Servicios Generales.
xv.
CONTROL DE
LA
REGLAMENTACIÓN
A.
Al
30 de junio de 2013, el Ej
ec
u
ti
vo Principal designó por escrito a un funcionario o la
en
ti
dad cu
en
ta con un área que sc encargue de
la
coordinación de las actividades d
e:
redacción, revisión, actuali
z.ac
ión y so
li
citud de
la
aprobación
fin
al de toda la
reglamentación
de aplicación interna y externa.
B. Al
30
de junio de 2013, el funcionario designado o el área mantiene:
l. Copia
fi
sica o electrónica de la reglamentación ap
li
cable a la entidad.
2.
Regi st
ro
actuali7
...
1do de
la
reglamentación de aplicacn a esta.
XVI. CONT
ROL
DE
LAS
COMPUTADORAS
A la
fe
cha de
la
visita, las comp
ut
ado
ra
s:
A.
R
eq
ui
eren contraseñas de acceso.
B.
Contienen ulla pantalla con
la
s ad vertencias so
br
e el uso correcto de las
mi
smas y
la
s
sanciones que
con
ll
eva su uso
im
propi
o.
Anejo 1
gina 5 de 8
CUMPLE
SI I
NO
XVU. DESIGNACIÓN
DE
FUNCIONARIO PARA EL
RECmO
y EL REFERIDO DE QUERELLAS
Al 30 de junio de 20 13, el Ejec
uti
vo Prin
ci
pal de la entidad desig por escr
it
o a
un
funcionario de esta, para de
re
cibir y
ref
erir a la división
ti
orga
ni
smo gubernamental con
jur
isdicción,
la
s notificaciones o las alegaciones de act
os
cons
ti
tutivos de cor
ru
pción o ilegal
es
cont
ra
cualq
ui
er
funcio
na
rio, empicado o contratista de la
en
tidad.
XV]]). REGISTRO DE HORAS DE ADIESTRAMIENTO POR EMPLEAIlO
Al 30 de junio de 2013,
la
entidad cue
nt
a con
un
Registro de Ho
ra
s de Adiestramiento po r
empleado.
TOTAL
DE
CRITERIOS DEL COMPONENTE 6 - ACTIVIDADES DE CONTROL
ENTIDADES QUE
NO
ESTÁN
OBLIGADAS
A PREPARAR ESTADOS
FINANCIEROS:
17
ENTIDADES QUE ESTÁN OBL.lGADAS A PREPARAR ESTADOS
FINAN
CI E
RO
S: 18
Derogada por la Carta Circular OC-15-15 del 28 de enero de 2015
CRITERIO
COMPONENTE 7 - INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
XIX. EMISIÓN
DE
INFORMES FINANCIEROS
Criterio
aplicable,
si la
entidad
tiene la obligación de
emitir
estados financieros
auditados
correspondientes
al
año
fiscal 2011-12,
de
lo
contrario
indique
N/A.
Al 31 de marzo de 2
01
3, la entidad cumplió con
la
emisión de los estados financier
os
auditados en forma
fin
al.
XX.
REGISTRO DE CONTABILIDAD
A
la
fec
ha de
la
vis
it
a,
la
contabilidad de
la
s cuentas y de l
os
fo
nd
os es
al
día (
al
menos, al
30 de junio dc 2
01
3).
SI
Anejo 1
gina 6 de 8
CU
MPLE
I
NO
XXI. CUMPLIMIENTO DE
LA
REMISIÓN DE
LA
CERTIFICACIÓN ANUAL DE NOTIFICACIÓN DE
PÉRDIDAS O IRREGULARIDADES
DE
FONDOS O BIENES PÚBLICOS
No más ta
rd
e del 3 1 de agosto de 2013, el
Ej
ecutivo Principal de la ent
id
ad remitió a la
Oficina del Contralor el formulario
Ce
rtificaci
ón
AUll
al de
NOIificac
i
ón
de Pérdidas o
Irregularidades
en
el
Man
ejo
de
l
o~'
Fo
nd
os
o
los '
Bi
enes
b
li
co~'
juramentada,
correspo
ndi
ente al o
fi
sc
alt
enninado el 30 de ju
ni
o de 2
01
3.
XXII.
CUMPLIMIENTO DE
LA
REMISIÓN DE
LA
CERTIFICACIÓN ANUAL
DE
REGISTRO DE
CONTRATOS
No más tarde del 3\ de agosto de 20 13, el Ejec
uti
vo Principal de
la
entidad remitió a
la
O
fi
c
in
a del
Co
ntralor el fonnula
ri
o Certificación Anu
al
de Registro de Contratos,
correspondie
Tlt
c
al
o
fi
scal terminado el 30 de junio de 20
13
. En dic
ha
Certificación, la
e
nti
dad jurame
nt
a haber cumplido con las disposiciones de
la
Ley N
úm.
18 del 30 de octllbre
de
/975, según e
nm
e
nd
ada, sobre el envío de cop
ia
del registro de contrat
os
y de todos l
os
corllratos, las escrituras, l
os
doc
um
e
nt
os re
la
cionados y
la
s enmie
nd
as reque
ri
das por dicha
Ley que
fu
eron otorgados durante el mencionado año
fi
scal.
XX1ll. CUMPLIMIENTO DE
LA
REMISIÓN DEL INFORME MENSUAL DE NÓMINAS Y DE PUESTOS
La e
nti
d
ad
remitió a
ti
empo a la O
fi
c
in
a del Contralor e
l/
n/orme
Me
nsual de
minas y de
PlI
e.
~
·
l
os
correspondiente a febrero a mayo de 20 \3, c
onf
o
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e a
la
s f
ec
has limites esta
bl
ecidas
en la
Carta Circular que
em
it
a la O
fi
ci
na
del Contral
or
sob
re
el parti
cu
lar.
Derogada por la Carta Circular OC-15-15 del 28 de enero de 2015
CRITERIO
XXIV. RECIBO Y REFERIDO
DE
QUERELLAS
A I 30 dejunio
de
2013:
A.
Existe r
eg
lamen
ta
ción
int
e
rn
a s
ob
re el recibo y el
ref
erido de qu
er
ellas contra cualq
ui
er
fu
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ion
ar
i
o,
em
pl
eado o
co
ntratista de la entidad por act
os
co
nstituti
vos
de cor
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ción o
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l
es.
B.
La
en
t
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métodos
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a la entidad garantiz
an
la
co
nfidencialidad del
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Si
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metodos
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es
como fax y
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ónico,
se
advirtió
al
per
so
na
l
so
bre
el
part
ic
ul
ar.
SI
Anejo I
Pág
i
na
7 de 8
CUM
PLE
I
NO
TOTAL
DE
CRITERIOS
DEL COMPONENTE 7 - INFORMACiÓN Y COMUNICACiÓN
ENTIDADES QUE NO
ES
TÁN OBLIGADAS A PREPARAR ESTADOS FlNANCIEROS: 1
ENTIDADES
QUE
ESTÁN
OBLIGADAS
A PREPARAR
ESTADOS
FINANCIERO
S:
8
COMPONENTE 8 - SUPERVISiÓN
XXV. CU
MPLIMIENTO
DE
LA
PRESENTACiÓN
DE
LOS
INFORMES
DEL PLAN
DE
ACCiÓN
CORRECTIVA
(pAC)
Al 30 de junio
de
2013, la
en
tid
ad
está
al
día
con
la pr
ese
nta
ci
ón
de los
inf
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ne
s
de
l Pla" de
Aeció" Corree
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(PA
C)
de la O
fi
ci
na
del Con
tra
lor.
TOTAL
DE
CRITERIOS
DEL
COMPONENTE 8 -
SUPERVISIÓN:!
TOTALI
CE
LA
CANTIDAD
DE
si y
DE
NO, Y ANÓTELO
EN
LA
C
OL
UMNA
CORRESPONDIENTE
--
--
TOTAL DE CRITERIOS
(SI
TIENE LA OBLIGACiÓN DE EMITIR ESTADOS
FI
NANCIEROS, ANOTE 44,
--
DE LO CONTRARIO ANOTE 42)
PORCI
EN
TO
DE CUMPLIMIENTO DEL TOTAL
DE
CRITERIOS
IDIVIDA
EL TOTAL
DE
si ENTRE EL TOTAL DE CRIT
ER
IOS
(42
Ó
44
, SEGÚN
--
0/0
1
CORRESPONDA)J y COMPLETE EL ANEJO 3.
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Porci
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redondeado
a
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o.
Derogada por la Carta Circular OC-15-15 del 28 de enero de 2015
Preparado por:
Nombre:
Puesto:
Firma:
Aprobado por el Funcionario Principal de
la
Entidlld:
Nombre:
Puesto:
Firma:
F
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h
a:
Fech
a:
Anejo I
P:í
g
ino
8 de 8
Derogada por la Carta Circular OC-15-15 del 28 de enero de 2015
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dcjuni
o d c 2013
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DEL
An
ej
o 2
ESTADO
LIBRE
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C
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LOS
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o de los
cr
iterios incl
ui
dos en el Anejo 1 de la
Carta
Ci
rcular OC
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4 del
10
de agosto de 2012.
Preparamos
el expediente que ev
id
encia la a
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oeva
lu
ación efectuada.
Incluimos la ho
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completada del Res
llm
en
de
Resultados (Anejo 3 de la Carta Circ
ul
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OC
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I3-0~).
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de
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sultados (Ane
jo
3).
La
entidad está obligada a p
re
parar estados financieros a
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20
11-1
2:
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Funcionario Encargado del Programa:
_____________
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(nombre)
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Derogada por la Carta Circular OC-15-15 del 28 de enero de 2015
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Anejo 3
Pág
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a 1/3
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la
sección de Contraloría
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l.
Complete la
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s. a base de la autoev
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e
el
Anejo
1.
La cantidad de criterios con los que la ent
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e.
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al
ce 1.
l. R
ESUMEN
DE EN
TIDAD
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-18
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7
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O
0%
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5%
8 1 17%
O
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-1
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7%
TOTAL
44
100% O
0%
-44 -100%
1 Tota
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ce por cada co
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onente, la cant
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los cuales contestó que (c
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e), seg
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el
Anejo l . La cantidad tot
al
debe coinc
idi
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con la cant i
da
d
tot
al
de
sí
qu
e totalizó
al
fin
al
del
Ane
jo
1.
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- Este resultado es pre
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le
c
im
ie
nt
o del PROC
IP
.
El
porcic
nt
o de
cump
limi
ento a nivcllOtal debe coincidir con
el
Porciento de Cumplimiento del Totnl de
Cr
it
er
ios que
co
mp
ut
ó al
fi
na
l d
el
Anejo l.
Derogada por la Carta Circular OC-15-15 del 28 de enero de 2015
11.
RESUM
EN
DE ENTIDADES
QUE
NO
TIENEN
LA
OBLIGACiÓN
DE
EMITIR
ESTADOS FINANCIEROS
RESULTADOS DE
LA
AUTOEVALUAC
N 2
CRIT
ER
IOS POR COMPONENTE
CRITERIOS CON LOS QUE
DIFERENCIA (NO CU
MPLE)
CUl\
IPL
E.
POR
COl\'IPONENTE
COMPONENTE
CAN
TIDAD
PORCIENTO
CANTIDAD
1
PORCIENTO
CANT
IDAD
POR
CI
ENTO
I
12
24%
O 0%
-
12
·
24%
2
2
6%
O 0%
-2
·6%
3,4
Y 5
)
6% O 0%
-J
-6%
6
17
33% O
0%
-17 -33%
7
7 1
5%
O 0%
-7
-[5%
8
1
17%
O 0%
-1 -17%
TOTAL
42 1
00%
O
0%
-42 -100%
Anejo 3
gina 2/3
Derogada por la Carta Circular OC-15-15 del 28 de enero de 2015
Anejo 3
g
in
a 3/3
111.
I
NTERPRETAC
iÓN DE
LOS
RESULTADOS
DE LA
AUTO
EVALUACIÓN
PORCIENTO
DE
CUMPLIMIENTO DEL
I
NTERP
R
ETAC
I
ÓN
DEL
R
ESULTADO
DE
LA
AUTOEV
ALUACI
ÓN'
TOTAL
DE
CRITERIOS
La
unidad cumplió con el
es
tablecimiento del
PROC
IP
.
Deberá
continu
ar
dirigiendo los
esf
uerz
os
para mantener el
CUMPLE
establecimiento del
mi
smo, y cumplir con las leyes y la reglamentación aplicables a los criterios establecidos.
Si
la
unidad no
(90-1
00%)
al
canzó el 100% de cumpl imiento del total de cr
it
erios, deberá prestar atención al compone
nt
e o a
lo
s componentes de COSO en
los cuales no obtuvo el total del porciento correspondiente. (Véanse l
as
últimas dos columnas del
Re
sumen de Resultados).
Además, deberá identificar
un
plan de acción a seguir para el cumpl
imi
ento del criterio o de los criterios correspondientes.
CUMPLE
La
unidad c
um
plió sustancialmente con el establec
im
iento del PROCtP. Debecontinuar dirigiendo l
os
esf
uerzos para alcanzar
SUSTANCIA LM
EN
TE
un porciento de cumplimiento alto
(9
0-
10
0%) del total de criterios. Esto, prestando atención a
lo
s compone
nt
es de
COSO
en los
(80-89%)
cuales no obtuvo el to
tal
del porc
ie
nt
o correspondiente. (Veanse las últimas dos columnas del
Re
sumen de
Re
sultados). También
deberá identificar
un
plan de acción a seguir para atender los criterios con los cuales no cumplió.
La unidad no cumplió con el estableci
mi
e
nt
o del PROCIP. Deberá dirigir los esfuerzos para establecer el PROC
IP
, prestando
atención a los componentes de
COSO
en los cual
es
no obtuvo el total del porciento co
rr
espondiente. (Véanse las últimas dos
NO
CUMPLE columnas del Res
um
en de Resu ltados). También deberá
id
entificar, en el menor t
ie
mp
o posible,
un
plan de acci
ón
a segu
ir
para
(79%
o menos)
atender los crite
ri
os con los cual
es
no cump
li
ó y alcanzar un porciento de cumplimie
nt
o de cumple o cumple sustancialmente.
Esto, con
el
propósito de obtener los beneficios del establecimiento de controles internos efec
ti
vos y de
un
Programa de
Prevención, así como una sana administración pública.
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